谋求新常态下人事档案工作新发展

文/宜昌市夷陵东城试验区管委会 唐西春；宜昌市柑桔科学研究所 余宗桦

干部人事档案是全面了解干部和正确选用干部的基础，提升档案工作的整体效能已成为一个重要课题，夷陵区人社部门主动作为，充分发挥职能作用，积极探索档案工作新途径，紧紧围绕中心工作，有效提升档案工作服务大局的能力。

一、干部人事档案建设的现状

干部人事档案室成立以来，在局领导的高度重视下，制定了完善的档案管理制度，配置了相对完善的档案管理软硬件设施，配备了专职档案管理干部1名、兼职人员2名档案，健全了收集、鉴别、整理等档案管理体系网络组织，形成了常抓不懈的治理体制，档案管理水平迅速提升，达到省一级档案管理工作制度化、规范化的要求。目前，档案库房建筑面积150余平方米，其中，库房52平方米，阅档室26平方米，办公室26平方米，室内配有完备的柜式空调机、计算机、打印机、照相机、温湿度记录仪、取暖器、打孔器、切纸机等设施设备。库存档案3599卷，其中，在职干部档案1577卷，离退休人员档案2022卷。

二、存在的主要问题及成因分析

（一）信息化程度不高。必要的基础设施是实现干部人事档案管理科学化、信息化的基础，也是创新发展和综合利用的前提条件。计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，无纸化阅档基本没有实施，高标准配备必要缩微复印设备、计算机、扫描仪、数码相机、干部人事管理系统软件等基础设施设备至今仍未落实到位，场地有限、资金不到位等等因素在一定程度上影响了档案工作的开展。

（二）利用价值较低。人事档案管理重保密，但在利用上明显不够，主要表现在范围的利用上，大多为人事档案，如个人简历、职称、个人工资、退休审批等等，历史档案、经济档案、社会档案利用较少，并且利用的方式也比较单一，有需要的时候才会去找一下资料，平时就堆放在那里，主动服务意识不强。开发服务意识差，在培养干部、后备选拔、职位升迁、能力考核等方面未能衔接，粗放型档案管理和激活专业人才使用相脱节，使人事档案功能越来越弱化。

（三）管档基础薄弱。部分人员没有经过专业的档案知识培训，缺乏相关的管理知识，对档案的重要性、保密性认识不足，对于档案如何收集、整理、归档、装订等基础性业务不太了解，有的还是“门外汉”，自觉收集、整理意识较差，容易造成管档工作底子不清，情况不明。主要表现以下方面，一是有些部门干部人事档案材料的收集内容不规范，不全面，不彻底，在审核干部个人材料形成时走过场，应进必进，并未按要求必须筛选事项内容进档管理和摒弃；二是有些单位根本没有专业性档案管理员，而是由从事办公室工作的人员替代，日常动态管档程序杂乱无章，无工作计划安排，缺乏全程监控防范机制和创新机制，查询人事档案时容易出现“两头办，多头跑”的现象，发生问题时造成相互推诿责任。三是部分档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档。有些为了节省经费，不愿意购买更新设备，有的抱着凑合着能用就行的态度，有的甚至将办公场所、阅览场所、仓库整合使用，没有分开，安全系数较低。在防火、防潮、防盗上，缺乏相应的技术手段，水平较低。有些在查阅档案的过程中，还停留在原始的手工操作上，方法落后，效率低下，管理成本大大增加。查阅过程中，由于保护工作做得不够，日光多次照射，反复将原件调出来使用，时间一长，磨损就很严重，容易造成纸张褪色，字迹模糊，有褶皱现象，严重的甚至出现掉页、撕破，严重影响档案的完整与安全。

（四）档案意识欠缺。一直以来，档案保管人员甚至领导都对档案工作在认识上存在误区，认为就是一些文字记载，没有认识到档案是这一种珍贵的信息资源、文化遗产，而是认为利用档案是职工自己的权利，有的认为档案工作是粘不上筷子的小事，平时就是剪刀、浆糊、抄抄写写，上不了台面，与本单位的中心工作无关，也不是什么主要工作，更不能给单位创造什么实质性的效益，不用费太大精力，工作差不多、过得去，能够应付检查、外调、查档，不丢失、不泄密、不出现什么问题就行了，长期被动应付，难以高质量地完成工作任务。

（五）机制制度不全。在立卷、归档、保管、利用等方面缺乏有效制约机制，既没有建立系统完善的管理组织，也没有明确管理职责，更没有建立起靠制度管人管事的具体措施，导致存在档案资料收集不齐全，存在无档可查的问题，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，甚至存在有些干部档案在年龄、工龄、党龄时间上的形成材料和第一手归档材料不一致的现象。

三、对策与建议

（一）加强信息化建设。档案管理部门要进一步制定信息化实施计划，并将信息化的各项工作任务分解到各个科室和每一个具体管档人员，并对工作开展情况实施督查，确保各项工作落实到位。通过加强信息化建设，进一步提高工作效率和准确度，提高管理的时效性和针对性。一是要加大经费投入，集中购买一批先进的计算机、扫描仪等现代化设备，熟练掌握操作技术，将文字性的档案资料输入计算机，通过相应的技术手段，将文字、图片、声像等转换成数据资料，实现档案纸质与数据两种形式并存。二是要加强档案数据整理整合工作，建成统一的数据库，实现“同人同城同库”，增强干部人事档案信息网站功能，提供网上业务办理和信息查询服务。三是开发档案管理信息网络平台，横向实现与人事档案中心、用人单位、管档和考核单位等相关部门的连接，纵向实现与省局和县、市、区档案管理部门的连接，做到信息网络系统的互连互通，数据共享。

（二）提高利用水平。积极转变服务方式，变被动服务为主动服务，在接待上要热情，仔细询问、了解查档目的、分析档案产生的来源、认真查找所需档案，做到接待生人熟人一个样、路远路近一个样，做到不厌其烦细致周到。在方式上要改变过去单一、坐地的服务方式，采取电话、信函、电子邮件等多种方式查档，做到有电必复、有信必查。在时间上做到短期服务与长期服务相结合，在做好随访随查即时服务的同时，对长时期在馆内查档的对象一如既往地做好服务工作，以体现“全心投入、全面周到、全程热情、利用者满意”的服务理念。通过多角度、全方位地提供服务，既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，将大大提高档案的利用效率。

（三）强化工作基础。积极争取领导支持，做好档案管理设施的更新，加大硬件和软件设施的投入，配置先进设备更新换代。实行办公场所、阅览场所、存放仓库各自分开，保证建筑质量，确保具有极强的防火、防潮功能。在内部，要配备铁质的档案柜，确保牢固，同时还要安装空调、除湿、灭火设备，要确保防高温、防火、防潮、防蛀、防盗、防光，还要保持通风透气，并且落实专门检查人员，进行不定期的检查。加大资金投入，配备先进计算机和网络设备，达到档案使用者能及时高效使用。

（四）打造一流队伍。要抽调素质高、原则性强和有一定工作经验的人负责具体工作。培养一支政治上可靠、作风正派、责任心强档案队伍，关心他们的工作、生活，要积极开展计算机应用技术培训，提供方便和经费支持，鼓励管理人员开展自学或参加培训，熟悉掌握计算机技术。

（五）完善机制制度。逐步丰富完善干部人事管理制度，在日常管理中，要求每一个管档人员建立工作台账，同时建立清单制度，实现干部人事档案可追溯管理，便于考核问责。完善《档案管理制度》《档案员制度》《立卷归档制度》《档案查（借）阅制度》等一系列规章制度，强化档案管理责任，档案柜全部落锁封闭，钥匙实行专人专管，档案管理人员的变换必须经由部门主要领导签字同意，确保档案管理始终有人抓、有人管。档案资料借进借出要随时登记，便于查阅，坚决杜绝借用不还、借用不按时归还现象发生。

干部人事档案工作是一项系统工程，既不会一蹴而就，也不会一劳永逸。我们要不断发扬创新精神，既要在制度上进行创新，又要在手动方式上创新，更要在观念上创新，按照干部发展的基本规律，采取积极有效的措施，积极探索适应现代干部人事档案管理的新路子，推动干部人事档案科学发展。