强化管理，提升档案服务检察工作水平

韩焕鹏

多年来，衡水市桃城区检察院高度重视档案工作，在省、市、区档案管理部门业务指导下，以为领导决策和基层服务为中心，加强制度保障，加大各项投入，不断提高档案管理水平。2012年12月通过档案目标管理5A级验收认定，成为全省首家通过 5A级认证的县级单位。桃城区检察院的档案工作已逐渐形成特色，对检察工作的价值也日益凸显。

一、制度化建设夯实档案管理基础

桃城区检察院历来高度重视档案工作，把档案工作做为机关建设的一项重要工作来抓，并且纳入到机关发展规划和年度工作计划当中。配备了专兼职档案员，成立了综合档案室，各门类和各载体的档案实现了集中统一管理，档案库房、阅览、办公实现了三分设。区检察院领导班子对机关档案工作中遇到的困难和问题经常召开专题会，及时解决人员配备、档案库房、设施设备所需经费和工作中出现的困难和问题，加大对档案工作的投入，为夯实档案管理工作基础，促进档案目标管理认定提供了有力保障。

一是建立组织，明确职责。区检察院成立了以主管检察长任组长，专职档案员3名及13个科室兼职档案员为成员的档案管理网络，明确了主管档案工作领导和专兼职档案人员的岗位职责，并将档案工作列入机关目标考核责任制。

二是加强档案管理队伍建设。2008年，在人员编制紧缺的情况下，在原有1名专职档案员的基础上，又选配2名专职档案人员充实到了档案室从事档案管理工作，专职档案员现在达到3名，都是本科以上学历，并连年参加市、区档案局组织的业务培训，档案业务员熟练，爱岗敬业，档案干部比较稳定。

三是制订规划，明确档案目标。2012年1月份，桃城区检察院召开了院党组工作会议，按照档案认定新标准，布置了档案认定任务，要求各科室坚持高起点，严要求，认真做好档案工作。

四是健全各项档案管理制度。制度规范是保证档案工作有序运行的基础。近年来，我们从建章立制入手，对各种规章制度不断加以充实和完善，使之贴近机关档案工作实际。我们根据机关工作发展不断变化的需要，建立健全了一整套适应档案管理工作需要的管理制度。主要有《桃城区人民检察院档案工作管理制度》、《档案人员岗位责任制及考核办法》、《档案工作管理应急预案》等一系列专项管理制度，使档案管理更加规范化、标准化、制度化，使每一名档案人员都能履行好自己的岗位职责。多年来，桃城区检察院档案人员忠于职守，勇于奉献，勤奋工作，按章办事，保证了机关归档文件的齐全完整和保管安全。

二、规范化建设提供档案管理保障

一是收集齐全，归档规范。桃城区检察院自成立以来，狠抓了档案业务基础工作，文件材料收集齐全完整，现室藏档案：文书档案、会计档案、实物档案、基建档案、声像档案、诉讼档案6门类。现室藏档案15728卷、397件、268张。文书档案7743卷;会计档案406卷;自1975年起的诉讼档案10000余卷;基建档案49卷;实物档案195件（奖牌、奖杯、锦旗、荣誉证书）;声像档案：照片268张、光盘121件、录像带84件。各目录档案整理规范，全宗划分清楚，分类编目科学，期限划分准确，文件排列有序、编号准确，各项目填写齐全规范、质量符合归档整理要求，我们还建立了全宗卷、台帐和借阅登记簿、利用效果登记簿等登记册，各种登记手续健全。

二是设备齐全、安全保管。为适应档案认定新标准的要求，桃城区检察院为档案基础设施建设提供资金保障。投资配置了专门档案室、阅览室、库房、荣誉室、密集架、防磁柜、计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪、照像机、摄像机、空调、除湿机、吸尘器、温湿度计、装订机、灭火器等，所有硬件设施都达到了认定标准。

三、信息化建设打造档案管理科技平台

随着网络技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，桃城区检察院加强了档案信息化建设的管理，安装了档案管理软件，按照"由近及远"、"先重后轻"的原则，优先数字化保管期限长、价值高的档案，分步完成档案数字化加工工作。

将文书档案和主要业务档案全部进行了全文扫描，建立了图像数据库，并进行了备份，实现了数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览、在线查询，提高了档案资源利用效率。已实现办公自动化系统与档案管理系统相衔接，综合档案室可以在网络环境下对本单位各类电子文件的收集、整合、控制和传递。干警可随时通过检察专网计算机进行实时在线归档、查询和管理，实现了信息资源共享。我院将档案信息化建设纳入本机关信息化建设总体规划中，实现档案信息化与本机关信息化建设协调同步发展。

四、开发利用彰显档案管理服务价值

档案的开发利用是档案工作的最终目的，是为领导决策、为检察事业的进一步发展服务。桃城区检察院将档案工作与检察业务紧密结合起来，注意发挥档案利用价值，大力加强档案信息的开发利用，积极为检察理论研究及业务工作开展信息服务。

一是提供利用手段多样化。我院建立了查阅档案登记薄、档案利用效果登记簿，采取了直接查阅、电话调阅、网上查阅等多种方式的提供利用。

二是不断提高编研水平。我院围绕检察院的中心工作和各项业务，合理利用信息资源，提高档案工作开发利用水平，为提供档案信息服务，档案部门积极配合相关业务部门，通过单独和协作配合的方式，必要时成立编研小组，着力加快档案编研步伐，取得丰硕成果。多年来共编写了《大事记》《组织机构沿革》《基础数字汇编》《院志》《年鉴》《检察长简介》《工作报告汇编》等十四种编研成果近180万字。

三是以不同方式对荣誉档案进行了展示。首先建立了荣誉展室，将近期获得的市级以上的各种奖牌、奖杯以实物和图片形式进行陈列展示，同时在检察院办公内网上进行了陈列展示。通过不同方式的展示，收到良好效果。既增强了全院人做好各项工作的责任感和使命感，又激发了勇争先进，努力提高自身素质和能力，立足岗位，勤奋工作的动力。

四是开发检察档案的检索功能，服务办案需要。检察档案特别是诉讼档案的卷宗资料真实地记录着各项检察工作活动，是反映检察工作成绩的有效载体，是复查案件、总结检察工作经验等各项工作的重要依据。我院紧紧围绕检察院的各项业务活动，牢固树立档案工作为基层服务的宗旨，通过提供优质、快速、准确的档案查询服务，为检察院的发展提供了详实的档案记录。截止目前，检察院档案室接待查档近620余人次，提供案卷633卷。