大数据背景下档案信息资源利用服务工作的特点研究

文/辽宁金融职业学院 祝彩凤；辽宁科技大学 杨晓慧

研究大数据背景下档案信息资源利用服务工作的特点，不得不先从大数据开始。关于大数据的概念，是一个发展中的概念，仁者见仁，智者见智。笔者通过网络搜索及研读论著发现，无论是大数据的先驱——麦肯锡的定义，或是亚马逊的大数据科学家们给出的定义，再或是国际数据公司的定义，都把“大”作为大数据的基本特征。大数据就是那些大到无法通过现有的软硬件设备在合理时间内进行获取和整理、数据种类日益多样化的数据集就是大数据。怎样从海量、高增长率、多样化且蕴藏巨大价值的信息数据中发现规律，预测未来，是大数据时代的核心问题。

一、大数据——挑战与机遇并存

（一）大数据背景下的档案信息资源利用服务工作面临挑战。就档案信息资源利用服务工作而言，大数据带来的首先是服务观念的挑战。新形势下的档案信息资源利用服务工作已经趋向社会化，档案利用服务工作不能停留在“你来我查，你需我找”的状态。在大数据时代，档案利用服务工作必须从传统被动的服务观念中走出来，更新观念，主动学习，接受挑战，变被动服务为主动提供利用。其次是对服务人员的技能挑战。在大数据背景下的档案信息资源利用服务工作对档案服务人员的技能提出了更高的要求。档案服务人员不仅要具备深厚的档案专业业务功底，还必须跟上时代步伐，学习和掌握信息处理、数据挖掘、数据分析等信息技术，兼通网络文化、法学等相关知识，更要具备前瞻的眼光，把握时代的脉搏研究大数据时代人们对档案的需求以及档案能够主动提供的社会服务和所创造的价值。第三是对档案利用服务方式的挑战。大数据时代的档案利用服务的工作方式不仅限于面对面的利用服务形式，更多的服务行为需要利用大数据技术，借助电脑、手机、平板等新型载体主动即时的推送给用户。

（二）大数据给档案信息资源利用服务工作带来机遇。一是从档案信息资源的存储和服务方式上，大数据能够实现快捷、高效的优质服务。大数据环境下档案信息的存储和服务利用可以有效分离，避免了重要的纸质档案材料重复利用带来的磨损，有效保护了档案资源。另外也使得重要的档案信息能够以数据备份形式永久保存下来，保证了档案的信息安全。二是档案信息资源利用服务急需建立以用户需求为导向的主动式服务平台，档案利用服务正朝着智慧型、时效性、个性化的方向发展。在此进程中有利于逐渐消除公众对档案利用服务工作的片面印象，推进档案服务的社会化进程。三是大数据使档案利用服务工作从观念角度以及时间和空间角度多方面的走向开放，这正是大数据时代的创新性和包容性体现。档案利用服务工作应抓住大数据技术与档案服务的最佳契合点，借助大数据环境，最大限度发挥档案信息资源的先天优势，推动档案事业的发展。

二、大数据背景下档案信息资源利用服务工作的特点

大数据时代给人类社会各个领域都带来了深刻影响。社会越发展，信息化程度越高，档案管理越规范，档案信息资源的利用频率就越高，作用效果越明显，档案价值的发挥也就越好。大数据背景下的档案信息资源利用服务呈现出了如下特点：

（一）大数据时代档案信息资源的利用范围社会化和服务对象大众化。大数据时代的档案利用工作最为显著的特点就是利用范围的社会化和服务对象的大众化。档案利用范围的社会化是伴随着社会的不断发展才逐渐出现的，它并不是档案产生之初就具备的特征。据史料记载，我国清代内阁大库贮藏的档案,“三百年来,除舍人省吏循例编目外,学士大夫罕有窥见其美富者”；即使“九卿翰林部员,有终身不得窥见一字者”。可见，在封建社会，统治者把档案作为政治统治的工具和君王权利的象征，对档案利用实行非常严密的控制，不会向普通百姓开放。档案工作一直处于一种封闭的神秘状态。

随着我国改革开放政策的实行，特别是社会信息化建设的飞速发展，档案利用范围的社会化和利用对象的大众化趋势日益明显。档案利用不再限制在机关查考和编史修志为目的，而是逐渐扩大了利用领域，涉及到社会政治、经济、科学、文化、外交等各个方面。档案利用除了解决工作问题以外，还被用来维护个人利益，如房产档案、公证材料、学历档案、工龄、奖励等都是利用率较高的档案。这既反映出社会需求的多样性，也反映出档案利用范围的社会性和服务对象的大众性，这一特征正是现代化信息社会快速发展的必然结果。

当然，在大数据时代背景下，档案信息资源的利用依然存在一定的限制因素。在信息时代，信息的传播和交流都非常便捷，人们可以通过各种手段获取所需要的信息。但作为社会信息资源组成部分的档案信息资源，在利用过程中是要受到一定限制的，其原因来自档案本身的保密属性。例如，涉及国家安全和重大机密的档案，涉及商业机密和公民个人隐私的档案，这些档案在一段时间内具有较强的保密性，因此不能随意利用和传播。在档案信息资源利用范围社会化和服务对象大众化发展的趋势下，我们需要清醒地认识到，有些档案信息资源的利用还需时日。但随着时间的推移，随着一些涉密档案的解密处理，这些档案信息资源终将为人们所用。

（二）大数据时代档案信息资源的服务方式多样化。档案信息资源是一种最真实、最权威的原生态信息资源，与其他社会信息资源相比，它具有更高的利用价值。传统的档案信息资源服务利用方式例如档案咨询、档案展览等更倾向于大众性，对档案用户的个性化需求考虑不足。现代社会，档案用户除了对档案信息本身的需求外，更渴望获取这些信息背后关联的相关知识。大数据时代通过应用现代信息技术不仅可以改变传统的低效信息检索服务方式，形成高效利用服务，还能揭示出海量档案信息资源数据中蕴藏的知识，并可以对档案利用者的查阅习惯、兴趣喜好形成数据分析，促进档案信息资源重新整合，形成个性化的档案资源服务。

（三）大数据时代档案利用服务的方式多种多样。2011年9月，在全国档案宣传工作会议上，国家档案局局长杨冬权指出创新档案宣传形式要“注重发挥各种新兴媒体的宣传作用，比如动漫的形式、网络视频的形式、手机短信的形式、电视滚动字幕的形式、户外电子屏信息的形式、电子书的形式、微博的形式等等，从而拓展宣传形式、手段和载体，占领新兴媒体阵地，进一步丰富和创新传播渠道，吸引更多的宣传受众。”从会议精神中可以看出，动漫、网络视频、短信、电子书、微信、微博等是信息时代新媒体形式，它们是信息传播的有力手段和途径。对于档案事业而言，上述新媒体形式也可以作为档案信息资源利用服务的新途径和新方法。充分利用这些新媒体形式可以将档案信息、档案工作动态、服务内容等直接推送出去，从而提高大众档案意识，使广大用户更加了解档案和档案工作。运用这些新的媒体形式还可以建立起档案服务人员与用户之间的直接联系，形成一对一的个性化智能服务形式。

（四）大数据时代档案信息资源的利用需求预测性。大数据的真正价值在于有效使用数据进行预测和决策。“目前大数据应用的领域主要集中在互联网、零售、金融等数据密集型行业，这些应用以服务自身企业数据挖掘需求为出发点”。企业的运营通过数据挖掘和分析来进行成本控制和决策管理；互联网公司通过在线全数据分析与挖掘为政府预测疾病爆发，改善教育和理解交通模型，例如谷歌通过分析人们在网上的检索记录成功预测了2009年冬季流感的传播；大数据应用于市场营销领域，提升了企业与消费者之间的关系，例如全球零售业巨头沃尔玛在对消费者购物行为进行分析，尝试将啤酒和尿布摆在一起的促销手段获得了成功。这些大数据的预测性成功的案例具备两个共同特征即：一是计算机自动生成的实时基础数据量非常庞大，二是大数据对个人行为的干预能力大大提高。

在大数据时代，将大数据的预测性分析应用到档案信息资源的利用服务中，可以帮助档案部门预知用户需求，从而指导档案工作方向。档案部门可以利用自己建立起的网络信息平台完成档案信息的实时采集、实时归档和实时分析。档案用户在检索信息时，在网络上留下大量的关于自己兴趣爱好和需求的信息。大数据的分析预测就可以通过这些网络痕迹，分析和预测出档案用户即将查阅的档案内容，甚至即将发生的国际大事等。通过电脑、微信等新媒体的实时推送功能，档案部门还可以将有可能引起用户兴趣的信息主动提供给用户利用，提高档案部门的利用服务能力。

大数据的预测分析将改变档案利用工作坐等用户上门的模式，它带给档案工作的是有的放矢的利用服务，档案信息资源将从藏在库里的状态主动推送到用户的电脑、手机、微信界面上，颠覆了传统的档案利用服务模式。

档案信息资源作为社会信息资源的组成部分，已经具备一定的大数据特征，但也略有区别，即档案信息资源的数据量巨大，但这些海量的档案信息资源需要统一的元数据标准，这就需要大量的时间、人力和物力将处在不同系统之间的档案信息资源进行整合，实现对档案资源的管控。虽然档案信息资源的流转速度正在加快，但其产生和更新速度远不及互联网上信息的更新流转速度。这些看似的缺憾，主要是由档案自身特性决定的，因为档案本身就是处理完结的、并且是具有查考和利用价值的信息资源，而非实时数据集合。但是，可以肯定的讲，档案信息资源的这一特点并不能影响它在大数据时代的成长，相反的，大数据时代的数据分析和数据挖掘技术，给档案事业发展带来严峻挑战的同时，也给档案事业带来了光明的发展前景。

大数据时代是智慧的时代，大数据时代的档案信息资源的利用服务工作，必须依托数据挖掘和数据分析技术，找出档案中的知识关联，利用新型载体推送平台，主动即时地推送给用户，才能使档案知识借助大数据的翅膀“飞入寻常百姓家”，实现档案事业的大发展。

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