现代医院档案管理工作的思考与对策

文/安徽省铜陵市人民医院 何锋

医院档案是医院在基本建设、医疗业务及相关管理活动中形成的各种原始记录，对医院的日常管理、医学研究、工作查考及教育宣传培训的重要资料。面对新的医改政策，医院发展面临难得的发展机遇，档案工作也应该与时俱进，转变档案管理模式，加强规范化管理，适应医院发展的新需要。医院档案管理人员应充分了解医院档案管理存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好现代医院档案管理工作，从而充分发挥档案的积极作用，为医院创造更多的物质财富和精神财富，为广大患者的生命健康提供有效服务。

一、医院档案管理的现状分析

（一）未能正确认识对档案资源的作用。大多数医院长期以来专注于医疗、预防和科研这方面中心工作，对档案工作的关心程度相对单薄，档案工作未排到医院的日常议事日程，说起来都说很重要，但实际工作中对档案工作的关心和支持较少，涉及人员、设施、经费等问题时，能拖则拖，能砍则砍，导致档案工作在医院中的地位相对低下，严重影响了医院档案的管理水平，挫伤了档案管理人员的积极性，在谈到医院档案时人们的印象中很容易被联想为“陈年往事”一词，还未引起大家的足够重视。

（二）医院档案管理体系不健全。由于医院的管理者没有真正认识到档案的重要性，导致虽然大部分医院都设置了综合档案室，但综合档案室不“综合”，很多只管理文书档案，而医院中医疗档案、基建档案、设备档案还分归不同部门管理，一个医院的档案未能实现集中统一管理，档案的效用合力未能形成。各部门、科、室档案员大都由兼职人员轮流坐庄，变动频繁，档案业务不熟，交接手续流于形式，监措施不力，档案丢失、未及时归档现象时有发生。主要的原因还在于医院档案的管理没有一套科学的管理体系，档案机构不健全，责任体系不明确，考核制度不落实。虽有制度规定，也仅是一个象征，也是为了应付上级检查和考评，真正付诸实施的是很少的一部分。随着科学技术的进步，社会的发展，尤其是信息化深入到社会的方方面面，存在于人们生活的点点滴滴，档案的内涵和外延都发生了深刻的变化，今天的档案不仅包括各种重要文件、资料、图书，而且包括各种有价值的图片、影像、技术数字等等，医院没有重视此类科技的进步，没有按规范建立档案管理系统，档案管理不规范，信息共享程度低，档案的利用率也低，档案的真正效用没有得到发挥。

（三）档案专业人员素质亟待提高。医院的档案管理岗位是年轻人不愿去，大多是医院关系户、临近退休人员，有的是临床护士和后勤人员从事档案工作，档案专业人才缺乏，档案专业出身的人员更是凤毛麟角。他们没有专业的档案知识，业务水平和业务能力有限，抱着混日子享受的角度从事此项工作，对传统的手工检索尚能运用自如，但在当今的信息潮流中，面对计算机自动检索等现代化技术无所适从，难以适应档案数字化、信息化服务的需要，这种状况常常会给档案利用者快速、准确地利用档案带来很多障碍，已不能适应医院现代管理的需要。

（四）档案管理保管环境和安全措施薄弱。医院对规模、诊疗科目、设备、人员结构等核心部分，都一般都有比较详细的规划。虽然档案工作的投入相对较少，但由于领导的不重视，很难于列入医院的发展规划，长而久之势必造成档案管理水平与医院整体发展水平差距越来越大，将会对医院的长久发展产生消极影响。这样使有的医院外表条件优越，但档案库房保管条件较差，基本的档案保护要求不能达到，库房破旧，设备老化，档案“八防”要求的基本设置没有配置。除了上述硬件不到位外，档案安全防范措施不到位，一方面没有专门的符合条件的档案库房，另一方面在信息化时代档案人员对电子档案知识一知半解，没有专门的安全保管措施，未对电子档案进行安全备份，容易造成电子档案信息的丢失。一旦遇到像地震、泥石流等突发性事件，自然灾害，或者遭遇计算机系统性损坏，将对档案实体和电子信息造成直接的破坏和除破坏和丢失。

（五）未能处理好档案工作保密与利用率的关系，档案利用率低。保密是档案工作的基本属性，档案部门被视为“保密重地”。但过分强调其保密性，无疑是作茧自缚，使档案和档案利用工作蒙上了一层面纱，给人一种神秘莫测的感觉，许多人不敢轻易地踏进档案室的大门，档案部门长期处于封闭半封闭的状态之中，档案人也被视为“装在套子中的人”，与外界交往甚少。这种状况严重脱离社会需求和医院建设的需要，导致档案工作地位和知名度不高，成为被人们遗忘的角落。

二、做好医院档案管理的对策

（一）强化档案意识，明确责任，健全制度。首先，应加强对医院档案工作的领导，建立的医院档案管理的责任体系。改变过去那种说起来重要、闲起来次要、忙起来不要的传统思维，自觉将档案工作纳入重要议事日程，纳入本单位发展规划，明确领导，加强监督，解决工作中的困难，为工作人员创造良好的发展环境和氛围。其次，要有针对性地采取措施，充分调动档案人员的积极性，激发档案人员自觉学习和工作的热情，促进档案队伍的素质和管理档案的能力的提升，形成人人都来干事创业的生动局面；要用职业的光荣感激励人心，引导档案人员真正认识到档案工作是一项为事业做贡献、为时代写历史、为文明传薪火的崇高事业，从事档案工作同样可以大有作为，从而增强责任感和使命感，更加热爱本职工作。第三，要运用绩效考核机制建立目标管理责任制，将档案管理与经济核算挂钩，根据考核工作目标实现情况实施奖惩，为档案工作的开展提供重要的纪律保证。第四，加强档案安全体系建设方面，拓展安全监管范围，严格落实安全监管制度，强化安全技术保障，确保档案特别是重点档案数据的绝对安全，坚决杜绝因档案数据丢失或档案信息泄露而使公共利益和个人利益受损现象的发生。第五，档案工作人员要主动出击，争取领导的理解和支持，主动向领导请示汇报工作部署，争取将档案工作列入领导工作议事日程，纳入医院整体发展计划，纳入目标管理项目，建立科学的考核制度，加强投入，完善档案管理条件，为科学管理档案打下良好基础。

（二）创新理念和方法、加快信息化步伐，赋予档案以生命力。档案富有“今后赖之以知古，后世赖之以知今”的职能，因此必须重新认识自身工作的对象，档案工作的对象不是简单不变的文件、数字、工具，而是档案工作的重要流程和服务对象，文件、数字、工具只是介质，目的是提供服务，产生效益。在具体操作中，要改变传统的按部就班的习惯，创新收集、整理和利用的方法，按照档案的不同类型，制定相应的工作流程，取得高效的档案管理效果。如基建项目验收应由档案人员对档案进行验收，档案未验收工程不得结算，工程结束的三个月内上交所有档案，财务档案使用后连同登记目录要求在两年后交档案室，视听档案在活动结束时即交到档案室。对于重大项目档案，如科研类、基建类档案应按照项目管理规范，在项目立项开始时，即明确项目的档案管理负责人和档案具体承担人，做到档案产生在什么地方、什么时候，就有档案人员跟踪的足迹。要加快创新步伐，了解有关法律，熟悉医院各种类型档案的产生过程，及时准确收集资料，科学管理，总结编纂，让档案工作落地、开花、结果，发挥出最大效率。档案人员要紧跟时代和科技的步伐，强化学习，掌握与档案专业相关的信息技术，利用先进的档案管理手段提升档案管理水平。在当前广泛使用的H I S、L I S、P A C S的医院数据系统的平台上，建立电子数据中心，统一标准，把已建立医院信息系统的单位的电子数据上传到数据中心，并且要求建立统一的数据格式，编制统一的档案号，从而达到方便档案查阅，档案统一共享的目的，设计标准化规范化的数据共享模式，使之适应医院和社会的需要。通过档案的服务利用来促进信息资源的开发，充分利用数据系统在档案管理工作中的作用，完善档案数据库，及时更新，保证医院档案信息的真实和准确。

（三）加强档案工作宣传的力度，密切档案与领导和临床一线及社会的联系。加强宣传主要是加强档案有用性的宣传，让领导和相关部门认识到档案的作用，唯有主动宣传自己，主动提供档案服务，密切档案与中心工作和重点工作的联系，将档案工作的触角深入领导的日常工作，深入临床一线，深入每个职工的心中，根植于民，才可以走出深闺，展现出自己的真实面目，发挥其应有的作用。要不断创新宣传方式，利用重大节日和重大活动时间，采取编研出书、举办陈列展览、组织开展专题研究多种方式加以宣传和推广。利用医院信息化的优势，开通网上利用，使用档案网站、微博、Q Q群、论坛等，真正将档案的丰富文化价值挖掘出来，使更多人认识、了解、关心和支持档案工作，以保证医院档案工作的顺利开展。

[1] 丁文龙.基层档案工作者素质提升的思考[J].中国档案,2015(6):65-66.

[2] 刘皓.医院档案管理存在的问题与对策[J].中国档案,2007(11):34.