浅谈PDCA循环在医院文化档案管理中的运用

文/十堰市太和医院（湖北医药学院附属医院）院务办公室 王蕾 李沐子

在文化档案管理工作中，管理人员经过整合与积累，不断对医院历史进程、人文事迹、医院特色相关资料进行扩充和整合，并通过医院大事记、医院年鉴、医院院史馆等形式进行展示。文化档案管理工作面临时间跨度大、层面广、资料格式多样化等问题，如何规范医院文化档案建设，提高档案管理质量是我们档案工作者面临的一大难题。

PDCA循环又叫质量环，即英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(行动)的第一个字母。PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。针对性的对医院文化档案进行PDCA管理，是实现档案管理多元化的一个重要举措。我们把文化档案管理工作利用PDCA做循环改进，找出问题，提出方法，解决问题并更好的完成工作。

一、文化类档案管理现状及原因分析

（一）管理流程不完善。医院文化档案涉及面广，牵涉临床科室及行政职能各部门，专人管理职责划分不清，造成了资料搜集难度大，保管维护不善等问题。

（二）档案呈交质量低。因为缺乏专人管理且各科室及职能部门日常工作较为繁重，在科室资料归档方面缺乏专业性和自身特色。影像资料的搜集多为宣教部门负责，文字及专业类别资料由各科室提供，两个提供主题间缺乏有效沟通，造成资料在内容、图片、影像、资料格式方面不匹配的情况，大大的降低了档案的质量。

二、医院文化档案与医院文化建设的关系

文化档案与医院文化都是医院管理的重要组织部分，两者既有一定的职务范畴区别，又有相同的属性联系。文化档案给医院文化建设提供了大量的内容储备，可作为医院文化的制定依据。另一方面医院文化氛围的营造又给文化档案开拓了更多的表现方式。档案史料促进文化建设，文化建设丰富文化档案内容，档案管理又完善了医院文化建设的具体措施，从而达到相辅相成，互相依托，互为因果，让文化由抽象变为看得见、摸得着的资源，形成良好的循环管理模式。

三、PDCA循环在医院文化类档案管理中的应用

（一）P阶段。通过对日常工作的分析，制定出相应的工作计划。我们的目标是利用文化档案凝练医院精神，传承医院文化，帮助医院进行人本管理，同时促进医院又快又好发展。

在日常管理工作中，加强医院文化宣传，提高领导及员工对医院文化及文化档案工作的重视；建立完善的规章制度，制定较为全面的医院归档制度，做到专人专项负责，明确个人和科室在文化档案管理中的职责；将科室文化作为医院文化的建设主体之一，鼓励科室建立特色专科文化，做到科室与医院规划同步，医院从科室汲取养分，更好更全面的营造主体文化氛围。

（二）D阶段。医院文化档案的建设管理要坚持与医院大方针政策同步走，实现集中统一管理，分门别类细化设定。针对档案工作进行归口管理，设定办公室为档案管理办公室，下设专人进行档案的整理和修缮；对此类档案做分类列表整理，并由专人每季度上交至档案室进行归整，同时纳入科室综合考核项，提高文化档案的管理效率；针对平时工作中出现的问题，办公室进行再培训。搭建有效沟通平台，做到多科室交流，创建自身专科特色文化的同时更好的进行大环境多科室融合。

（三）C阶段。加强实施过程的落实，通过宏观控制，进行效果查检确认。由办公室成员及部门临床、行政科室负责人建立档案审查小组对每月文化档案呈交质量及科室文化建设进行考评。办公室成员对档案的完整性、实效性、多元化进行考评，各科室负责人对档案的专科专业性进行综合分析，行政科室负责人对各科室专科文化建设的合理性、与医院大方针政策和文化的同步性给予指导性建议，三管齐下，找出问题，并及时解决。与此同时，医院多开展QCC专题、科室文化建设推荐、档案能手评比、档案类培训等相关主题活动，进一步规范文化档案工作，更好的促进医院文化建设。

（四）D阶段。针对查检阶段出现的相关问题，做出透彻的分析，在肯定前期工作成效的同时积极向领导班子反馈情况，为制定下一阶段措施打下坚实基础。建立更为合理的标准，形成由上到下，由表及里，由内到外的反馈体系。

四、结语

将PDCA循环运用到日常工作中来，加强制度化、规范化、人文化、多元化，通过对文化档案的管理工作，让医院每一位员工都能参与到医院管理中来，形成较为良好的主人翁意识。同时管理者可以通过文化档案建设搭建与员工之间的沟通平台，强化民主。医院通过完善文化档案，多形式的了解各科室的发展情况，为医院文化建设提供基础支持。重视文化档案这一笔宝贵的精神财富，对提高医院的文化建设水平，推动医院可持续发展有着重要作用。

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