“卷”改“件”的实施与应用

2015-11-26西安科技大学档案馆杨清

办公室业务 2015年18期

关键词：编研检索整体

文/西安科技大学档案馆杨清

“卷”改“件”的实施与应用

文/西安科技大学档案馆杨清

本文主要探讨了文书档案改革（简称“卷”改“件”）后续深入的一些问题。对文件装订，需要整体装订的文件，以及移交目录、标签，对变革后的工作作出了新的探索。

“卷”改“件”；装订改革；整体性装订；检索变革

文书档案改革进行已有近10年的时间了。2003年，改革实行初期我写了探讨文章《论档案管理中“卷”改“件”实施》（发表于西安科技大学《科技、人才、市场》第三期），该篇文章初步探讨了文书档案“卷”改“件”的设想，在以后将近10年的实践过程中，又经历了教育部27号令颁布、《归档文件整理规则》等一系列重大政策性文件的颁布，在实践过程中不断地探索，以及同兄弟院校交流探讨，“卷”改“件”在技术上已经渐渐成熟。

一、装订方式的改变

第一阶段（2003～2008年）文件采用线装（缝纫机轧制）。单份文件单份装订，单份打页码，加盖档号章。这个时期“卷”改“件”刚开始实施，这种装订方式的好处很明显：省却了整卷装订的麻烦，但是单份文件用缝纫机轧制，对文件损害很大，同时每份文件都要轧制，无形中加大了工作量，而且经常会出现错轧现象，即两份文件轧到一块了，得拆开重新轧制，又加大了对文件的损害。“卷”改“件”的本意是让档案工作者从传统的手工装订中解脱出来，这种做法显然没有达到此目的。

第二阶段（2008年至今）用不锈钢订书针或钢片夹装订。在一次外出开会学习中，得知兄弟院校采用不锈钢订书针，钢片夹等装订。于是从档案局劳动服务公司购置若干，用订书针装订的方法简捷，省时省力，对文件的损害减到最小，保留了文件的原貌。另外，在2010年全国档案工作研讨会上明确规定：严禁采用缝纫机轧制文件等损害文件的方法装订，至此缝纫机装订文件的做法已完全废止。目前我们采用的装订方法：20页以内文件用不锈钢订书针直接装订；10～30页左右的文件用钢片夹装订；30页以上的文件仍采用线装的这种装订方式。

二、“卷”改“件”的优点和缺点

“卷”改“件”的实施过程中，人们越来越意识到新的工作方法给工作带来的便利：

（一）文件一目了然。文件单份装订，页码每份编码，从目录式的档号章就可以了解文件的大小，一目了然。当然也不是所有的文件都适于单份装订，有的必须保持整体装订，这个问题放在后面讨论。

（二）查阅方便。借阅时，只要将相关文件抽出借阅即可，而不用将整卷文件借出，减少了泄密机会。但这样做缺点是容易丢失，整体装订文件不易丢失也不易损毁，而单份文件借出，比较容易丢失，个别文件还有损毁现象。目前的办法仅限于加强借阅人的责任心和纪律性，到了借期赶快催还。

（三）插卷方便。以前的文件整体装订，插卷或卷内有变动就要拆来重装，单份装订后，新插入的档案文件只要加盖档号章，直接插入即可。这种情况非常适于有些有问题的文件立卷，比如说缺附件的文件。以前在各部门把文件找齐之前本卷文件只能高搁等待，现在可以先给文件编码，打档号章，然后再装入缺少的材料。

（四）减少工作量。信息时代，文件数量激增。以本校为例：1998年文件总数为504件，到2008年增加到1070件，2010年到1935件，增加了3倍不止。以前的卷内文件装订划分过细，根据“卷”改“件”的“粗整理，精检索”精神，可以将大致相关的文件放到同一盒，减少了工作量。

（五）检索作用突出。文件按相关问题分类，取消了“卷”的概念，工作重点转移到检索，提供信息，以及二次，乃至三次编研出成果上来，强调了档案科学研究的重要性。

三、“卷”改“件”中需要整体装订的文件

文书档案改革不仅仅是简单的卷改件，它是通过这种装订方式的改变，解放了繁琐的手工劳动，但并不是所有的文件都适合按件装订，有许多文件还必须按照卷的概念去装订。这些文件都有一个主题，而且单独的件也很多，如果采用按件装订，有时一张两张纸就是一份文件，装订繁琐不说，还容易散失，所以应采用整体装订、整体编码的形式装订。通过工作实践，总结了一下，适于整体装订的文件形式有：

（一）整份的审计报告。审计报告一般分为结论性材料、证明性材料、立项性材料三部分，这三部分是对一个事件的描述，不便分开，所以保留整卷装订的方式。

（二）人事处调入调出文件。调入调出函件、工资关系、结转介绍信等文件都很零散，易于散失，也不适于单份装订，所以才用整份装订，统一编码的方式。

（三）学生案件的处理过程、意见。如：学生死亡案件，临潼校区腹泻事件调查材料，此种问题事件是一个整体，况且涉及材料庞杂，也不适于单份装订，故也可采用整体装订，列出大的类目，如调查取证材料、结论材料等等。

（四）会议文件。会议文件包括从筹备文件、人员名单、议程、议题到最后结果各个方面，每份都很重要，也属经常借阅范畴，如果散失损失很大，故也采用整体装订方式。当然文件装订也要根据具体情况区分对待，会议文件如果过多，也可把会议文件分为几册存放：筹备情况，会议材料，结论或最后结果。

（五）其他一些专题性的材料。房地产中心关于某一栋建筑的所有材料、校庆的专题材料、贺信贺电都采用整体装订方式好于单份装订。

以上只是一些整体装订的特殊情况，在实际操作中，要根据具体情况具体分析，既要考虑档案的安全性，又要便于查询利用。

四、“卷”改“件”后面临的其他问题

“卷”改“件”并不仅仅是一场装订的革命，这场革命也透露出许多另外的信息：信息时代文件激增—简化装订方式—人性化—计算机的加入可以提供更多信息以供利用—注重编研研究—使档案工作上层次上深度。装订革命也带来工作方式的转变。

（一）移交目录问题。因为取消了卷的概念，所以不用制作案卷目录，移交目录一度也取消了。但在实际工作中，没有移交目录会造成很多不便，引起纠纷；而且在2011年底的一次档案检查中，专家组又提出了这个问题，所以移交目录继续要做。既然文件以“件”为单位归档，那就以“件”为单位移交，归档文件目录上所列出的文件都是移交范围，双方签字移交。这种方法比案卷级移交目录更具体，但是缺乏对整个文件归档情况的了解，有几册，每册的大致内容，件数，保管期限，所以可以在每个移交目录后附上一份情况说明，便于移交双方了解文件的大致情况。这是案卷级移交目录和文件级移交目录的一种折衷方案。

（二）标签。按照档案管理的标准方法，应在档案的书籍位置注明档案种类、件数，但是由于现在的档案盒都是以前订制的，没有印制书脊，所以现在仍采用贴标签的做法，标签上对年代、编号、保管期限、件数注明，一目了然。

（三）检索。文件以“件”整理，查询中对档案工作自动化有了要求，目前学校虽然没有上马档案管理软件，但是办公自动化平台下放权限给档案馆,档案馆工作人员可以通过办公自动化平台查询到当年所有文件，提高了查询效率。

此外，还有一些提高查询效率的做法值得探讨：一是做好分类。尽管是以“件”为单位归档，但是归档文件还是强调文件间的联系，相同问题或者相同类的文件才会放到一起，所以把握好文件分类，正确判断文件分类归档和检索的重要前提，尤其在目前手工检索和计算机检索并存的情况下更显重要。二是搞好检索，二次编研工作。对一些经常会被查询的类似文件可以开发二次编研，把类似的文件按年代或者按有机联系做成二次编研成果，也有利于提高查询质量和缩短时间。本校档案馆就编有：《西安科技大学（院）非建制机构一览表》，收录了1998年以来学校成立的所有非建制机构。《西安科技大学（院）重要会议一览表》收录了1998年以来所有的重要会议。《西安科技大学（院）三十年教龄（教育工作者）情况汇编名单》，收录了1985年以来工作满30年的所有工作人员名单。拟编订《西安科技大学（院）校内规章制度文件一览表》，便于各部门查询。在二次编研的基础上还可以搞一些三次编研的研究工作。三是做好记录。参考借阅文件登记簿可以把查询效率比较高的文件收集起来，登记每份文件的档号和基本情况，这样做也大大提高了查询效率。