浅析如何提升办公室综合事务管理水平

文／山东钢铁股份有限公司莱芜分公司销售中心　李欣

浅析如何提升办公室综合事务管理水平

文／山东钢铁股份有限公司莱芜分公司销售中心李欣

无论是政府部门，还是企事业单位，办公室都是非常重要的部门，作为一个综合事务管理的部门，其主要职能是将上级的指令下传至员工，并将下级的意见反馈至上级，同时要在上下级之间进行有效地沟通和协调，如果有效提升办公室综合事务管理水平，就能更好地保证企事业单位各项管理工作的正常运行，因此，办公室综合事务管理思想是否现代化，管理手段是否科学化，管理组织是否合理化会关系到单位的管理效能，也会对单位的形象产生不同的影响。

办公室；综合事务；管理水平

无论什么企业，办公室都是作为其中的核心部分，在企业运转中起到承上启下的作用，并在此过程中起到综合协调和服务保障的作用，同时，办公室的工作特点是突发性和随机性很强，有很多工作都是临时决定或突然发生，随着情况的进展而要采用不同的方法。在当前的企业部门职能中，办公室工作仍还有较大的空间需要提升，以及很多工作细节部分需要完善。另外，办公室员工要严格要求自己，摆正心态，努力提高自身的政治素养和服务意识，做好充分的心理准备，以为单位更好的发展提供后备保障。

一、综合事务管理思想现代化

个人认为单位办公室员工的思想观念要适应时代的发展要求，在具体问题处理上要树立全局意识、效率意识和创新意识。在公司整体的运行中办公室要起到引领作用，其实际工作要对各个部门产生积极地正面影响：

（一）树立全局意识。办公室员工要懂得谋大势、思大局，在处理比较复杂问题时能够驾驭全局，考虑和解决问题时以大局出发，服从单位整体部署，日常工作中，要树立全局“一盘棋”的思想，确保单位内部各领导之间、各职能部门之间协调工作，从而形成团结一致干大事的强大合力和信念，大局意识的建立是办公室员工的基本素质，也是办公室员工处事的重要原则。

（二）树立效率意识。办公室优质服务的前提是提高效率，办公室员工必须时刻牢记效率是企业生命力中不可或缺的因子，企业只有在高效的工作状态中才能得以快速发展，所以各项工作都要以不断提高效率为己任，实现效率和效益的有机统一。

（三）树立创新意识。办公室工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一，办公室员工要善于继承优良传统，同时也要适应形势的变化和任务的需要，敢于探索，勇于创新，要善于运用创造性思维，谋划具有单位特色的工作。

二、办公室综合事务管理手段科学化

办公室作为正常工作处理事务的场所，为领导之间的沟通与部门之间的沟通提供了纽带桥梁的作用。现代管理理论告诉我们，无论任何事情，都需要按照事情的各个环节对责任和基本标准进行明确管理，在办公室的日常工作中要考虑到工作中各个流程是否健全，并且能够依据不同的职能来划分相应的学科。办公室的重要职能体现在辅助决策上，也就是要通过决策的方式来对导向和评估等流程进行完善，同时要抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，和决策后的宣传和反馈等设计流程。要根据办公室的职能，来分别建立信息调研和会议管理等各方面工作的流程，目的是能够使各项工作都能顺利完成。

三、改变综合事务管理模式，完善自身管理

任何企业或单位想实现自身的可持续发展，办公室综合管理水平能体现出企业或单位发展情况，就要提高办公室的综合管理水平较高，其管理模式必然会科学化，管理方式和手段才能够科学化。完善办公室综合管理的管理结构会将办公室的管理内容梳理清楚，在具体工作时会依据梳理的内容进行操作。同时，在挑选办公室主任人选时要仔细甄选适合岗位要求的人才，拟聘任人选最好是专业素养较高，能实现办公室职能的科学管理。

四、定岗定责，建立健全岗位责任体系

构建完善的岗位责任体系，依据定岗、定责、定标准的要求来安排。完全按照办公室的工作职责和流程，对工作岗位进行科学设置。定责是指明确岗位的责任，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各尽其职、协同配合。定标准是指按照局部功能最优化、整体功能最人性化的要求，将各项管理标准细化到岗位的每一点上，制定具体的工作规范和岗位细则。

五、建设办公室综合事务管理文化、更新人才结构

对于企业来说，办公室综合事务管理是企业是否发展良好的一个缩影，也是企业对外展示实力和发展目标及方向的风向标，综合事务管理包含的工作内容较多，这其中有涉及企业核心机密的事件，有涉及企业经营发展战略的内容，也有企业日常展业所接触的目标人群，因此，一个单位想按照正规化发展，办公室综合管理工作者一定要对单位经济目标、文化目标等进行综合考虑，这就要求企业在选聘办公室工作人员时相对严格，无论是专业素质，还是政治素质都要有所要求，就目前企业办公室综合管理人才情况来看，仍需要我们进一步引进高素质、有能力、政治觉悟高的人才，提升队伍的整体素质，同时，对在职的员工，安排定期的培训计划，提升办公室综合管理人员的素质。

六、结语

总之，无论是政府部门，还是企事业单位，办公室的工作都至关重要，办公室综合事务管理水平的高低关系着企业的长期发展，所以，企业需进一步提升办公室综合事务管理水平，促进企业办公室综合事务管理思想现代化，管理手段科学化，管理组织合理化，在不断完善自身管理和管理制度上加大力度，不断创新工作模式，帮助企业更快更好的向前发展。

[1]邹蓓,石红文,方超.关于提升办公室综合管理水平的研究[J].管理观察,2013(10).

[2]庄垂衔.探索当前办公室管理工作[J].办公室业务,2013(15).