办公自动化环境下的医院电子档案管理

2015-11-26浙江省温岭市妇幼保健院朱丹平徐敏

办公室业务 2015年23期

文/浙江省温岭市妇幼保健院朱丹平徐敏

随着科学技术和医疗水平的快速发展，医院管理的要求也不断提高，医院实行办公自动化建设已成为提高整体工作效率、整体素质、综合能力至关重要的任务。在办公自动化模式下，积极推动档案管理信息化，不断促进档案管理水平的提升，实行档案电子化与纸质化同步，实现信息化、自动化的办公模式代替传统意义上的办公方式，管理水平的完善和服务功能的强化使工作人员可以及时地获取信息、共享信息和处理信息，实现快速传递文件、交流资料，提高医院档案管理水平，以满意医院的需求，更好地为医院的发展服务。

一、电子档案是医院办公自动化的发展趋势

电子文件最早出现在欧美等发达国家，是西方国家互联网技术的优势催生的必然性。不但可以提高办公效率，而且使办公信息的处理显现出高效率、高速度和低费用的优势，办公自动化是提高管理效率的重要手段,以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，解决日常行政事务，如会议管理、日程安排、手机短信通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式向自动化方式进行。科室间传递信息的重要工具，及时了解医院发展动态的主要平台，对文件进行系统性地管理，快速、准确地为领导提供数据，为领导作重要决策提供依据。办公自动化系统所产生的电子档案，对医院的发展有着举足轻重的地位，只有充分认识到电子档案的价值，才能对医院档案管理工作的开展起到推动作用。

二、办公自动化环境下电子档案管理的优点

办公自动化环境下，电子文件与纸质文件相结合，充分发挥两者的优点，办公文本同步整理和归档，令医院办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化的转变，最明显的效果是提高了工作效率，节约办公成本，最大化的利用医院资源。

（一）提高工作效率。传统的档案管理运用手工操作管理档案，既费时又费力，还存在一定的差错，以至于档案工作烦琐。办公自动化运用计算机技术和网络技术的信息处理能力，更好地收集文件，储存，统计数据和查阅信息，使档案工作变得简单，井然有序，有效地提高了工作人员的办事效率。由传统的集中立卷改变为随时立卷，使文档不积存，及时归档。

（二）资源共享便利。传统的文件查找会有一定的局限性，造成资源浪费。通过办公自动化平台可随时随地进行信息的交流和共享，使档案的利用变得更加方便和高效，可及时、同时了解各部门的工作动态，以便做出及时准确的决策。档案利用过程中对文档做出及时的响应和处理，保证了档案的查全率和查准率。

（三）信息传递及时。文件以往通过人工传递、邮政传递，受到了距离、时间上的阻碍，影响了信息无法及时传达，也有因为工作人员疏忽导致文件滞留、传递丢失等现象以致此项工作无法正常运行。通过办公自动化后，电子档案通过网络可进行传递信息，提高了文件传递的时效性，使医院及时完成工作。

（四）利用方便快捷。以往查阅档案都是手工调卷，办公自动化可提供多渠道、多路径的网络环境下的在线服务，可通过部门查询、关键字查询、日期查询等多种方式，向利用者提供在线目录查询和全文浏览服务。

三、办公自动化环境下电子档案管理的存在问题及对策

（一）电子档案的统一标准，规范管理

1.文书管理与档案管理基本上是不同部门管理的，文书部门处理文件的前期工作，档案部门负责接收，整理，归档工作。在管理上要规范体制，实行文书管理与档案管理统一领导，统一规划，同步发展。档案部门与文书部门要相互配合共同处理，确保各工作环节都能顺利进行。

2.制定业务流程标准，必须实行电子档案与纸质档案统一、规范管理，电子文件以档号命名，在纸质档案整理编目过程中使用相同的档号进行归档，档案系统中以同一存址，同一文件按档号对该文件进行挂接，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决档案的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的,使档案更好的发挥其作用。

3.统一技术操作标准。在进行流程设计时，采用兼容性强、应用性能好的系统，并对关键技术参数、技术标准进行统一处理，包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等，确保不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

（二）电子档案的安全因素

1.电子档案给用户带来利用便利和快捷的同时，其信息安全也面临着威胁。电子档案共享是通过网络来实现的，然而当前网络安全问题日益突出，增加了文件的安全隐患。医院应积极应用计算机、网络等信息化手段，建立档案安全预警预报信息网络，建立健全应急指挥和保障体系。

2.办公自动化下的电子档案虽然有很多优点，但纸质档案同样重要，网络环境下电脑容易感染病毒，破坏文件内容，导致文件无法打开，给医院造成损失。由于电子档案信息记录的原理和纸质文件不同，对载体的选择和保护仅仅是保护电子文件的基础，还需采取多种先进的信息安全技术和措施进行保护，考虑到计算机、网络等信息技术以及电子文件的特性，还应采取信息安全防范、信息加密技术、信息认证技术、防治计算机病毒、信息备份、网络安全等手段来防护。

3.与纸质档案不同，电子档案可以不留痕迹地进行修改，将文件通过网络同时发送给多位用户，造成文件信息泄密。工作人员在处理文件时应该将文档转化成PDF格式，添加防伪水印，加盖电子公章，采取电子签名，对需要加密文件进行加密保存。采用访问控制、权限控制、防写等技术手段和严格的管理措施，加强对电子文件的全程监管。以限制用户只能读取信息，无法对电子文件进行修改、复制等操作，以确保电子档案的真实性，安全性。

（三）对工作人员的要求。办公自动化环境下，档案工作发生了变化，档案部门不再是独立的，需要与各部门沟通，与其他工作人员配合，才能更好地做好档案工作。要提升档案工作人员的综合素质，帮助提高对电子档案的意识，加强档案专业知识、档案软件、办公自动化软件的学习，提高对文字的处理能力，熟练办公自动化操作流程，从而增强业务能力和管理水平。使工作人员既具备全面的档案专业素质，又具有较强的计算机信息系统操作能力。

（四）电子文件的归档工作中的措施。明确归档范围，严格执行归档制度。按照归档时间要求，做到及时归档。只要电子文件已经完成处理程序，构成其证据价值的信息便已齐备，就可以实施归档。归档应分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在归档工作过程中，要充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素，确保归档电子文件的真实、完整、规范、有效。