建立固定资产投资项目档案管理制度的必要性及实施策略分析

2015-11-26杭州文化广播电视集团钱惠萍

办公室业务 2015年23期

关键词：工作者档案管理制度

文/杭州文化广播电视集团　钱惠萍

文/杭州文化广播电视集团钱惠萍

固定资产投资项目档案管理工作在企业项目的运转过程中发挥着不可忽视的功能，然而，当前许多企业并未充分意识到这一点，因而建立固定资产投资项目档案管理制度迫在眉睫，这篇文章首先分析了我们建立档案管理制度的必要性，然后给出了相应制度的实施对策。

固定资产；档案管理；必要性；策略

随着这些年来的不断发展，国家不断进行拨款、投资，企业随着规模的增大，不断进行扩建、改造，在这个过程中产生了许多固定资产投资项目档案，这些档案具有不可忽视的作用，是项目建设的前期重要准备，因此我们要想做好项目建设，建立档案管理制度是当务之急，档案管理主要由档案管理工作者负责，他们的目标是使档案能够系统化的、规范化的进行管理，发挥出档案管理制度在项目建设过程中的价值。

一、建立档案管理制度的必要性分析

（一）实施固定资产投资项目档案管理难度比较大、操作比较困难。在公司项目运转过程中，伴随着项目的不断推进、增多，固定资产的投资也不断加大，相应的，需要建立的项目档案数量也在不断增加，相关档案的内容包括项目的申请、审批通过、施工、生产前的准备以及竣工和投入生产等，固定资产项目投资档案管理的目的是为项目建设管理、科研生产、竣工验收等工作服务，这样看来，固定资产档案管理制度建立是一项艰巨的任务，它在投资项目建设过程中占有重要地位；其次，企业在项目投产、建设时伴随着大量的文件资料产生，这些文件资料复杂凌乱，包括专业技术类和管理类等，同时对于档案的信息载体形式也是多种多样、种类繁杂、数量大，我们在进行档案管理时就会产生许多困难；再次，在整个项目建设过程中，涉及不同部门，文件的收集也存在一定困难。一般情况下，我们在进行项目建设时，要涉及不同的部门和机构，各个部门之间项目协作，相互监督，关系特别复杂，处理特别困难，这就会导致我们在处理档案时难度加大。再加上由于项目文件资料始终贯穿在项目建设的过程中，会导致档案收集的时间比较长，耗费精力比较大，对收集工作带来巨大挑战。

（二）固定资产投资项目档案管理要求高、涉及面广。投资项目档案是能够完整，全面的揭示项目建设全过程的原始文件资料，它是一笔无形的价值财产，也是进行审计、监督、验收的重要依据。因此，档案管理工作者在做档案管理工作时要注意把档案完整进行归档。我们在进行档案管理时，就是为了使档案能够完整表现出来，发挥其应有的作用。因此，我们必须要进行投资项目档案管理。

二、建立档案管理制度的实施对策

（一）建设工程项目的档案内容要全面、细致、完整的反映建设过程中的真实情况。文件的内容一定要按照国家规定进行设计、施工和监理等，文件在书写过程中不得采用容易褪色的书写材料书写，文件在书写过程中笔记一定要清晰、所绘制的图表要表达完整，签字手续要齐全；项目档案在组卷过程中要按照规定好的组卷原则进行组卷，项目施工文件的组卷方式包括有按结构阶段、专业方式组卷，而项目竣工图组卷方式更加多样化，包括采用水电、环保、建筑等的形式进行组卷，在进行档案管理的时候，注意防盗、防潮、防尘工作。

（二）改变档案管理的传统模式。采用计算机进行管理，对项目建设过程中的文件资料必须要及时按照类别实时输入到电脑中去，进行计算机监控和管理，利用计算机技术分门别类的把胶片、纸质、录音、录像等进行数字化归档，然后对资料进行整理，归档发布到网上，然后跟各子公司进行共享，提高档案资源利用率，让档案信息循环利用。

（三）改善项目建设档案管理工作者的管理档案水平。档案工作者缺乏一定管理知识，因此要进行全面的培训，从底层到高端，从软件到硬件等技术知识都要进行详细全面的学习。不光档案工作者，我们对于参加的单位也要进行适当的培训学习，让他们能够了解基本的档案管理的意义；档案管理人员必须要具有极强的适应能力，因为一般档案管理工作者的工作环境比较封闭，要不断的重复做类似的工作，一般情况下会产生厌烦感，同时又因为档案管理工作者在档案管理中是不可或缺的，我们在档案管理时必须要发挥好工作人员的主观能动性；档案管理工作者要能够善于总结与归类，善于将这些毫无头绪的文献资料整理的井井有条，这就必须要求具备强烈的责任心、使命感以及善于运用语言文字，只有这样，档案管理人员的价值才能被社会认同，档案管理人员才能引起足够重视，才能使档案管理工作高效进行。

（四）将项目档案管理工作纳入到合同管理中去。随着社会不断发展，经济体制的不断进步，合同管理必然对档案管理产生一定影响。我们必须要明确，在签订合同时，参与建设的部门跟建设单位必须要把档案管理纳入进去，并且要详细注明具体条款，这样能够明确责任，利用合同来约束参建单位，让他们及时有效得把资料收集起来。

（五）项目档案管理的验收工作是档案管理的最后一步，它是为项目验收做好铺垫。档案验收是为了保证项目档案的完整性，同时它还能提高建设项目竣工验收的水平，因此，项目所有文件已经归档并通过项目单位自查符合项目档案管理要求后，应该积极向上级机关申请专项验收。项目不同、单位不同，它的项目档案管理方式也各不相同，我们必须要根据特定项目的档案特点，不断开展管理制度的创新。