探讨电子档案及条形码技术应用在社保档案管理中的有效性

文/四平市社会保险事业管理局，离退休人员档案管理中心 韩冬

一、前言

社会保险档案管理是保险业务经办管理中一项非常重要的工作。传统的社保档案管理不易查询、容易造成档案磨损、保存不方便。为了提高社会保险档案管理效率，实现档案管理的记录、服务、保障、和有效利用目标，在社保领域建立一套成本低、易保存、使用方便快捷的电子档案管理信息系统迫在眉睫。

二、电子档案及条形码技术应用的必要性和可行性

（一）建立电子档案的必要性及可行性。1.必要性随着信息技术的广泛使用，社会保险档案的数字化建设已经成为必然的发展趋势。从查询上看，社保部门要为参保个人或参保单位提供查询服务，原始的纸质档案很难长期保存，且不方便查询，而数字档案可实现专人专档、单位独立成档等，查询起来更加方便。由此可见,加快纸质文档数字化转型，不仅是社保事业档案管理的需要，也是时代发展的要求。2.可行性。首先，信息技术的发展为社会保险档案的数字化建设提供载体。随着计算机技术、计算机扫描技术以及信息存储技术的发展，新的档案信息形态逐步形成，其能把纸质信息资源转化为电子档案信息，利用数字化平台作为信息保存仓库，通过计算机系统连接，实现档案资源的有序共享。

其次，保险业务人员给予技术支持。近年来，随着保险业务人员素质的提高，大多数保险业务人员已经能迅速学习和掌握现代信息技术，部分人员还能对信息系统进行维护，保证了电子档案信息的有效转化和安全使用。

（二）应用条形码技术的必要性和可行性。1.必要性。现代社保档案管理系统主要以条形码和电子档案作为核心技术，条形码技术与档案数字化系统可通过编码链接，实现档案信息的有效保存和准确快速查询，且社保业务中的每一笔业务都要生成电子档案资料，要减少处理这些文档资料时间，就必须采用可行的技术。2.可行性。利用条形码技术，操作人员可以通过扫描仪对带有条形码的档案进行扫描，并生成数字文档。在扫描条形码以后，条形码上的编码会自动读入社保档案系统并进行解码，进而反映出参保人员或者参保单位的基本信息，如业务办理时间及类别、参保人员姓名、参保编码等，这些索引信息会连同数字文档一起保存。参保人员后期查询时，只需要输入以上相关信息就可查出相应的社会保险资料。

三、电子档案及条形码技术在社保档案管理中的有效性

（一）提高了档案信息的准确性。从技术和时间上看，电子档案和条形码技术在各自领域中已经有较长使用史，也经受了各种实践上的考验，可以直接使用到社保档案管理工作中。社保档案部门的工作人员通过电子扫描技术扫描文档，即可生成数字化文档，再通过条形码与档案建立起唯一的链接关系，由计算机处理后，生成规范的电子档案目录，为参保人员原始的档案查询建立一个准确、便捷的信息平台系统。不仅如此，由于条形码对信息的生成、读取以及转换全部都由计算机操作完成，入库和扫描只需要计算机操作一次即可完成，整个过程只需要几秒中的时间，使整个过程信息的准确性提高。

（二）缩短了社保档案的入库时间。传统的社保档案管理多以人工记录和查询为主，由于工作人员每天面对的档案信息量大，容易出现记录混淆、信息遗漏等现象，而且随着时间的推移，档案容易破损，风化，甚至毁坏丢失。利用条形码和电子档案技术不仅取代了人工记录和查询，而且免除了人工建立信息索引的环节，节约了档案入库时间，提高了档案入库效率，实现了业务办理信息和社保档案系统的有效对接。

（三）降低了社保档案管理工作成本。由于业务系统和档案系统之间采取物理隔离的形式，可简单通过条形码转换保持业务和档案系统之间的互联，使电子档案系统实现对信息的远程查询。不仅方便了参保群众，而且使档案更易保存。在以后的社保业务工作中，建议在每一张业务单子上打印上条形码，用于提高条形码技术的可靠性。由于条形码技术的应用只需要建立在一张贴纸和简单的扫描仪之上，所以还可节省运行成本。

（四）提高了社保档案管理工作效率。电子档案和条形码技术的应用，代替了传统的人工纸质记载，使中间处理环节减少，节约了人力物力资源，并使保险业务工作人员从繁重、复杂的手工记录及手工查询的工作中解放出来，提高了档案管理的工作效率。

四、结语

社保档案管理是社保业务的具体反映，与参保人员的长远利益密不可分，还与国家档案事业的发展以及社会的稳定息息相关。社保档案管理工作中，利用以条形码技术为基础的电子档案管理系统，真正实现了社保档案的永久保存，节约了管理成本、提高了社保业务工作效率，解决了社保档案管理的易错、难存、不便查询利用的难题，是一项值得长期推广并不断改进的技术。

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