如何完善房地产档案管理

2015-11-26宣威市房地产监理所王爱华

办公室业务 2015年23期

文/宣威市房地产监理所王爱华

房地产行业的快速发展，给中国经济的提升带来了契机但也带来了挑战，一方面拉动了相关行业的发展并为社会创造大量就业岗位，但同时大量房地产档案信息一旦管理不善，就会对整个房地产市场的运行造成影响，最后辐射至其他相关行业。因此本文将对完善房地产档案管理的措施进行探讨。

一、正确认识城市房地产档案的特点

第一，法律认可。实际当中法律认可的能够确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的有效证明包括房地产权属证书和房地产档案。例如法院在裁判房地产评估、保全、查封、继承、抵押、交易等案件时，主要的裁量依据就是房地产档案。第二，动态性。实际中影响房地产档案动态性的原因包括两个方面：首先是，发生房屋状况变动、房屋被拆除产权灭失等房地产本身发展变化的情况。其次是，房产交易造成房地产权属转移、编号方式改变、路街巷变化、历史遗留问题、测量方法改变等因外界条件造成房地产档案变化的情况。第三，数量大、使用频率高。每一套房地产档案都会与房屋产权对应，据权威部门统计，在办理房地产评估、查封、抵押、继承、交易等正常业务时，大城市中每年需要利用房地产档案的次数为六万次左右，中小城市为两万次左右。总的来说，房地产档案具有较大的数量和利用量。第四，专业性。房地产档案是一种专门档案，主要是房地产登记部门形成的产权产籍资料及表册。第五，区域垄断性。在我国法律中规定房地产管理采用属地管理的原则，而在这个过程中房地产管理部门如果滥用当地产档案的垄断和独占地位，就会应当档案利用和管理的规范性，进而对房地产发展和社会稳定造成影响。

二、强化城市房地产档案的收集整理

第一，在产权登记、产权变更、其他涉及产权资料活动时，应当确保收集到的资料符合翔实、准确、完成要求，同时应当使用统一的文件规格、文件形式、技术指标、验收标准。另外收集档案还应当避免档案载体单一的问题，尽可能同时采用纸质档案盒电子档案。第二，应当收集完成归档范围内各种形式产权文件材料，通常情况下反映基建拆迁审批工作的文件材料都应当包含进去，例如反映测绘工作的图纸和报告、房屋和使用土地权属界定位置图、产权登记产权变更的证明和文件、产权来源等。第三，应当根据房地产文件材料形成过程确定归档时间，这个过程中应当考虑的主要因素包括保管利用便利性、房地产档案完整性、房地产档案安全性、统一高效管理等，并且需采用定期归档和随时归档两种方式。第四，完善归档管理制度。由于房地产档案数量巨大、使用频繁，加之房地产评估、抵押、继承、交易等业务呈快速上升的趋势，各项房地产档案资料增加速度极快。在这种情况下管理部门应当对材料的移交、形成、审核进行严格管理，并及时归档整理文件材料，在有效统实物和房地产档案的条件下，推动房地产档案管理水平的提升。

三、健全城市房地产档案管理制度和机构

第一，对管理机构进行完善。根据我国相关法律规定，地方房地产形成管理部门在本地区房地产权属档案管理工作需要的基础上，构建配置专职档案管理人员的房地产权属档案管理机构，同时还应当对相关工作制度进行完善。第二，对管理制度进行完善。为了提升档案管理人员的创新能力和服务意识，地方相关部门应当对房地产档案管理制度进行完善。我国档案法规定，责任部门应当订立档案管理的规章制度，并对档案法制体系进行完善和建立，进而形成对档案管理活动的有效规范。第三，有效培养房地产档案管理专业人员。实际当中档案管理部门应当开展针对档案管理工作人员的培训，进而保证相关档案管理工作的有效开展。与此同时档案管理机构还应当充分吸纳和引入房地产专业管理人才，进而为房地产档案管理工作构建一个高素质、高能力的工作团队。

四、实现房地产档案现代化管理

第一，在档案管理工作中充分运用网络技术。档案管理工作人员应当通过网络技术、自动化技术、现代电子技术的运用，有效解决因现代房地产管理工作中因档案流动大、变化快、多载体造成了困难。通过计算机技术和网络技术的结合运动，能够有效推动房地产档案管理模式的改革，进而推动房地产档案信息利用管理、查询、整理、收集的现代化发展，进而实现房地产档案信息更加快捷和充分的查询。可见通过先进技术的运用不仅能在一定程度上解决产权档案数据庞大、工作量大、变更频繁造成的问题，还能够促进档案管理工作效率和水平的提升。第二，逐步构建电子档案。电子档案不同于传统纸质档案，以数字化信息的形式存在，它的形成是建立在设备的基础之上，其可更改性和可共享性更强。第三，提升系统安全。管理档案最基础的要求就是完成和安全，在城市房地产档案管理中要求的安全是避免自然灾害和人为对系统软件和硬件造成破坏，工作中不仅要做好各项防御工作，还应当强化用户权限管理这一环节，进而保障房地产档案的安全性和完成性。