电子文件与电子档案管理

2015-11-26中国电子科技集团公司第五十一研究所沈玉瑾

办公室业务 2015年7期

关键词：收集整理电子文件电子档案

文/中国电子科技集团公司第五十一研究所　沈玉瑾

电子文件与电子档案管理

文/中国电子科技集团公司第五十一研究所沈玉瑾

【摘要】为适应信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，在电子文件全生命周期过程中更好地保证电子文件的有效性、真实性和完整性，实现电子文件的在线逻辑归档、管理和利用。

【关键词】电子文件；电子档案；收集整理；信息安全；利用管理

一、前言

电子文件与电子档案是伴随着计算机和网络的应用快速发展而产生的一个新事物，它将是未来档案工作中最重要的事物。由于各个单位的具体情况不同，所以电子档案归档也存在着差异。本文就电子文件与电子档案的管理做一个探讨。

二、认识电子文件

电子文件的产生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技术系统的产生和普及。

（一）电子文件(Electronic records)。指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（二）按信息、格式存在的形式电子文件的种类。文本文件、图形文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音（或音频）文件、程序（或命令）文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。各种文件格式都有各自特性以及应用软件。按文件的功能电子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分为原始文件和转换文件。

（三）电子文件的特性。要管理好电子文件，就必须了解其特性。电子文件与纸质文件有很大的区别，它具有超大量的信息存储功能、多媒体功能、载体之间的可移动性功能等等。当然还有信息共享性。

1.电子文件的依赖性。电子文件是数字化文件，它具有非人工真接识读性及对计算机系统的依赖性。电子文件是在计算机等设备的支持下形成和处理各种信息的，离开计算机及相应软件，电子文件就无法生成、识别、传递。计算机设备的快速更新给需要长期保存的电子文件带来很大困难。有可能若干年之后，保管完好的电子文件载体找不到读取设备。

2.电子文件还有信息与载体的可分离性。电子文件由传统的物理存在方式转变为逻辑存在方式，电子文件的存放位置是可以变化的，可以从一个载体传递到另一个载体，其内容信息却不发生变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。

3.电子文件的易改性。电子文件存储在载体上，它可以被增加、复制、删除、更改后而不被察觉。而载体本身的损坏、计算机病毒、网络安全原因以及操作不当，都将影响电子文件的真实性和安全性。

此外，电子文件还具有高密度性、多种信息集成性和可操作性等。一张容量达700MB的光盘，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。

三、电子文件的收集、归档和整理

（一）收集积累要求。《GB/T 18894一2002电子文件归档与管理规范》指出，对于用文字处理的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，文件型以XML、TXT保存，扫描型以JPEG为通用格式。对通用软件产生的电子文件，其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等同时收集。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件，如果不能转换，则连同专用软件一并收集。

（二）归档要求。文件形成部门定期把经过鉴定并符合归档条件的电子文件向档案部门移交。

1.归档时应有一套与其内容完全一致的纸质文件（软件除外）同时归档。

2.产品、项目设计文件的电子文件必须归档（包括四书、全套图纸、印制板加工文件等）。

3.产品中的计算机应用软件文档（含固件中的程序和数据）应按技术管理规定归档。

4.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全生命周期的管控，保证其真实有效。

（三）归档方式。网络归档:随着OA系统的广泛使用，电子公文的流转越来越便捷，而公文一旦形成便不会轻易更改。因此，建议公文归档采用网络归档方式。

载体归档:记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。一个项目需要多人的合作才能完成，那么就会产生各种类型的电子文件，如文本文件、数据文件、CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）生成的图形文件等。而且形成周期较长，所以建议科技性电子文件、多媒体电子文件采用载体归档方式。

（四）更改要求。为确保归档设计文件正确性及有效性，保证产品实物与文件的一致性，对电子文件的更改应进行控制。

1.按规定在更改纸质文件时应同时更改电子文件，并对电子文件加识别标志。

2.对同一型号不同批次的电子文件应加以区分，并同时保留。

（五）鉴定。电子文件的鉴定是一项十分重要且难度较高的工作。它包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。鉴定由文件形成部门按规定对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。

（六）归档份数。归档的电子文件需二套，一套保存，一套使用。即使在网上逻辑归档，也要保存一套。必要时应保存两套，其

中一套异地保存。从“911”事件之后,人们更是认识到异地保存的重要性。

（七）电子文件的整理。制定整理标准，由文件形成部门进行整理后归档。

四、电子档案的管理

信息安全涉及各个方面:一是法律政策、规章制度、安全教育等；二是管理措施，包括技术和社会措施；三是技术方面，信息的加密存储和传输、身份认证、防火墙技术、网络防毒等。应在信息化进程中建立档案信息的安全保障体系，形成档案信息的安全链，伴随电子文件的全生命周期进程。

（一）保证电子文件信息安全的技术措施有。1.签署技术:在电子文件上进行数字签名，再运用特定的解码方法检验数字签名。2.密码技术:是信息安全的核心技术，有私匙加密和公匙加密，在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。它是实现信息保密性、完整性、可用性的有力手段，在潜在的不安全系统环境中保证数据安全。3.身份验证:当用户要求进入系统访问时，计算机依据通行字将自动验证是否为合法用户，防止非法用户的防问，亦可防止合法用户访问他们无权查看的信息。4.防火墙技术:它就是通过阻挡外部网络用户的未授权访问，来保证内部网络的安全。

（二）电子档案的利用管理。电子档案的利用比纸质档快捷、方便。提供利用的方法有:拷贝、通信传输、直接利用。直接利用即在线利用，利用率将越来越高。在利用过程中，电子档案的保密和安全是十分重要的，我们应注意使用权限的审核，根据电子档案内容的密级和开放程度,根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，不能无原则地向所有利用者提供全部；系统对利用的全过程进行自动跟踪监控。

五、档案业务人员的培养

电子档案的管理都要靠档案人员。由于电子档案具有信息内容数字化、文档处理一体化、档案保存技术化、开发利用形式多样化等特点，因此，电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的区别。电子文件归档及其电子档案保存及开发利用，是一件新生事物。所以，档案人员要尽快适应信息技术和档案事业的发展。多途径、多层次培养和造就一批电子档案管理人员已经成为当务之急。《全国档案事业发展“十五“计划》中曾指出:大力培养高素质的档案专业人才，为档案事业可持续发展提供人才保证和智力支持，是加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证，以新知识、新理论和新技术为主，不断补充、拓展与更新科学技术知识，进一步完善知识结构，提高档案人员的创新能力及专业技术水平。