新形势下档案管理工作的规范化探讨

文/吉林省长白山管委会办公室 赵志玲

档案是记录社会、企业、个体发展与成长历程的重要方式，是重要的、具有极大保存价值的历史材料，强化档案管理，提高档案利用率，有利于推动社会、企业、个人的全面可持续发展，故十分重要。随着我国档案事业的飞速发展，优化与完善档案管理，确保新形势下档案管理工作的科学化、规范化、标准化和高效化显得尤为重要。

一、强化对档案管理的重视，提高整体认识

强化重视，提升认识是做好档案管理工作，促进管理规范化的基础与前提，故我国企事业单位，抑或是社会团体机构都应认识到规范化档案管理的重要性。管理者要树立科学全面的档案管理观念，消除以往“档案管理之于企业发展无关紧要”的思想意识，明确档案管理工作意义，积极主动地推进档案管理规范化开展。促进档案管理的规范化，领导者主要可做到以下两点：一是领导要强化与档案管理工作者的沟通。全面关注档案工作开展情况，针对出现的问题及时采取解决措施，善于采纳与吸取工作人员的建议，并积极鼓励工作人员做好档案管理每一环节的工作。二是加大资金投入，奠定档案管理物质基础。将档案管理工作的经费开支纳入企事业发展的总开支，并根据档案管理工作需要加大经费投入，完善档案管理部门基础设施，提升档案管理的科学性、规范性。

二、以“三严”全面促进档案管理的规范化

作为机关企事业单位的领导者，要懂得以“三严”提升档案管理的工作的规范化水平，“三严”即为以下三点：首先，严抓制度建设。制度建设是新形势下确保档案管理规范化的制度保障，制度本身被认为是一种标准化、科学化的规范。因此，企业领导者应基于档案管理实况，制定出文件生成、资料搜集、整理、立卷、检索等各个环节的规章制度，确保档案管理有章可依、有制可循。其次，严格立卷归档程序与标准。规范化的档案工作离不开科学的立卷归档程序与标准，故严格立卷程序与标准势在必行。只有对已经完成的文件才能进行立卷归档，未完成的切不可随意归档；确保立卷分工的合理性，知晓并明确档案文件归档重点；把好卷宗入口关，确保文档完整性，并做好装订工作。最后，严把公文制发。公文是档案的前身，它是由档案转化来的，故要严把公文制发，确保公文质量，这也是促使管理规范化的有效途径。

三、提高档案管理人员素质，确保规范化

建立高素质档案管理工作人员队伍，提高管理人员素质是确保管理规范化的关键途径。机关企事业单位应做到以下几点：1.更新培训理念，坚持“以人为本”。以往的档案管理人员培训中，忽视了培训者的个人发展，缺乏有效激励措施，培训方式陈旧落后，培训氛围死气沉沉，参训人员的积极性低，故要采取带薪培训、趣味培训等方式调动参训者的积极性，这也是提升培训效率的重要途径。2.抓好培训工作。对档案管理人员来说，政治素质、业务素质、现代管理素质等缺一不可。即培训内容既要包括档案专业知识、管理技能，思想政治水平、职业素养等的培训，也要强化多媒体技术培训，全面提升受训者的综合素养，使其更高效地投身档案管理工作，为规范化的档案管理工做贡献一己之力。3.有计划地引进国内外高素质档案管理人才，不断充实档案管理人才队伍，循序渐进地提升机关企事业单位的档案管理质量。

四、坚持与时俱进，提升管理的信息化水平

档案管理信息化水平的高低一定程度上影响着管理的秩序性、规范性，当前一些企事业单位在规范档案管理过程中，忽视了信息化管理的重要性，缺乏对信息化管理的重视，故信息管理手段低效，不能推动档案管理实现规范化。因此，以信息化手段规范档案管理工作的开展俨然成为一种趋势。首先，以现代数字化技术和网络技术丰富档案管理手段，为早日实现规范化管理奠定基础。例如可通过建立信息化档案管理系统、对员工实施网络信息技术培训等途径来实现。信息管理系统的建立可确保收集、分类、检索、保管等各个管理环节一体化，提升管理的规范性。其次，利用现代化管理软件实施档案管理。管理软件的使用提高了管理效率，还一定程度上减少了人为操作与控制的弊端，一举两得。

新形势下我国档案管理工作的开展面临着严峻的压力与挑战，档案管理理念与手段都应不断与时俱进，开拓创新，迎合时代发展与社会进步，不断完善档案管理工作，确保规范化管理。笔者认为，管理者可通过“强化重视，提升认识”“提高档案管理人员素质，确保规范化”“以‘三严’促进管理的规范化”“坚持与时俱进，提升管理的信息化水平”等途径为规范化档案管理扫除障碍，循序渐进提升档案管理效率。

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