充分发挥高校人事档案服务功能之我见

文/钦州学院人事处 吴珍

高校人事档案工作，是高校组织人事部门的一项基础性工作，为学校干部队伍建设、教职工职称评审、岗位聘任等工作服务。一句话，为学校的稳定和发展是高校人事档案管理工作的出发点和归宿。高校是干部尤其是专业技术干部密集的地方，人事档案工作做得好不好，直接影响到学校的稳定与发展。而目前许多高校尤其是刚刚合并升格的地方本科院校，由于种种原因，人事档案管理工作存在不少问题，如档案意识不强，领导不够重视，基础工作薄弱，管理不够规范；管理手段、管理方式落后；管理人员素质不高，服务意识不强等等。所有这些严重制约和影响了人事档案工作服务功能的正常发挥。要想改变这种状况，充分发挥学校人事档案工作的服务功能，笔者认为，必须树立档案意识、规范意识、改革意识及服务意识，改革管理方式，提高档案管理人员素质。

一、牢固树立档案意识，切实加强对档案工作的领导

人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。干部职工的人事档案材料是否完整、准确与安全，关系到每一位干部职工的切身利益和政治前途。但由于人事档案的保密性，使很多人对人事档案工作不是很了解，不知道什么材料该存档，什么材料不该存档，档案意识比较淡薄。其表现为：很多干部职工不积极配合人事部门，不主动把诸如学历、学位，资格考试、注册考试、获奖材料、继续教育证明等个人材料交到人事部门归档保存，而当晋升职务、升学考试等急需有关材料时，才心急火燎地来查找。不少领导甚至分管人事的领导也对档案工作不够重视，主要表现为：一是思想上不够重视。认为现在使用干部主要看工作能力和现实表现，档案只是拿来参考的材料，用处不大。二是不甚了解人事档案工作。认为人事档案工作就是收集材料、整理材料，有档案管理人员干就行，不需要领导亲力亲为。

由于不重视档案工作，在实际工作中就存在如下问题：一是没有按要求配备档案管理人员；二是没有按要求去搞好基础设施的配套建设；三是档案管理岗位上的人员变动比较大；四是需收集的人事档案材料比较多，工作人员负担过重。这些问题既影响了人事档案管理人员的工作积极性，又制约着人事档案管理工作水平的提高。

因此，要使高校人事档案工作更好地为学校的建设和发展服务，就必须加大人事档案工作重要性的宣传力度，使教职工尤其是领导干部进一步提高对人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识。从而一方面积极主动地配合组织人事部门工作，把应当归档的个人材料递交组织人事部门。另一方面，学校领导要重视人事档案工作，在基础设施的配套建设、人员的配备、业务培训等方面给予支持，从而从整体上使人事档案工作水平得到提高。

二、牢固树立档案意识，切实抓好人事档案的基础工作

许多高校尤其是近年来由专科升格为本科的地方本科高校，人事档案不够规范，具体表现为：一是档案材料收集不齐全，对人事档案中必备的材料没收集全，造成档案材料流失。二是对档案材料的鉴别不准确，把一些不应当归档的材料或手续不完备的材料归入人事档案中，损害了档案的真实性。三是整理不及时，对收集来的档案材料没及时整理归档，使档案利用起来不方便。四是基础设施不达标，档案保管条件差，影响了档案的寿命和使用。五是管理制度不到位，管理不规范。

以上问题的存在，既有客观原因也有主观原因，就客观原因而言，一是新升本的本科高校无一例外地是由几所学校合并后才升格的，合并前由于隶属关系不同，其人事档案保管分属于不同的部门，呈多头管理状态。二是合并升格前，从领导到干部职工都忙于迎接升本评估的准备工作，无暇顾及人事档案管理规范化建设。三是合并升格后，在校教职工人数成倍增加，而档案管理人员没有相应增加，工作量大，任务繁重，人手短缺。从主观方面来说，人事档案管理规范意识淡薄，认识不到位导致工作不到位。

要使人事档案管理规范化，首先要树立规范意识。要充分认识到维护和保证教职工人事档案的完整性、准确性与安全性，是人事档案管理工作的基本任务，它直接关系到组织部门对干部的评价、培养和使用，涉及到贯彻落实党的干部路线，关系到每一位教职工的切身利益和政治前途，不能掉以轻心，容不得半点马虎。其次，切实抓好基础工作，努力做到以下四点：

一是建立材料收集制度。人事档案材料的收集是一项贯穿始终的经常性工作，不能单纯靠突击收集，要建立必要的工作制度，使人事档案材料收集制度化、程序化。二是认真鉴别材料的真伪和价值。按《干部人事档案管理规范》规定，对收集来的材料进行审查，本着“取之有据，弃之有理”的原则，对收集来的材料进行取舍。三是基础设施标准化。按档案管理基础设施建设的有关要求，设专用库房、阅览室、办公室，配置铁质档案柜，配备电脑、扫描仪等现代化设备，建立数据库及网络，使人事档案管理实现现代化。四是制定工作制度。按人事档案规范管理目标制定具体的工作制度，使每项工作有章可循，保证工作正常、有序、规范地进行。

三、强化改革意识，大胆改革传统的档案管理方式

据笔者了解，目前高校人事档案管理方式大多是比较传统的，大多数院校的档案还没实现数字化，档案管理还是以手工为主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及时，造成整理、归档不及时，使信息不能及时更新和补充，人事档案的管理停留在建档、管档的层面上；服务方式被动、方向单一，坐等用户上门来为其服务，只满足人事工作需要，没能将人事档案工作与学校干部队伍建设、师资队伍建设、学科建设等工作结合起来开展，对人事档案信息资源开发利用不够；人事档案只向组织开放，个人很难看到自己的档案，不大清楚档案里有哪些内容，因而制约了档案的利用。当前，我国的干部人事制度改革正在不断深化，高校也不例外，显然，传统的人事档案管理方式，已难以适应不断改革深化的人事管理工作的需要，因此，必须强化改革意识，从下面几个方面改变传统的管理方式。

一是运用现代化的手段、科学管理。信息技术的发展，为人事档案现代化管理提供了有效的技术手段，利用计算机在信息处理方面的强大功能，建立和完善干部人事档案数据库，及时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，从而提高档案的利用率。

二是与时俱进，丰富人事档案的内容。一方面建立档案材料收集的绿色渠道，确保档案材料收集齐全。另一方面，丰富人事档案内容，把能反映个人教学、科研、继续教育情况、道德品质、潜在能力等材料增加到档案中，真实、准确、完整、立体地反映干部职工情况，提高决策工作水平。

三是转变观念，主动服务。随着时代的进步和社会的要求，人们利用人事档案的比例在逐年上升，管理者应改变观念，提高服务意识，在工作中根据实际情况，除必须要保密的内容外，在教职工职称评审、进修学习、岗位聘任、工资晋升、办理退休等事宜时，尽最大努力为单位或个人用足用好档案材料，使人事档案工作真正为学校人事工作服务。

四、强化服务意识，不断提高档案人员的综合素质

如上所述，加强人事档案管理的目的，是为了充分利用人事档案资源，为学校建设和发展服务。因而，从某种意义来说，人事档案工作人员所从事的工作就是服务性工作。而要做好服务工作，必须强化服务意识，不断提高人事档案管理人员的综合素质。当前高校尤其是地方本科高校人事档案管理人员整体素质不高。主要表现为：有的政治素质不高，工作原则性不强；有的缺乏奉献精神，工作不安心，总想跳槽；有的没有受过系统或专门的学习培训，业务理论知识缺乏，业务不熟悉或业务水平不高；有的兼职人员，没有把主要时间放在档案管理上；有的服务意识淡薄，对前来查（借）阅档案的人员，不热情、不耐烦，脸难看、话难听。由于素质不高，严重影响了学校人事档案管理质量，使人事档案的服务功能没有得到充分发挥。

针对上述问题，高校组织人事部门应该采取有效措施，加强对人事档案管理工作的人才队伍建设。一是抓培训，通过培训，提高档案管理人员的政治素质和业务水平，这是提高工作效率和工作质量的主要途径，也是解决矛盾，提高人事档案服务功能的重要保证。二是从政治上关心档案管理人员的培养和成长。三是根据人事档案管理的有关规定，制定严格的工作制度。通过一系列措施，从整体上提高人事档案管理人员的综合素质，提高人事档案的管理水平。

[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社,2002年.

[2] 陈志宏.对加强高校人事档案的服务功能的思考[J].武夷学院,2014,(1).

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