探究新形势下档案管理工作的规范化策略

2015-11-26内蒙古广播电视大学连红宇

办公室业务 2015年7期

文/内蒙古广播电视大学连红宇

对于一个单位来讲，档案管理工作是不可或缺的重要工作步骤，它具有较高的保存价值。在科技飞速发展的21世纪，档案工作走向规范化、标准化已经成为社会发展的需求。而目前我国传统档案管理方式方法，早已不能供应社会的需求。所以，加快新形势下档案管理工作规范化的进度便成为档案管理工作开展的首要任务。

一、简述档案管理

档案管理也称档案工作，是文件在实际使用价值消失后的仅有凭证和参考价值，是资料的终端。档案管理系统在整个社会科学能力的构成中占有较大地位，是社会信息系统的奠基。而档案管理工作的涉及范围较广，不仅存在于局部单位的工作生产，还存在于整个社会。目前我国档案管理工作，由于工作者的创新意识薄弱，阻碍了档案管理工作的发展。重点表现在以下几个方面：

（一）整体意识不足。由于在工作岗位中一些工作人员心里没有大局意识，对档案管理工作的认识过于片面性，缺乏整体意识，无法把档案管理与各项建设相互结合，导致业务及自身发展拘泥于单一的形式中。

（二）创新意识需增强。档案管理工作中的重要环节就是创新意识。深化档案管理改革对于思想发展的局部性、管理体制过于单一以及工作方式过于传统老旧，致使现期的发展模式严重缺乏。

(三)全面性较低。对于新形势下的档案管理工作，从本质上缺乏全面认识，致使一些工作档案不到位，一些可再生的资源白白浪费，而那些不健全的档案资料以及不合格的工作结构，无法向社会及时提供准确的服务，影响了档案管理工作职能打分正常发挥。

二、优化改善档案管理的工作力度

（一）采取依法管理的形式。做好每一项工作的前提都是需要规章制度，档案管理的工作同样也不例外，做好档案工作的前提就是需要严格按照法定法规进行档案制度的完善，随着社会进程的不断完善，经济不断的发展，我国的档案管理工作也在不断地创新和发展，随着档案管理工作设备的不断优化和完善，也就促使着档案管理需要进一步加强改革。所以，从事档案工作的相关工作人员必须具有先进的管理和创新意识，不断提高自己的专业能力和业务工作水平，建立健全的法规，最大限度的实现档案管理工作的机制化，更好的为社会服务。

（二）做到与时俱进，不断创新。随着我国科技的发展，信息化技术不断普及应用，档案工作在这一系列的过程中不光迎来了机遇，还面临着重大的挑战。因此，如何将现代化的新技术应用到档案的管理工作中，这就需要档案工作人员的努力，档案管理工作人员不光要了解和熟悉档案管理工作过程中的一系列的特点和问题，还要提升自我的学习能力和创新意识，并不断加强信息化技能的培训，使得档案管理工作者能实现现代信息化科技与档案工作的相整合，最大限度的发挥现代技术的优势，档案管理工作人员树立为人民服务的意识，在档案管理工作过程中要克服困难和阻碍。

虽然，在进行现代信息化技术和档案管理体制的有机结合的前提下，工作人员仍然要按时定期的对档案进行处理、审查和分类，在进一步的运用现代技术对人工检查的过程进行进一步的总结和归纳，促使管理工作人员加快工作效率的前提上还能保证服务质量的优质化，这种整合往往能起到事半功倍的功效。

但是，在现代化信息技术方便大众工作的同时，也随之带来了一定的安全隐患，有可能会出现档案在网络的保存中出现丢失和泄露的情况，因此，档案管理工作人员在进行档案的信息输入时，要建立加密系统，保证档案的绝对安全。管理工作人员也可以对电子管理系统进行定期的维护和更新。同时，也可以设立电子的签证系统功能，专业的管理人员只有通过指纹识别以及密码信息的方式才能进入管理系统从而对档案进行检查和加控。

（三）提升档案管理人员综合素质。在新形势下，档案管理人员的专业素养成为了档案管理的要求之一，只有不断地提升管理人员的专业水平，才能不断的推进档案管理工作的规范化及高效化。就目前而言，我国档案管理人员的专业素养一般，对各种现代化技术的使用依旧不够熟练。对这一问题可以从以下两个方面改进：第一，应加强对于档案管理人员的专业培训，在培训过程中除了重点培训管理人员的专业水平外，也要加大对于现代网络技术的操作水平。第二，在人员的引进问题中应更多聘用一些良好素养的人才，并逐步培养们成为档案管理工作中不可或缺的人才。