浅析人事档案在人力资源管理中的重要作用

2015-11-29于杨

决策与信息 2015年24期

关键词：人力资源管理人力资源

于杨

桦川县人才中心黑龙江佳木斯 154300

浅析人事档案在人力资源管理中的重要作用

于杨

桦川县人才中心黑龙江佳木斯 154300

在人力资源管理工作中，人事档案作为不可或缺的重要依据，在人力资源开发、预测及人力政策制定等多个方面都发挥着十分关键的作用。随着人才在社会发展过程中重要性越来越突显出来，人事档案工作也受到更多的重视，这为人力资源管理工作的开展奠定了良好的基础。文中从人事档案的特点入手，对人事档案对人力资源管理的重要作用进行了分析，并进一步对提升人事档案在人力资源管理中发挥作用的策略进行了具体的阐述。

人力资源管理；人事档案；特点；重要作用；策略

在当前市场经济环境下，不仅用工形式发生了较大的变化，而且人力资源管理现代化的进程也不断加快，在现代化的人力资源管理工作中，人事档案具有不可或缺性，这是一种全新的人员管理方式，为了提高人力资源管理的水平，则需要充分的将人事档案在人力资源管理中的重要作用更好的发挥出来，使其更好的为社会经济发展提供优质的服务。

一、人事档案的特点

一）全面性。人事档案真实记录员工的个人履历、政治面貌及考评等相关信息，更好的对员工的个人成长及思想发展进行记录。通过人事档案，我们可以更全面的了解一个员工。

二）现实性。在人力资源管理工作中，人事档案作为非常重要的依据，可以为使用人才和制定科学合理的薪酬体系提供重要的依据，为人力资源管理水平提升起到非常重要的促进作用。

三）真实性。人事档案是对个人成长及思想发展情况的真实记录，具有较好的真实性。特别是人事档案具有较为完整和真实的内容，可以为用人单位提供重要的参考作用。

四）流动性。在当前市场经济环境下，员工具有较强的流动性，这就需要人事档案需要随着员工的调动进行调转，确保员工与人事档案具有统一性和一致性。

五）机密性。在人事档案中包含着许多个人信息，这些个人信息不允许私自进行泄露和保存，具有较强的机密性。

二、人事档案对人力资源管理的重要作用

（一）人事档案可以为编制人力资源规划提供重要依据

在当前人力资源管理工作中，对人力资源需求带来影响的因素较多，但通过加强人事档案管理工作可以确保人力资源工作规划制定的更加科学和合理，还能够为人力资源状况进行分析提供重要的参考依据，确保其与改革和发展的要求具有更好的适应性。通过对人事档案信息进行分析，可以更好的实现对组织整体人才储备状况进行总结。而且通常与人事流动的档案信息进行结合，能够更好的对人力资源的需求状况进行预测，制定出科学有效的人力资源规划，从而为组织领导决策提供重要的依据。

（二）人事档案可以为制定人才招聘政策提供参考依据

人事档案中真实对人员的相关信息进行记录，是单位进行选人和用人的重要基础依据，通过人事档案可以更好的对人才进行了解，为制定合理的人才招聘政策提供重要的参考，而且还能够为制定合理的选聘标准和编制职位说明书提供重要的依据，确保人尽其才，使人才能够找到与之相适应的岗位，最大限度的将组织内人力资源的效力的发挥出来。

（三）人事档案可以促进人力资源的合理配置

在人力资源管理工作中，为了确保人力资源使用效率和使用价值的提高，则可以优化人力资源配置工作，确保人与物能够实现有效的结合。通过人事档案所提供的人员的信息，从而进一步对人力资源的数量、专业素质及文化程度进行深入了解，以便于对其进行科学管理。由于人员能力及特点的不同，所以可以组织内部对人才进行合理配置，充分的将人才的特点发挥出来，确保人才能够合理有序的进行流动，更好的提高人力资源管理的水平。

（四）人事档案可以为绩效考核提供重要信息

人事档案中的组织成员绩效考评信息记录，是了解和比较组织成员工作效果的重要信息源。绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，是收集、分析、评价和传递有关某一个在某工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面信息情况的过程。绩效考核是人力资源管理的重要环节，关系着员工的晋升和奖惩。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的素质、能力、绩效、表现等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证组织决策的科学化、合理化。

三、提升人事档案在人力资源管理中发挥作用的策略

（一）人事档案收集多元化，使内容不断丰富和凸显专业特点

人事档案应为人力资源管理提供更有价值的信息和数据，比如，我们对于人事档案的功能定位不能仅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成员、政治面貌、学习经历和工作经历，而是要将人事档案放在为组织开发和管理人力资源上提供更多的信息支持，其收集内容要体现出人才个性、个人专长、个人信用记录等，为组织按需设岗、公开招聘、竞争上岗、择优录用等提供依据。以高校人事档案管理为例，除收集人事档案规定的十大类外，还应收集教职工的知识构成、思想和心理素质等方面的相关信息，这样有助于高校制定适宜的培训、招聘和人才安置计划。我们应根据高校发展的需求，针对高校内专职教学人员、教学管理人员、学生管理人员及行政管理人员的不同特征进行归纳总结，就不同岗位职责及特点确定档案材料收集范围及重点，如，专职教学人员，应在收集档案材料时着重收集教学成果方面的材料；教学管理和学生管理人员，应着重收集反映其管理水平、师生满意度的材料；行政管理人员，应着重收集反映其行政管理水平和应急能力的材料。

（二）坚持客观公正原则，确保人事档案的真实性

真实性是人事档案最基本的特性，失去了真实性，人事档案也就失去了其存在的价值。人事档案要做到客观公正，必须保证归档材料的真实可靠，做到实事求是，完全符合当事人的实际。人事档案归档材料做到客观公正，是目前杜绝假文凭、假年龄、假工龄的有效措施。

（三）加快人事档案的现代化管理步伐

人事档案管理工作应大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化管理，充分利用网络平台，将个人的档案材料输入计算机形成数字化的档案，在企业内部局域网上建立平台形成资源共享，不断提高人力资源管理工作效率和水平。