办公自动化在电力企业中的规划与应用分析

文/中国能源建设集团新疆电力设计院有限公司 陶洁

当前电力企业内部的信息化水平大体可以满足企业要求，但是随着自动化的快速发展，对电力企业的高效运作也有越来越高的要求，为了顺应时代发展趋势，促进电力企业可持续发展，我们需要更高效更方便的信息交流平台把企业的各项决策严肃、正式、准确、持久的传达给除企业内部的团体和个人，逐步打破目前的局域网单系统协同办公，更进一步将无纸化办公推行到互联网。

一、自动化当前办公的现状

办公自动化系统开发了公文管理系统、公共信息管理系统、办公事务管理系统个人信息管理系统。这些系统的使用来提高了公文的自动流转，信息查询更为便利，提高了信息的共享和员工的自动化办公，提高了员工的工作效率。根据目前信息技术的快速发展，系统要求更进一步提高，提高办公系统与其他应用系统的整合，有利于企业信息成为共享的综合平台，充分提高了系统应用的效率。

二、自动化办公的效益分析

自动化办公的效益分析，建成更加智能的一体化办公平台，在原有的高效、整合的基础上，有以下几个方面效益：

(一)提高重大事件的处理能力，提升公司对内对外正面形象。通过公文流转、督办事项、值班、重大活动组织、会议、接待、值班、信访、信息等工作能力的提升，实现达成工作目标的转变，从整体上对内展现一个训练有素、锐意创新、业绩优秀的办公室队伍，对外展现一个有社会责任感、专业、开放、严谨的公司统一形象。

（二）降低工作强度，提升办公质量。办公系统重点缩短的是流程办理的时间，提高协同能力。通过自动化办公系统，办理业务过程中信息处理的复杂度会降低，提高办理效率和质量。因此，可以提供更加自动化的数据采集。

（三）实现人性化管理，提升创新能力。对技术手段实现更加柔性的管理，让智能办公系统成为一项无处不在又无所察觉的信息技术，应用在管理者的日常工作当中，能使管理者不再受到信息系统的束缚，能让管理者的才能自由发挥。

（四）减少运营成本，增加员工满意度。办公质量的提升，能让公司人力资源整体水平提高，从而降低公司人力成本，减少办公易耗品消耗，降低公司整体运营成本。

三、自动化办公的实际应用

（一）应用依据分析。自动化办公的基本特征是自组织、自学习，能显著提升办公人员的感知能力，增强其分析能力与行动能力，它通过逻辑定义、优化整合智能体及其之间的关系，可以缩短办公资源的获取时间，提高办公资源的使用效率，一定程度上使电力企业办公事务不再受时间、空间限制，从而实现按需处理、扩展各项业务，并促进系统、员工与组织间的办公模式的转变。由此可见，智能办公系统具备专业的感知能力，能通过其互联、互通能力深化电力企业办公的智能化水平。

（二）发展趋势探讨。如今，我国信息技术水平已有大幅度提升，信息技术被广泛应用于各行各业，因此，电力企业的办公模式也有了一定变化，逐渐由传统的审批工作模式转变为自动化办公模式，且办公自动化也实现了第二代到第三代的发展过渡。具体来说，第一代起步于80年代中期，系统的主要特征是个人电脑与办公套件，这个阶段可以快速开展数据统计工作，进行电子化文档写作，并通过电子方式取代原始纸介质方式，成功实现办公信息载体的转变。第二代系统以网络技术、协同工作技术为显著标志，工作流程基本实现自动化，原来的手工收发文方式迅速被替代；第三代办公系统的运用进一步提升了办公自动化水平，工作流程多以知识管理为核心。

纵观办公自动化的发展历程，可知办公自动化最初是以数据为中心，后来逐渐转变为信息中心，然后过渡到以知识为中心。不过，就目前的情况来看，应用最为广泛的还是第二代办公自动化系统，因此，当前亟待解决的问题是，如何采取积极措施直接实现第三代系统平台的过渡与使用，并在此基础上进一步完善、优化衔接模块，提供更为优质的办公服务，加快功能模块之间的信息传递速度，提高传递效率，进而增强领导决策能力，加强员工执行能力，有效提升电力企业整体办公质量。

四、结束语

文章论证了办公自动化的现状、效益和应用分析，局域网的协同办公将会向到互联网的自动化办公过渡。充分的论证了互联网办公的必要性。采用了科学的方法、采集了可靠的数据。文章大体是讨论办公自动化的实际应用，研究中没用充分的考虑到互联网的覆盖情况、信息安全、人员专业素质和信息服务响应情况等因素。进一步提升办公自动化的效率，进行稳步的由局域网的协同办公到互联网的自动化办公过渡。