高校基层档案管理工作浅析

文/宁夏大学机械工程学院 刘艳娟

一、对档案进行目标化管理，建立完善的档案管理制度

（一）随着档案信息化进程的加快，各高校应该加强档案制度的建设。采取一系列措施，逐步完善、更新学校档案的管理方法和程序，如重新修订档案规章制度，制定特色档案管理制度，将各种规章制度汇集成册，做到有法可依，有法必依、以保证档案材料的系统性、科学性。利用要有详细的借阅登记记录程序，并指定详细的丢失、泄密、破损赔偿方案，以便责任到人、责任到事，并在实践中不断的总结经验教训、使档案利用制度不断充实和完善。

（二）加强档案管理人员队伍建设。高校档案管理人员对档案安全负有不可推卸的责任。所以提高基层档案管理人员的素质就变得极其重要了。第一要有较高的政治素质，要有全心全意为人民服务的精神和较高的政治觉悟，要热爱档案事业和档案管理工作。第二要有较强的业务素质和较高的专业知识，熟悉档案法律法规，熟悉所保管的档案内容、及其重要性。第三要有较高的文化素质，能在日常的档案管理中、分析工作中存在的问题，及时总结工作的经验和教训，从中找出档案管理工作的规律。

二、重视第一手资料的收集，确保第一手资料的完整性、真实性

（一）为了确保第一首资料的完整性、真实性，各个部门要认真做好第一首资料的收集工作。部门负责人要认真制定档案收集的规章制度，积极与多个部门协调一致，起草规定统一的档案格式，并将档案格式发布在网页上，或者直接发给相关责任人的邮箱里，并要求制表人严格按照规定格式起草文件。收集归纳档案时，既要收集整理纸质文档，又要建立健全电子文档库，并督促相关制表人及时上交纸质文档和电子文档，验收时要认真检查每个负责人的签字情况，整理时要细心认真，分类要科学准确，便于查找，根据文件类别，编号，还要贴上标签，把电子文档科学归类储存。

（二）要对档案内容及格式严格把关。首先，基层档案管理者，是高校各种第一手档案资料的收集者，直接决定档案的质量。所以收集第一手档案时一定要做好档案文件的把关工作，比如，档案原始文件的文本格式、档案的原始记录、原始文件以及各级部门的负责人的亲笔签字、负责部门的签章等，都要仔细检查，严格验收，确保第一手资料的标准化、规范化、完善化。其次，基层工作者作为第一手资料的收集者，要对相关资料的内容以及所涉及的专业知识有一定的了解。这样才能科学的、合理的对文件进行归类整理。

三、要做到纸质文件与电子文件并存

（一）随着信息化时代的到来，电子文件越来越起着举足轻重的作用。电子文件的鉴定与归档在现今档案管理中是必不可少的一部分。只有认真的对电子文档进行鉴定，才能合理的对文件进行归档。区分文件的价值是电子文件归档的核心部分，在高校档案管理中，只有对学生，或者教师教学，人事、科研有利用或者参考价值的电子文档，才有必要保存下来，用处不大，或者经常不用的电子文档，可以删除。

（二）区别真伪对电子文件的归档和鉴定有重要的作用。要保证电子文件的原件或真实的电子文件，与纸质文档互为凭证。为了保持电子文档的原始性，需要归档的电子文件还应该区分出原件与复制件，制定文件的单位一定要将电子文件的原件归档，以保持电子文档的依据性和凭证性。基层档案管理者还应当将电子文件的隐形标示与电子文件一起归档，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。

四、提高案卷质量，推进档案工作规范化、标准化、信息化、现代化

随着信息化时代的到来，档案工作的规范化、标准化越来越起着至关重要的作用，在搞好硬件建设的同时，提高卷宗质量，做好文书的处理工作，是实现档案工作的重要基础工作。文书和档案看似相互独立，工作任务性质各不相同，但是两者是在文档工作流程中密切相关的工作环节。文书是档案的来源，档案是文书的归宿。文书处理工作能做到标准化，规范化，档案工作的规范化，标准化就能抓住要害了。

（一）高度的责任心是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。档案工作实现规范化、标准化的最大问题是相近材料的重复与整理档案的无序，所以，档案管理人员必须有高度的责任心，强烈的主人翁的意识，严格认真的收集整理档案，注意档案文件的格式、编号、签字、公章等细节上的工作，才能做到档案工作的规范化、标准化。实际工作中，归档的文件要以本单位形成的文件为主，根据高校档案管理的规定，将各种材料科学合理的分类，准确把握立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，有参考价值和利用价值的，才能立卷或归档。再者立卷归档要明确重点，合理分工，在整理归档时，要根据文档的内容、形式、和作用区分文件和资料之间的差别，认真分析，仔细筛选，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

（二）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。大量的实践工作证明，案卷材料的收集是档案工作中最重要的一环，档案的完整与否直接影响和决定着档案的价值，收集档案的方法和档案的装订是否美观，整洁、规整是影响和决定档案是否规范化、标准化的实操性因素。因此，在推进档案规范化、标准化的进程中，一定要做好档案的收集工作，研究切实可行的归档方法，做好档案标准化管理中的分类和检索工作，解决好档案的装订质量问题，提高档案的规范化管理。