浅谈如何加强新时期办公室业务建设

2015-12-03华能酒泉风电有限责任公司闫文礼

办公室业务 2015年1期

文／华能酒泉风电有限责任公司　闫文礼

浅谈如何加强新时期办公室业务建设

文／华能酒泉风电有限责任公司闫文礼

随着改革开放大潮的推进，我国开放式发展在加入世界经济贸易组织以后隆重的拉开了新的序幕，在市场经济不断迅猛发展的今天，各种企业，无论规模大小正如雨后的春笋迅速崛起，对于国家发改委提出的加强新时期办公室业务建设已经得到了全面的响应以及迅速的落实。办公室内部工作结构，职能体系的统筹协调发展是加强新时期办公室建设的首要基础。办公室的工作效率直接影响到企业的发展前景和发展走向，本文就对于加强新时期办公室业务建设这一论点进行分析讨论。

加强管理；新时期；办公室；业务建设

一、前言

办公室作为一个对外交流与内部协调的的综合性服务机构，存在于各个国营单位与私营单位的每个分支里，作为单位管理工作的核心部门，办公室有着不可或缺的作用。作为职能部门的办公室对内执行上级命令，负责上下级信息的传递转换，是进行监督管理的中转机构；对外进行协调沟通，负责接待外来人员的问询，解决外来人员与本单位存在的问题，做好来访纪录，以及相应事件的梳理。办公室作为一个单位，企业的基本组成部分，在企业单位进行决策时发挥着积极的作用，各个办公室分担着不同的角色，分管不同的项目，相互间的统筹兼顾，协调沟通，最终达成一致，推行出最好的决策。新形势下市场经济的公平竞争，带来了前所未有的经济发展竞争，只有把企业单位核心组成部分办公室的工作效率发挥到极致，才能为企业单位的健康蓬勃发展做好后勤保障作用。

二、新时期办公室建设存在的实际问题

（一）办公室建设存在信息传递时人为迟缓。有很多人员组成，但是人员不能合理明确分工，存在惰性心理，对于行管责任相互推诿，存在“混日子”的行为，8小时工作制，存在上班盼午饭，下午盼下班的恶劣行为，内部核心无人真正涉及，所有决策流于形式，传递信息迟缓，并且不能充分认识自己的位置，无法保证办公室在企业单位的基本效能。办公室作为企业单位综合性办事的核心组成部分，在进行调研的时候必须对信息有着明确的把握，这样才能使信息更加及时准确，才能更好地保障企业的经济效益，迟缓的信息传递不仅仅耽误了企业人员对新信息的认知录入，更是阻碍了企业正常向前发展需要。

（二）办公室人员对于外来人员的信息采集录入不能完全掌握。任何一个企业单位都不可避免与外来企业人员的沟通，经济飞速发展的今天，为了把自身的成本降到最低，把利润提升到最大化，不可避免各个企业间的通力合作，扬长避短进行合作共赢。对于外来人员的来访，办公室人员不能够及时录入信息，并且对于外来人员来本企业学习交流时不能尽到地主之谊，办公室人员的综合素质亟待加强，工作热情亟待提高。

（三）办公室人员惰性心理严重。在新浪潮社会发展中，办公室人员的创新意识较差，对待新问题不能及时提出新的解决办法，而是纸上谈兵的流于形式，在解决方案最终敲定时，不能从企业单位健康发展，利益最大化的角度出发。平日里，不善于学习新思路，新方法，在工作中开小差，利用办公室自动化的便利条件，玩网络游戏，网络购物，刷新博客等，松散的心理状态不利于企业的发展，不能充分发挥主人翁意识。

（四）办公室人员明争暗斗，心胸不够宽广。日常工作中的氛围不够和谐，相互间合作意识不够，遇到需要承担责任时相互推诿扯皮，工作态度不够端正，在工作时间办理私人问题，长时间的接打电话，并且个别部门存在灰色收入，存在背后搞小动作，挑拨离间，不能履行一名办公室人员的职能，对于办公室里的相关规章制度不能全部遵守，存在迟到早退现象，办事效率低下，思想意识落后，对待新文件，新精神不能全部领悟。

三、针对办公室存在的问题，提出的解决方案

（一）对于外来人员态度端正，热情接待。二十一世纪提出的新理念就是合作共赢，自中国加入世界经济贸易组织以来，对外合作逐渐密切，市场经济的大环境下，发挥市场的自身调节作用，克服市场的自发性、投机性尤为重要，对于外来人员的来访与相互间交流学习，本企业单位，办公室人员必须树立好正确热情的接待态度，维护好本企业单位的对外形象，办公室内营造良好的接待氛围。对于交流好的调研要及时进行跟踪回访，及时进行消息的录入。

（二）对于上级下发的指示命令，立刻执行。在对办公室人员业务建设方面要有一个明确的指示规定，对上级下发的指示命令要立刻执行；对于同一级别间的信息传递，在保证快速的同时确保信息的准确性，在对新信息进行相关调研时要按照上级指令进行内部沟通，将利益达到最大化，统筹兼顾，相互沟通。办公室业务建设方面遵循以下四个基本点：1.随时听令；2.迅即出动；3.全程保通；4.信息致胜。

（三）克服办公室人员的惰性心理，加强办公室业务建设。好的氛围直接影响到企业单位是否可以健康蓬勃发展，要想提高办公室业务建设的程度，必须克服办公室人员的惰性心理，调动广大办公室工作人员的积极性，对于上级下达的新问题必须立刻执行，严禁在工作中办理私人问题，长时间的接打电话，明确相关规章制度，俗话说“没有规矩不成方圆”，严格落实相关的奖惩制度。

（四）营造和谐健康的办公室工作氛围。现在办公室业务建设方面存在的问题不仅仅表现在对外的沟通交流方面，办公室内部氛围也非常重要，8小时的工作制，每天三分之二的时间都在办公室里，每一名办公室人员的心情直接影响到每个人分管项目的工作效率。同事间勤于沟通，增强团队意识，树立创新精神，对待新问题进行分组研讨，确保企业单位利益最大化，为企业健康发展充分发挥主观能动性。