医院档案工作如何更好地实现计算机管理

文/泉州市光前医院　郑雯雯

医院档案工作如何更好地实现计算机管理

文/泉州市光前医院郑雯雯

【摘要】在档案管理实践过程中必须对医院档案工作现状和存在的问题进行剖析，采取针对性强的措施和工作方案，引起决策层的重视、建章立制和全面提升档案人员的综合素质，为医院档案工作实现计算机管理奠定基础。

【关键词】医院；档案工作；计算机管理

随着计算机技术渗透到社会生活的各个领域，计算机信息技术在医院日常工作中同样也得到推广和普及。据权威部门的统计资料表明，普通医院所属各个科室及各个管理环节，基本上基本实现了计算机管理，为医院工作实现标准化、规范化和科学化管理提供了硬件保证。档案工作是医院工作的重要组成部分，也是医院信息资源工作的中心。档案工作如何实现计算机管理，直接影响到医院整体工作水平，必须抓紧和落实。因此，档案工作如何更好地实现计算机管理是档案管理部门领导层必须认真面对的问题。

一、医院档案工作现状

目前，通过调查发现大多数医院档案管理的各个基础环节都发生了变化，已经从单纯的手工操作过程解放出来，逐步被计算机系统管理所替代。计算机管理档案从开始实施的辅助性管理，现在已经完全取代手工管理。计算机管理档案显示着强大的生命力和发展应用潜力。但是，在调研中也发现其中仍然感到美中不足，仍然存不少的问题和不足需要引起高度重视，主要体现在以下几个方面。

（一）档案管理水平不高。档案工作在医院也是一项十分重要的基础性工作，必须做好，大多数医院把单位的档案工作纳入重要工作议程。但是，在实际工作中，档案工作与档案工作要求之间仍然存在很大的差距。客观地说档案工作虽然重要，毕竟在短时期内不能给医院带来经济收益，档案工作的好坏不直接影响医院的声誉。因此，导致医院领导难以把工作重心放在档案工作上，在实际工作生活中，档案管理工作很自然会得不到应有的重视，客观上导致档案工作的边缘化和管理水平的弱化。

（二）管理制度不完善。受重视程度弱化的影响，档案管理在实际工作中，很难根据医院制定的档案管理办法所规定收集档案材料的重心开展工作。具体表现在档案管理部门在开展工作时无章可循，没有制定行之有效的档案管理规章制度。也正因为规章制度的缺失或不完善，有些医院里的重要科研成果、重要医疗案例档案、人事档案和文书档案等得不到有效管理，档案信息资源的开发和利用水平不高。

（三）档案管理人员综合素质不高。众所周知，医院档案工作管理水平的高低取决于档案人员的综合素质的高低。鉴于医院各个层面（包括领导层）对档案工作重要性认识不到位，重视力度不够，人力资源的配置必然弱化。档案管理部门档案人员来源、学习、培训和配置都很难按照档案工作运行规律运作，最终结果必然导致档案人员的综合素质不符合档案工作计算机管理的需要。表现在档案人员普遍存在年龄偏大、知识结构老化、缺乏现代化管理理论和缺乏现代化计算机专业基础知识等现象，档案人员所具备的专业知识不能满足档案计算机管理的需要。工作责任、工作能力都存在知识缺失现象。

（四）计算机管理水平偏低。从我国档案工作领域整体情况来看，医院档案管理水平仍不能满足现代计算机管理的需要，不论从档案工作的硬件要求还是软件要求都不能满足计算机管理的需要。虽然医院从业务部门和文书管理部门配备了良好的计算机软硬件设备，便受限于医院综合应用计算机的能力不强，不能发挥计算机应有的作用，导致档案资源建设不够完善，也不能实现档案资源共享。

二、医院档案工作实现计算机管理的途径和方法

通过对医院计算机管理档案现状的分析，可知医院计算机管理档案水平十分低下，十分不利于档案管理的现代化、标准化和科学化管理。会对医院档案资源的开发利用工作造成不利影响。计算机管理档案是时代发展的必然，也是医院档案管理工作上水平的必备条件。一所好的医院，如果档案工作没做好，将直接影响该医院的整体管理水平的提升。医院档案管理要上水平、上层次必须做好以下几项工作：

（一）引起决策层的重视。不论那家单位如果要推进某项工作，顶层设计至关重要。领导决策层的重视是档案工作全面实现计算机管理的必备条件。档案管理部门，要花大力气研究单位实现计算机管理档案的重要性和必要性。基于此，医院档案管理部门应该做一些基础性的工作，深入了解医院档案工作的重要性，加大宣传力度，特别是榜样的宣传要做到位，要积极与上级档案业务主管部门联系，争取更多地支持和业务上的指导，注意收集档案现代化管理工作做得好的医院的先进经验，经过认真梳理后，及时向医院领导汇报，争取领导层的支持。只有领导层支持档案工作，才能有效地调配人力、物力和财力，才能真正有效地推进档案工作计算机管理。

（二）建章立制。医院档案工作管理部门，要真正实现计算机管理管理，提升档案工作水平，必须建设自己本单位的档案工作制度，特别是要结合本单位档案工作的实际，制定本单位档案管理办法，明确本单位档案的收集范围和管理制度。要在实行科学管理的同时建立行之有效的档案管理激励机制。要做到用制度来管理档案，用制度来保证档案的收集完整，用制度来保证档案的安全和稳定，用制度来保证档案有效开发和利用。

（三）全面提升档案人员的综合素质。单位档案工作是依靠本单位的档案工作人员来完成的，为了做好本单位的档案工作，档案人员的素质至关重要。因为只有掌握了现代管理技能的档案人员，才能胜任信息化时代计算机管理档案岗位工作。所以，医院档案管理部门要从档案人员自身的素质出发，采取行之有效的工作措施和方法，确保档案人员现代计算机管理技能的提升，特别是计算机操作技能的提升。如果档案人员没有掌握相关计算机操作技能，在实际工作中就没法完成计算机管理档案的任务。档案管理部门要制定档案人员综合素质培训规划，让档案人员有机会出去专题学习，提升计算机管理档案的业务素质，也可请有关计算管理档案的专家到档案部门工作，通过实地传帮带的形式让档案人员学会并掌握计算机管理技能。让全体档案工作人员计算机操作技能业务培训落实到实处，才能促进医院档案工作实现计算机管理档案的目标。

（四）全面推进档案计算机管理。目前，我国大多数正规医院所属各业务科室已经全面推行了计算机管理，取得了良好成效。过去繁重的手工操作逐渐被计算机管理系统所取代。大大减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率。计算机管理系统的引入，对档案工作产生了巨大的推进作用。电子文件材料的形成，为传统意义上的档案注入了新的内容。档案管理也应与时俱进，根据医院自身的实际情况，制定本单位档案管理办法，为了更好地对接好业务部门形成的归档电子文件收集和整理工作，很有必要购置档案管理软件。这样通过档案管理软件，医疗业务部门从门诊收入病人、办理住院手续、医生开展诊疗活动、诊断病证、最终确定治疗方案和最后办理出院手续等整个过程实现了程序化管理。这样大大提高了档案工作效率，减轻了档案人员的劳动强度。

四、结语

医院档案工作任务十分繁重，它涉及医院所属各单位、各部门工作的各个方面，包括人事工作、组织工作、党政工作、科研工作和医疗工作等，其内容十分丰富。随着计算机管理系统的引进，紧紧围绕医院的中心工作发挥了其巨大的作用，不仅提高了医院各部门的工作效率，也对档案工作提出了更高的要求，为了满足医院各层次人员对档案信息资源的需求，要将档案管理部门建设成为现代化信息中心。必须采取各种有效措施强化档案信息资源的计算机管理水平，积极开发档案信息服务工作，为医院所属各单位提供档案信息资源服务奠定扎实的基础。

参考文献：

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