加强档案信息化管理的思考

丁帅

公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，如何使其在打击犯罪，保护人民合法权益和维护社会稳定中发挥重要的作用，加强信息化管理是必由之路，它突破了传统的思维理念，转变了传统的工作模式，整合了警务资源，提高了工作效率和质量。因此，加强档案信息化管理是目前公安机关的急迫任务。经过几年的努力，信息化管理平台基本搭建完成，大规模的信息采集录入也基本完成，但是少数单位的档案员仍存在不会用、不能用、不愿用的问题，致使档案信息化水平还处于低级阶段。

一、信息化管理存在问题

目前，公安机关档案信息化管理还存在许多的问题，有个人主观的原因，也有信息化建设中存在的问题，普遍存在的问题大致可分为四类。

1、存在“不愿用”的问题。这是制约公安档案信息化管理的第一大“难题”。其表现有三：一是思想保守“不愿用”。部分档案员思想理念守旧，总是习惯于传统的工作模式，片面的认为信息化管理难学不可靠，只会加重档案员的工作负担，对信息化应用存在排斥心理和抵触情绪，还停留在看门守摊，被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于简单的整理文件，等待利用者上门查阅、应付上级检查等等。二是工作受限“不愿用”。档案信息化管理，要求档案员严格的遵守各类档案管理规定，认真的按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总，档案信息录入、检索、利用等工作必须按照规定的流程进行，从时间、程序上限制档案管理员工作的随意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核机制的不健全，有些基层派出所对档案管理系统往往是谁会用，谁用的好，谁就多干事，一旦出错还要受到批评埋怨，不会用，不愿用就一边看，不受累，还不承担责任，这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性，也不利于档案信息化应用的提高。

2、存在“不会用”的问题。近年来，档案员计算机操作水平虽然有了普遍的提高，但相当一部分人信息化应用水平还比较低，难以适应信息化管理的需要。一是素质不高“不会用”。多数公安机关档案员专业不对口，有的是半路出家，有的档案员刚学会立卷归档的基础知识，就被调整岗位。知识结构趋于单一化，能够熟练操作计算机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用工作的“复合型”人才不多，这就影响了公安机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力“不会用”。近年来，公安机关档案员业务培训多采取集中培训的方式，计算机操作基本技能培训多，专业应用技能培训少;档案信息录入采集讲的多，学习信息化管理知识少;警综平台使用知识多，档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案员应用技能还停留在浏览、查询、录入，融入文字、图像、动画等多种形成于一体的编研成果几乎没有。

3、存在“不能用”的问题。公安部的“金盾工程”对基层信息化建设投入很大，但对档案信息化投入较少。目前，多数基层派出所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后“不能用”。个别档案室电脑性能差，没有扫描仪、刻录机、防磁柜，装备不能满足日常工作应用需求，有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入。基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行信息化管理，文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做到同步归档。二是权限不够“不能用”。许多系统大多采用数字证书登录，由于证书应用权限是按职务、职级设置的，造成实际工作中，最需要应用信息资源的档案员应用权限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

4、存在“用不好”的问题。缺乏健全、规范的管理流程，使得公安机关档案信息化管理不能收到应有的和最佳的实践效能。一是投入少。个别档案信息化管理是为了应付上级检查，没有认识到公安档案管理在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入大量的人力、物力、财力不出成绩，是得不偿失的徒劳，是“赔钱的买卖”，存在“说起来重要，做起来次要，真干起来不要”的现象。二是研判少。大多数单位编研成果只是对原始的材料进行简单的汇总，片面的追求数量，忽视了在编辑基础上加以研究分析，编研成果往往质量不高，过于简单化，档案员的工作只限于在网上浏览各种网页和简单的业务查询，利用各系统进行数据关联比对，对各类犯罪信息的筛选比对不够，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策的作用。三是用得少。有的单位只注重文书档案的收集管理，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为侦查破案寻找线索，为治安管理提供服务，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，因此造成档案信息资源闲置。

二、加强公安机关信息化管理的几点浅见

加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，找准结合点，切入点和着力点，从警务运作、公安执法、到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作中。

1、转变观念，变“不愿用”为“主动用”。一是要强化正面引导。充分利用会议、培训，向基层档案员灌输信息化理念，使档案员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不称职，切实增强广大档案员的危机感和紧迫感，切实提高其工作的主动性。二是强化管理责任。要根据档案管理的各项要求，结合实际，因地制宜的制定各项管理制度和操作规范，要严格按照法律法规和管理制度抓好责任落实，以此促进档案信息化管理工作。三是强化习惯养成。档案管理部门在日常下发通知、简报以及上报材料等办公业务一律通过电子邮件、公安网等形式，迫使档案员养成“上班先开机，工作先上网”的日常习惯，从中切实感受信息化管理带来的好处和便利，逐步从心理上、行动上接受和支持信息化。四是强化日常考核，要研究建立一套档案信息化管理与应用的奖励机制，定期对档案员的信息采集，应用情况进行排名和网上通报，其工作成效与年终绩效考核、评先、评优挂钩，以考核调动档案员应用信息化的主动性和积极性。

2、加强培训，变“不会用”为“精通用”。一是要强化专题培训。对不懂专业知识的档案员，要创造条件进行专业培训，系统地学习档案专业知识、基本理论、学习文字处理技术、学习常用档案管理软件的应用，通过专题培训和实际操作，使档案员成为信息化档案管理的行家里手。二是强化岗位培训。要使档案员能适应当前形势的需要，必须有针对性地进行本职岗位密切相关的公安业务知识、档案业务知识和现代科技知识的培训，以达到“懂公安业务、懂档案管理、懂信息技术”的要求。

3、科学建设，变“不能用”为“高效用”。一是要利用网络，保持高速畅通，现在公安网络计算机的使用，网上操作应用越来越频繁，要确保网路的畅通，以提高档案信息化管理应用的时效性。二是改进质量，提升应用时效。要充分挖掘和利用档案资源，紧紧围绕各个时期公安工作的中心工作，抓公安工作的重点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，变“死档案”为“活信息”。使档案资源更好的为公安实战服务。三是创新手段，增强服务。要充分利用警务信息综合应用平台和公安档案管理系统，不断的创新公安档案管理手段，加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理，全面实现档案信息的网上录入、管理和查询，充分利用网上档案信息服务实战，促进社会和谐稳定。四是打破壁垒，保证高度共享。在人力、财力、物力条件成熟情况下，将各业务部门档案信息系统融合进档案管理应用平台，实现档案信息资源在各部门，各警种之间互联互通，高度共享，为公安实战应用提供更大的便利和信息支持。

4、完善机制，变“用不好”为“用得好”。一是要进一步完善档案采集录入机制。要建立档案信息日常更新维修机制，将档案信息采集录入指标按不同警种、不同的岗位，细化分解到每个单位、每名档案员，及时录入工作对象的相片、指纹、活动情况和不安定因素信息，积累档案信息资料，为侦查破案服务。二是要进一步完善档案信息的分析研判机制。公安机关建立档案研判网页，以此为平台，建立分类研判、成果集中展示、单位选择应用为主要内容的信息管理平台，切实加强对各类基础信息的梳理、比对、关联查询和动态分析，不断提高信息研判质量和水平，形成有价值的实战档案，真正指导服务公安工作。三是完善档案信息化的实战应用机制。在档案信息化指导下，及时对辖区警情进行分析研判，确保及时准确的掌握治安态势，对辖区突出治安问题和突出犯罪实施精确的打击，定点清除。要组织基层派出所对重点人口、高危人员、重点行业等进行采集，及时录入档案信息管理平台，使基层档案员从繁琐的统计报表中解脱出来，真正做到底数清、管得住、不失控，从而真正突出档案信息化管理的实效。

对档案的信息化管理来说，档案信息化系统不是传统的手工档案管理的“模拟系统”，而是要按档案信息化建设管理的要求，充分利用现代信息技术，对传统档案收集、整理流程、方式方法进行改进，以现代信息技术为依托，以项目建设为导向，以完善和创新档案管理模式为目标，加快档案的信息化建设，使档案的信息化顺利的与全国公安信息化建设“金盾工程”接轨，建立与公安工作发展环境相适应的公安档案管理系统，使公安档案信息资源成为将来公安建设重要组成部分。

（作者单位：迁安市公安局指挥中心）