档案收集整理在档案管理中的前提保障价值分析

2015-11-26吉林省白山市长白朝鲜族自治县电视转播台唐霞

办公室业务 2015年23期

关键词：收集整理整理管理工作

文/吉林省白山市长白朝鲜族自治县电视转播台　唐霞

文/吉林省白山市长白朝鲜族自治县电视转播台唐霞

档案收集整理是档案管理过程中的重要组成部分，档案管理的质量直接决定了档案机构的整体服务水平。笔者通过对档案收集整理在档案管理中的前提保障价值进行分析，提出意见和建议，以期促进档案材料的完善和档案收集工作的顺利完成。

档案收集整理；档案管理；前提保障

档案是对相关单位和部门从事的一系列活动的历史记录，其保存形式多样，档案机构的日常工作过程中离不开对档案的收集和整理。档案管理人员要结合档案的具体内容和形式，对档案进行合理科学的分类和整理等，降低档案管理过程中的难度，减轻档案管理人员的工作压力，从根本上推进档案机构日常管理工作的顺利进行。

一、档案收集整理的相关概述

与其他文件形式不同，档案收集管理工作相对比较复杂。档案收集的目的是对各项工作进行指导，或者对历史事件进行考察。它要求档案管理人员在档案的收集和整理过程中以真实的历史材料为前提，同时也要保证材料的完整性。档案管理人员要结合档案的日期、形式、内容等在日常的档案管理过程中对档案进行收集、分类和整理，确保档案资料在管理过程中的完善，从而以指导相关部门各项工作的顺利开展。

二、档案收集整理在档案管理中的前提保障价值分析

（一）提高档案意识。目前，我国很多档案管理人员没有树立正确的档案意识，造成档案的收集过程中存在档案遗失或者档案不齐全等现象，导致相关部门在后期的工作过程中没有相应的档案依据。档案管理过程中，管理人员普遍缺乏档案管理意识，主要体现在以下几方面。首先，档案管理人员对档案收集和整理不够全面，造成单位领导外出参加会议的相关资料、记录、文件及图片等没有及时归档；其次，日常工作过程中各部门之间的相关来往信件没有及时交送档案部门；最后，工作过程中涉及的各类资料、证件等收集的不全面，导致档案管理过程中各种问题的出现。档案管理人员改变传统的档案管理理念和管理模式，树立正确的档案意识，能够保障档案管理工作的有效进行。

（二）促进档案管理制度的完善。档案的收集和整理工作相对比较复杂，相关机构和部门要重视档案的收集和管理工作，加强对档案收集和管理工作的宣传，从根本上提升人们的档案管理意识，在日常工作过程中认识到将相关档案和文件进行收集和归档的重要性，相关机构要结合实际发展情况，不断完善档案管理制度，指导档案管理人员根据时间、内容、形式和范围等对档案进行归档。比如，档案管理人员要将影像资料、文字资料与音频资料区别开来，按时期和相关内容进行分门别类，从而提高档案的管理质量和查询效率。同时，要根据档案管理的实际情况建立科学合理的档案管理考核制度，在日常档案管理过程中将责任落实到个人，以提升档案管理质量和效率。

（三）提高档案收集效率。档案的收集整理工作相对比较复杂，无论是档案的形式还是内容都比较多样化，因此其管理难度也相对比较大。领导要对档案收集管理工作进行重视，同时，各部门之间也要加强交流和沟通，从根本上促进档案收集管理工作的顺利进行。由于没有统一的档案管理标准和管理模式，导致档案日常管理过程中的混乱。没有科学合理的管理机制对档案管理工作进行约束，造成档案的整合和应用等不符合标准。档案管理人员要认识到自己的工作内容，不断采取多种方法，进行多途径的档案收集，与各部门进行沟通，让他们及时上交档案，对部分不积极配合的部门，要进行催交，从而保证档案的完善，为后期各项工作的开展提供相应的参考和依据。

（四）改变传统服务模式。目前，我国很多相关机构的档案管理人员普遍缺乏主动服务意识，在档案的日常收集和整理过程中过于被动。档案管理人员要树立正确的服务意识，加强与人民之间的沟通。将计算机和网络技术应用于日常的档案管理过程中，实现线上服务与线下服务相结合。档案人员要树立良好的服务态度，主动发挥互联网的优势，实现远程服务和资源共享等。同时，要结合具体的档案情况，对档案进行整理和筛选等，让人们充分认识到档案的作用和重要价值。并依据档案存储情况，编印相关的档案参考资料，为人们的日常档案查询提供合理的依据。只有重视档案的收集管理工作，才能给人们提供一个良好的服务环境。

（五）提高档案管理人员的从业水平。我国档案管理人员的从业水平普遍偏低，导致档案管理过程中各种问题的出现。档案机构需要结合档案管理过程中的具体工作情况，制定相应的规章制度，对档案管理人员的行为进行约束，以培养档案管理人员的专业技能和职业道德。也要对档案管理人员进行定期或者不定期的培训，通过开展相应的培训活动，让他们树立正确的档案管理意识，提高档案管理水平。并结合档案管理过程中的实际情况，建立相应的奖惩措施，对日常工作过程中表现积极的档案管理人员予以奖励。