档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

2015-11-26上海市杨浦区中心医院张煜婷

办公室业务 2015年23期

文/上海市杨浦区中心医院张煜婷

档案管理模式改革被多次提及，主要是原有管理中存在着制度、手段、内容等方面的问题，导致档案管理不合时宜发展。医院档案最为重要的作用就是整理医院各项信息，指引医院的发展方向，但现今医院档案管理存在一些问题，需要对其进行改革，而加强对医院档案的管理并且不断完善档案管理模式，是促进医院不断发展、不断提升公信力的有效途径。

一、医院档案管理内容及意义

医院档案管理内容包括从医院成立至今的发展资料、基建信息、人事信息等，是对医院整体的信息保管平台，对医院管理有着重要的意义。此外，医院档案管理对于监控医院发展、提升医院工作效率等方面也起到了重要的作用，特别是通过对文书档案的分析，可以有效调取各单位的资料信息。例如，行政管理手段、基础设施档案信息、党群信息档案等。并且医院的文书档案范围广，管理程度深，从文字影像等各方面对医院进行管理，是医院发展的重要资源库。

二、医院行政档案管理存在的问题

（一）管理机制主次不分，档案管理机构重叠。档案管理形式多样，不同行业对档案管理有不同的管理机制。在医院档案管理工作中，管理机制主要以医院文书档案、人事档案、病历档案等资料性档案为主，但是，这些档案在发展过程中，缺乏分清对保管内容的分类。对于医院发展历史、发展方向及发展前景等计划性管理内容缺乏整理。档案管理不仅仅是简单的整理收集工作，其最重要的作用是对档案内容及数据进行分析鉴定，但现今医院档案管理工作缺乏对档案的实质认识，将各部分档案分离保管，造成各科室档案有重复保管现象，加重了档案管理的负担，又不能便于整理，导致档案查找不方便。

（二）档案专业知识匮乏，业务能力欠缺。医院是不可缺失的服务行业，其是使人们生命得以保障的重要资源。所以，医务人员的职责更多是如何提升专业技术、保障人们的生命安全，对于档案信息保管方面缺乏管理意识。医院档案管理包括人事档案、文书档案、病历档案等多方面内容，分类管理细则多，所以，一般档案管理人员的能力不足，无法完全区分各档案的属性及性质，导致档案归类出现逻辑混乱，造成档案部分内容缺失或是分类错误，给医院档案资源造成系统性错误，重新整理更浪费时间精力。

（三）信息档案形式不统一，档案管理较分散。现今医院的档案保管形式虽然以信息档案保管为主，但是信息技术应用的形式却存在很大问题。其一，信息档案整合性差。一般医院档案信息都是各职能科室各自管理，很少有信息共享数据的出现，但是这造成了档案缺乏针对性管理现状，一旦需要特殊病历借鉴经验，就需要翻找所有文书档案或是病历档案，更不利于档案管理。其二，信息技术应用不彻底。一般医院档案管理在使用过程中，只能达到收集、整理、查阅的功能，缺乏对于档案系统的反馈分析应用，而电子信息之所以逐渐占据档案管理的主导地位，也正是因为它便捷分析、便捷函调的特点，但医院电子档案缺乏专门的系统管理，比如一些病历档案与科研档案分离管理，电子档案只能搜索一方信息，对于二者相关联的分析内容缺少，档案管理的综合性低。

（四）缺乏主动服务意识，档案工作过于被动。由于医院档案管理未出现过大失误，所以，医院管理者对于医院档案管理的专业意识淡薄，认为医院档案只需要保管好各项资料、便于随时查阅即可，没有意识到医院发展与档案管理之间的必然联系。医院的经济效益来源于患者的信任、医务人员的能力及医院公信力，这些方面在医院历史发展中都有相关档案分析。但是，由于医院缺少这种档案管理认识，导致医院档案管理的历史完整性无法保证，并且一般文书档案保管是针对发展时期发生的事情、规章制度等方面被动的进行保管，缺乏主动可发档案管理的意识，使很多档案信息出现如果不进行记录就不进行保管的问题，不利于档案改革发展。

三、医院档案管理模式改革的途径

（一）提升档案管理意识，提高档案管理效能。以上原因可以看出，现今医院档案管理模式存在诸多问题，需要合理有效地改善途径，以此来促进医院管理。意识是行动的来源，所以，促进档案管理模式改革的首要方式就是提升档案管理的意识。首先，提升医院管理者的档案管理意识，档案管理人员应该将管理意见整理成发展计划书向领导提出建议，通过档案管理信息规划医院各科室发展，同时宣传档案管理的优点及有效手段，将档案管理落到实处，以提升管理意识。其次，提升档案管理人员的信息分类整理意识。因为档案的分类有行政、人事、基建等各方面档案信息，这些信息会有重复内容，档案管理者需要将重复部分分块处理，将类别差距大的内容分类保管，将信息重复的档案建立合并档案库，便于档案管理。各科室档案收集的信息是医院档案工作内容的来源，只有基层档案收集准确，才能完善档案资料的管理，促进管理模式向系统化、规范化改革。

（二）完善档案管理手段，建立综合性档案资源库。档案的收集与整理应该拓宽管理渠道，不应将档案局限于基础信息整理，要从医院实际发展出发，加强各分类档案信息的整合，建立统一档案资源库，将各科室档案资料进行统一保管，并且可以配备一些资源分析软件，在查找或检阅信息时，可以出现对医院发展前景、医院发展历史等方面的反馈信息，便于促进医院发展工作，进而提升医院的工作效率。其次，加强信息档案的共享，各大医院应该建立档案共享平台，对于一些档案资源进行分享，提升医院的管理效率。

（三）加强人才队伍建设，提升医院档案管理的主动性。由于档案管理人才的缺失，使医院档案管理发展停滞不前。所以，医院在进行档案管理改革时，应该不断地对管理人员进行培训。首先，定期对档案管理人员培训各方面档案分类基础知识，增加管理人员对医院档案信息的分类了解；其次，让档案管理人员对医务人员进行档案管理培训，教导医务人员如何便捷保存病人资料以及如何实现档案保管的多元化，提升档案管理的双向发展，促进医院档案管理向专业化模式改革。

（四）完善管理机制发展，保证长效规范管理。原有医院档案管理对于档案鉴定分析等内容缺乏完善机制，在档案管理改革中应该重点关注。医院档案必须从制度上建立“收集-整理-鉴定-分析”的一体化模式，才能促进医院管理形成科学化、规范化的管理机制。首先，应该对医院档案整体信息进行整合收集，建立完整的档案资源；其次，统一规范管理，将不同类别、不同层次的信息分类整理，形成管理树形图，优化体制；再次，行政档案人员对于各科室档案进行鉴定评估，对于重点内容进行划分，生成分析报告，进行科室评估；最后，对于各分类档案进行分析，分析医院整体发展的趋势、受影响的因素都有哪些，从而形成医院的整体分析，以档案信息的归类方法解决医院管理中存在的问题。