浅谈大学生档案管理现状和发展趋势研究

2015-11-26吉林省梅河口市人力资源和社会保障局档案中心纪莹

办公室业务 2015年23期

文/吉林省梅河口市人力资源和社会保障局档案中心纪莹

大学生档案记载着大学生很多非常重要的信息，是一个毕业大学生进入社会提供各种材料的凭证，比如落户、申报职称、缴纳各种保险等等。甚至会影响一个毕业生今后的发展。但是目前我国对于大学生档案管理还存在很多不完善的地方，比如人才服务中心对于档案管理的重视程度不够，管理水平以及管理者的素质还不够等等，因此想要改变这一现状就必须从各个方面着手，比如提高管理者的意识、提升他们的管理水平以及各种先进设备的引进等等。随着社会的发展，大学生档案管理水平提升已经迫在眉睫，最终实现制度化、信息化是一个必然的趋势。

一、人才服务中心大学生档案管理的现状

大学生档案记录了一个大学生四年的所有记录和比较重要的信息，比如四年的学习成绩、各种社会奖励和校内奖励以及各种社会活动记录等等。当这些档案转入到人才服务中心之后，就会被称为学籍档案或者是人事档案，由此会涵盖更多的内容，会增加就业协议、就业记录等等。由此可见，大学生档案对于大学生发展的重要性，但是在管理过程中出现的问题也是很多的，下面就简单介绍一下：

(一)人才服务中心大学生档案管理人员管理意识淡薄。首先，我国目前关于档案管理的制度尤其是法律方面的制度还不完善，更没有形成制度化的一些管理要求和奖惩办法。因此相关的管理人员也很难树立一种严谨的管理意识，在工作中的随意性就比较大，出现很多问题也是常有之事，比如档案中缺乏目录导致的文件丢失或者难以查询、对于档案不经细细查看就进行接收等等。这些行为都严重影响到了大学生档案管理的严谨性，给很多毕业大学生日后工作中需要之时的调阅也带来了一定的困难，甚至会影响到大学生工作中的晋升、落后或者工资的涨幅等等。此外，人才服务中心对于大学生档案的转入转出管理业缺乏严谨性，这些都会降低大学生档案管理的水平。

(二)人力服务中心对大学生档案管理水平低下。从目前来看，大学档案管理人员的专业水平和技能欠缺是一件很普遍存在的事情，这给管理带来的问题也是很多的。随着我国经济的发展，信息化时代的到来，很明显管理人员的这种专业水平和技能已经远远不能满足我国大学生档案管理的需要，那些传统的管理方式，比如手抄等等，这些方式不能迅速、简洁的查到信息，给管理效率的提升带来了很大的阻力，管理水平的低下直接导致了很多大学生档案里的信息单一，不利于档案管理效率的发挥。

二、人才服务中心大学生档案管理工作的发展趋势

(一)人才服务中心大学生档案管理走向制度化。社会建设的完善、建立和谐社会的需要决定了我国各种制度的法律化、制度化发展，因此大学生档案管理也必须依靠良好、健全的管理制度才能实现高利用率。因此我国必须建立健全大学生档案管理制度，并且要严格执行，加强培养管理人员，使他们遵守档案法的相关制度，从而提升大学生档案管理的水平。此外，有了制度的保障，很多管理人员的意识也会由此提升，意识的提升更加有利于制度的施行，这是一个相互作用的结果，也是提高大学生档案管理水平的根本性保障措施。

(二)大学生档案管理水平将走向信息化。信息化时代决定了很多工作的发展趋势，对于大学生档案管理当然也不能偏颇这条路，每年大学生毕业数量剧增，传统的大学生档案管理模式已经不能满足大批量毕业大学生之后的档案管理，因此如果增加管理效率和管理水平是一个值得思考的问题，充分利用信息技术的现代化管理水平是一个必经之路。目前我国很多经济比较发达的地区已经开始引入了现代化的管理技术和设备，替换了很多手动的过程，管理水平有了明显的提升，由此可见，全国性的实现大学生档案管理信息化也是一个必然的趋势。由此很多大学生可以通过网络来管理自己的档案，同时也会节省很多人才服务中心的工作时间，这是一个双赢且能提高档案管理效率的必经之路。