高校无纸化办公模式探讨

文/北京联合大学应用文理学院 尹怡青

随着信息化，网络技术在各个行业的广泛发展和应用，传统的办公方式已经被无纸化办公逐渐替代，成为未来办公的一种发展趋势，目前，加快和推进信息化建设已经成为社会经济发展的重要组成部分。契合信息技术发展的趋势，首都高校系统也在大力推广应用无纸化办公，并且卓有成效。国家强化信息化建设是高校实施无纸化办公的直接动力。无纸化办公就是减少办公状态下纸张的使用量，或者完全不使用，同时，使用办公自动化软件，采用网络实现的方法，达到信息的资源共享等。然而在无纸化办公实施的过程也存在一些问题，导致全面实行无纸化办公的过程并不是很顺利，文章中针对一些问题提出了建议措施。

一、无纸化办公定义及其特征

（一）无纸化办公的定义。无纸化办公从某种意义上来说，借助信息及网络技术的手段提高办公效率，在此过程中减少了纸张的使用，大大降低了纸张的使用量，实现全面自动化式办公。低碳的兴起已经涉及了各个领域，具有社会前沿性，而高校无纸化办公室低碳校园建设的重要组成部分。

（二）无纸化办公的特征。无纸化办公的特征，就是采用现代化的网络信息技术，以计算机办公软件和硬件为主要载体，以便实现办公自动化的便捷操作，利用方便化的电子文件传承代替传统手工操作，电子文件按照办公软件的指令准确的传输到目的地，文件管理人员接收电子文件，直接呈送到相关领导审阅，或在科室院系中分发查阅，在很短的时间内，整个过程省略了文件的打印、分工分阅、回收保存等环节，节省了人力、无力、财力，不仅实现了低碳环保，节约资源，而且大大提高了办公效率。

二、高校无纸化办公模式构成

高校无纸化办公模式的关键是办公自动化，其实现形式是人机互动模式，办公人员与计算机及其自动化系统、软件、网络、通讯工具等进行的合作，具体的操作模式分工可以从以下几个方面进行分析。

（一）办公人员。办公人员是实现高效无纸化办公的主要成员，也是高校无纸化办公模式的不可缺少的一部分。无论是在传统模式中，还是在自动化模式中，人的作用是不可或缺的一部分。高校办公人员根据其岗位的作用不同，而被分为：实验岗位管理人员、教师岗位管理人员和行政岗位管理人员。具体在高校无纸化办公模式的应用中，办公人员的基本素质是完成任务的基础，比如操作计算机能力的要求，熟练操作各种常见的办公自动化软件、熟悉现代信息管理技术，拥有完成各项工作的能力，这是因为办公人员要完成各项任务，必须要借助办公设备、自动化系统以及网络通信工具等。

（二）办公自动化系统。办公自动化系统简称OA系统，其功能具有公文处理、会议管理、发文管理、档案管理、检索、信息发布等，是一种把计算机网络和现代化办公相结合的新型办公模式，在这个过程中借助计算机互联网技术，使智能化、远程化、无纸化、节约化等特点得以实现。

（三）办公设备和网络通信。通常来说，办公设备指的是无纸化办公的硬件装备，办公人员作为主体完成办公任务所使用的客观存在的载体。比如办公室相关设备，具体有：电话、计算机、计算器、打印机、扫描仪、传真机、路由器、交换机等等。使用网络工具能够达到短时间内有效的交流和沟通作用，比如飞信、QQ、微信、微博等，使信息能够及时的传达。

三、无纸化办公的全面应用仍存在一些问题

（一）无纸化办公技术问题尚未完全解决。网络安全、电子信息技术的安全性和稳定性是影响着电子信息系统的发展，而无纸化办公的资料都依附于网络的保存和传输，因此，网络安全问题和电子信息技术的稳定是保证无纸化办公的关键。随着计算机网络的迅速普及，网络涉及人们生活的方方面面，在如今数字化的时代，网络安全问题至关重要，受到越来越多的关注。计算机网络安全的主要原因有两点：一方面是系统的安全存在漏洞，容易被黑客通过病毒的侵入袭击控制整个电脑，导致文件的流失和破坏；此外，由于局域网内部的安全问题，比如用户使用盗版软件、移动存储器的无序管理等都可能出现网络安全问题。另一方面，对网络安全评估系统没有做到有效的监视，对于出现的漏洞，没有进行相应的检查，导致数据信息资料的外泄。这些网络安全问题一直出现在计算机操作过程中，如果要全面实现无纸化办公，必须要彻底解决影响其相关问题。

（二）法律法规建设不完善。我国法律关于电子文档类的保护，还没有详细、完整的明文规定，而无纸化办公系统的操作必须借助电子文档及电子信息系统的使用，要想使高校无纸化办公能够达到稳定、可持续的发展，需要有关法律法规对高校电子信息系统进行有效规范和保护的规定。

（三）无纸化办公投入大。建立高校无纸化办公，需要构造一个相对稳定、安全的电子信息平台，由于建立基于办公自动化电子信息系统平台，需要前期投入非常大的资金供应。在后期的信息系统更新和网络维护中，也有大量的资金做支撑。建成一个高校完整的、实用性强的办公平台，还需要服务终端的设立，在每个环节中硬件的配置都是择优选取得。因此，对于高校来说，是一个投资期间相对漫长的过程，与迅速发展的办公平台不相适应。

（四）高校办公人员的自身素质有待提高。信息技术，计算机、各种办公软件的熟练操作、各种办公设备的使用和维护都对高校办公人员的素质提出了更高的要求。一些高校办公人员对于计算机及其设备的不熟练操作，对自动化办公软件的陌生都会导致办公文件的出错率增加。无纸化办公通常使用电子文档进行工作和信息交流的，办公人员的不认真或者质疑对于文件的电子笔迹和电子签章等具有合法性的使用，不仅对整个工作的完成造成影响，而且也严重违反了高校办公人员遵守办公制度的规定。

四、对高校无纸化办公的建议措施

（一）切实解决网络问题。实现无纸化办公的前提，必须要解决好网络问题，要保证网络的畅通无阻和安全可靠。比如，防止黑客攻击、病毒爆发、非法用户入侵、机密信息泄露及重要数据丢失等。无纸化办公不仅要充分分析高校无纸化办公网络的具体应用和安全需求，而且要采取正确的安全策略和安全技术，建立安全的无纸化办公网络系统。高校无纸化办公网络可采用5种安全性：1.认证；2.访问控制；3.数据完整性；4.机密性；5.防抵赖业务。在针对高校网络系统的外部入侵及系统内部的安全隐患都要保持高度的重视，制定相应详尽的规章制度和管理手段，防止内部破坏事件的发生。具体的操作措施是：第一将安全策略、软件和硬件等方法结合起来，构造一个统一的防御系统，起到有效阻止非法用户进入网络的作用，减少网络的安全风险。第二，定期进行漏洞扫描，跟踪、及时发现问题并解决问题。第三，通过入侵检测等方式实现实时安全监控，提供快速响应故障的收到，同时具备很好的安全取证措施。第四，使网络管理者能够很快组织被破坏的应用程度。第五，由中央控制台统一控制和管理，在工作站、服务站上安装相应的防病毒软件，实现全网统一防病毒措施。第六，制定完善的内部管理和审核制度、信息监督制度。第七，采取有效的权限控制，即允许景观授权和景观验证的用户存取某一信息资源在服务器里，或是在个人工作站内。

（二）严格执行办公流程和办公制度。提高和传统办公方式的不同之处，无纸化办公通过借助办公自动化软件系统进行完成任务的。比如众所周知，传统的办公方式大多采用纸张作为载体，办公人员去办理公文，签字盖章等；无纸化办公需要辅助信息网络的虚拟办公环境，以电子文档实现信息交流。办公人员必须要按照办公的流程办事，严格执行办公制度，对于一些关于电子签章和电子笔迹验证的文件要验证其有效性、合法性。具体在高校办公环境中应制定统一的数据标准、统一的数据格式，制作表格或者拟定文件等。另外，由于高校无纸化办公不是办公人员之间的面对面交流，而是通过网络办公流程进行的。所以要制定与此相关的高校办公室管理制度。比如，制度办公人员的工作职责；制度关于网上公文收发及管理的规定；制度办公人员的奖惩措施等。

（三）提高高校办公人员基本素质。高校实行无纸化办公，必须加大对其办公人员的基本素质要求。高校办公人员作为办公自动化的主体，其起到非常关键的主体作用。因此要高效率的完成各项任务，无纸化办公必须要求其办公人员，要全面了解自动化办公软件的使用，因此，高校应按照办公室的规定，定期对办公人员进行知识理论培训。具体的培训内容有：第一，要了解掌握多部门之间协作问题，提高部门之间的高效率运作。第二，要掌握集成处理与web发表信息的工作平台，处理信息收集、处理和发布过程中分割的问题。第三，要能够完全熟练掌握分类、存储、整理等相关链接的各种类型文档，并熟练操作查询、web浏览、搜索等手段。第四，掌握信息访问和传输的安全性，利用私有秘要系统用于文档和邮件的加密、解密，为保证信息来源真实可靠，文档均保存用户数字签名，系统在后台跟踪用户的每一个操作，监测文件状态。

五、总结

随着低碳环保意识成为一种“时尚”在信息技术高效发展的今天，高校无纸化办公不仅节约了其管理成本，降低了人力、物力、财力的支出，大大提高了办公效率，已经渐渐得到人们的认可和推崇。本文指出了高校无纸化办公实现的过程中出现的一些问题：无纸化办公技术不完善方面的问题，高校办公人员基本素质低的问题，有关法律法规不健全的问题及无纸化办公资金投入巨大的问题，并针对一些问题提出了一些建议和措施。虽然高校无纸化办公不尽完善，也达不到完全意义上的“无纸”，但是，解决好上述问题，将会大大推进无纸化进程。

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