档案条形码批量制作方法

条形码是按照一定的编码规则编制的,用以表达一组数字或字母符号信息的图形标识符,条形码与有条形码识别功能的管理软件、条形码阅读器配套使用具有自动阅读识别作用,只要用扫描阅读器扫过条形码,计算机就可以快速、准确地自动识别并显示物体的相关信息,具有准确度高、可靠性强、经济、实用等优点。随着计算机应用的不断发展,目前条形码技术已广泛应用于商业、邮政、图书、仓储、设备管理、工业生产过程控制、交通等领域,档案管理中引入条形码技术,可方便档案借阅存取登记,有利于进一步提高档案管理的科学化、规范化和现代化水平,同时提高档案工作效能。

目前条形码制作一般使用专门的软件、专用的标签纸和碳带、专用的打印机,笔者在工作实践中发现采用Word与Excel结合,利用code39西文条形码字体、普通A4激光打印机及A4标签纸也可以批量生成条形码,该方法具有简便易行、方便快捷、成本低廉的特点。

一、高校档案档号编制方法

高校档案档号的编制采用汉语拼音和阿拉伯数字等相结合的混合号码制。档号由年度号、分类号和案卷号(件号)三部分组成,年度号、分类号和案卷号之间用连接符号“-”连接,其主体分类号,一般由一、二级类目组成,少数扩展到三级类目。档号分为案卷级档号和文件级档号,案卷级档号如2009-DQ13-1代表本单位2009年党委组织部形成的第1卷档案,文件级档号如2009-DQ13-1.001则代表本单位2009年党委组织部形成的第1卷档案中的第1份文件。

二、档号条形码字体的选定及安装

条形码作为一种信息记录方式,目前编号方案多达四十余种,其中应用最为广泛的有:code39码、code bar码、ITF25 码、EAN、UPC码和128码等一维条形码,此外,某些领域目前已开始使用二维条形码。一维条形码中的code 39码及code bar码是可表示数字、字母等信息的条形码,主要用于医疗卫生、图书情报、票证等领域的自动识别。其中code 39码具有编码规则简单、误码率低的特点,它包含数字(0到9),大写字母 (A到Z),空格和符号(-,.,$,/,+,%),所能表示字符个数可多达20位,且检查码可忽略不计,十分适合档号条形码要求。

code39条形码可从网络免费下载,下载后先解压缩成3of9.TTF,复制,再点[开始]-[设置] - [控制面板],双击[字体]图标,将3of9.TTF粘贴到[字体]文件夹中,条形码字体添加即完成。如果是WINXP系统,则进入[控制面板]后,点击[切换到经典视图],再进入[字体]文件夹进行上述字体粘贴。

三、Excel中档号及档号条形码生成

安装条形码字体后,Office组件中的条形码制作非常简单。为使条形码阅读器能有效阅读,按照code39条形码规则,我们需在档号首尾各附加一个*号标识开始和结束位,再将其设为条形码字体即可。以我校实物档案档号条形码的制作为例,我们在登记其相关信息的Excel表中增加一个档号条形码项目,其内容为原档号前后各加*号,然后将字体设为T3 of 9 barcode即可实现(如图1、图2)。

四、Word中档号条形码标签批量制作

档号条形码的批量制作,可以采用在Word中制作档号条形码标签模板,使用邮件合并功能在模板中联接相关Excel数据表并插入档号域和档号条形码域,以便从对应Excel表中提取档号的方式实现。用此方法制作的条形码兼有条形码及其对应档号,方便与传统档案档号对应粘贴标签。

1.不带单位标识的档号条型码标签及其制作

(1)定义标签尺寸:打开Word文件→点视图→工具栏→勾选邮件合并,出现邮件合并工具栏,点设置文档类型工具按钮→选自定义标签→新建标签,在出现标签选项窗体中自定义标签尺寸(如图3)。本例采用卓联文仪ZL1968标签,用尺子量好标签尺寸并设定标签尺寸如图4。

(2)模板制作:点打开数据源工具按钮→连接到要打印档号的Excel表,点插入域工具按钮,在第一张标签中插入二次档号域,首个档号域首未各加上*号并设为条形码字体(如图5),保存模板文件,点查看合并数据工具按钮后第一张标签显现条形码和档号,全选第一张标签内容,点扩散标签按钮,再保存模板,无单位标识的档号条形码标签模板制作完成。

(3)标签制作:点收件人工具按钮,在出现的窗体中筛选或勾选要打印档号的条目,再点合并到新文档工具按钮,条形码标签批量制作完成,保存好条形码标签文件并套打在选定的档号标签纸上,将打印的档号条形码标签粘贴到对应案卷或文件原档号位置上。

2.帶单位标识的档号条形码标签及其制作方法

如果在标签模板中插入单位标识,则可打印出更为专业的档号条形码。其实施步骤与不带单位标识的档号不干胶条形码标签制作方法类似。制作带单位标识档号条形码标签,单位标识必须先做好并以jpg图片格式文件保存,模板制作时先在第一张标签中插入单位标识图片,再连接上含档号的Excel数据表,插入二次档号域,第一次档号域首未各加上*号并设为条形码字体格式,保存模板,查看第一张标签合并数据无误再全选第一张标签内容并扩散标签,再次保存模板。点合并到新文档按钮,保存制作完成的标签,套打并将条形码标签贴到对应卷盒或文件原档号位置。

供稿人单位:华南农业大学