基层医院档案开发与利用初探

文/云南省交通中心医院 杨蓓

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。医院档案是医院在从事医疗及其他活动中形成的具有保存价值的各种图表、文字、声像等不同形式的历史记录。只有将“死档案”变为“活档案”，对现存档案开发利用，才能真正体现其价值。目前档案室在医院的整个管理体系中已被边缘化，管理上存在着诸多问题，要改变其现状，除客观因素外，主观努力也是必不可少的。

一、基层医院档案管理存在的问题

（一）领导不重视，档案发展严重滞后。在我国从计划经济走向市场经济的过程中，医院被推入市场，国家虽然将非营利性医疗机构定位于公益性质，但由于各级政府投入不足，为保证其运转，追求利益最大化自然成为各医疗机构的基本原则，医院的工作重点是如何解决其生存问题、如何发展医疗技术，领导无暇顾及档案室的建设，不产生直接经济效益的档案室被边缘化已成必然，档案工作发展严重滞后。

（二）档案管理人员更换频繁，影响了档案工作的顺利开展。处于市场经济大环境中的医院，对职工价值的肯定是通过效益考核来体现的，收进医院的多，个人得到的就多，亏损科室基本工资都难以保证。对于收入低的档案室愿意来的人并不多，即便来了也不长久，档案管理人员更换频繁，甚至出现空缺的现象。档案工作人员在接手档案工作之前，未经过档案专业知识的培训，即不清楚档案工作的重要性，也不明白该干些什么，工作未作长久打算，学习专业知识积极性不高，严重影响了档案工作的顺利开展。

（三）档案管理粗放，开发利用缺失。由于档案工作发展滞后，人员更换频繁，造成管理粗放，将每年的文档收集、不遗失、不损坏认定为最高标准，一旦卷宗建立，永远束之高阁，成为名副其实的“死档案”，开发利用的缺失，让医院看不到档案的存在价值，认为可有可无，造成“工作得不到支持难以开展，不开展工作更得不到支持”的恶性循环。

二、档案开发与利用的必要性

档案的价值具有隐蔽性，只有开发利用，才能使档案的潜在价值变为现实价值。加强档案信息资源的开发，使档案信息资源得到利用，最终促使档案信息资源转化为社会生产力，实现其经济效益和社会效益，是档案室的职责所在，也是开发利用档案的最终目的。

（一）档案的开发利用，是实现档案价值的重要手段。医院档案是医院从事医疗服务活动的真实记录，是医院工作的经验总结，档案再现了医院发展进程，人们可以通过档案来认识医院的发展史，借鉴过去的经验和教训来指导现在工作，开发利用档案为今人服务。开发利用档案最本质的必要性，来自于档案本身，档案的凭证作用和参考作用，对当今工作的影响是多方位、多层次的。

（二）进一步能满足人们对档案信息资源的需要。档案的开发利用，实则是对档案信息资源的开发利用。档案信息资源的开发是指档案信息资源开发主体对档案信息资源的搜寻、发现、研究、确认、然后进行组织、著录、标引、加工、汇编等的学术行为。档案信息资源的利用是档案信息资源的开发的延续，二者是相辅相成的，档案信息资源的利用能力和水平受到档案信息资源的开发水平的制约，开发是利用的前提，利用为开发提供动力和方向。

三、档案信息资料开发的意义

（一）档案信息资料开发是实现档案自身价值的根本途径。档案具有分散性、历史性、原始性等特性，因此，档案信息资源的开发不是简单地把库房作为阅览室，而是要对各种档案信息进行分析、整理、归纳、加工，提取对现实有用的信息。

（二）档案信息资料开发是发展档案工作的必备条件。只有开发档案信息资料，使“死档案”变成“活信息”，被医院其他部门广泛地、反复地、多角度、全方位、连续不断地利用，才能充分发挥档案的凭证、参考、研究等方面的作用，才能增强医院的档案意识，取得领导和全院的支持，使档案工作得以顺利开展并稳步发展。

（三）通过档案的开发与利用，检验档案管理存在的不足。档案的开发利用是以室藏档案为基础的，通过对室藏档案的深入研究，查寻资料，发现档案在收集、整理、保管中出现的问题，对下一步调整工作方法，弥补工作中的不足，具有现实的意义。

（四）档案信息资料开发能使档案工作更好地为医院现代化建设服务。充分发挥档案室保存大量档案资料的优势，将这些资料根据现实需要，系统、有序地开发出来，将固定的、沉睡的档案转化为动态的、增值的，才能更好地为医院现代化建设服务。

四、档案开发利用的原则

（一）统筹原则。档案的开发利用是一项系统工程，需要统筹规划，一是要了解档案室所藏资料，二是要对档案进行鉴别工作，从大量的档案中挑选出合适的部分进行开发，三是进行人、财、物的统筹规划，需要什么人、多少资金、什么设备，都要有一个清晰的考虑。

（二）优势原则。在进行档案开发利用过程中，充分发挥档案室室藏特点和优势，是档案开发利用的基础和前提。

（三）慎重原则。选题要慎重，编研材料要慎重，采用何种载体要慎重。

（四）服务原则。档案开发的出发点，是按服务对象的需求来进行的，为现实服务，为用户服务。

五、档案的开发与利用，是体现档案价值的重要途径

档案的开发利用，需通过一定的途径并运用恰当的方法来实现。基层医院档案室馆藏虽不丰富，但可以利用有限的资源，做好档案的开发利用。

（一）档案复制服务。档案复制服务，是指档案室根据其他部门的需求，通过复制、摘录等方式，向其提供档案复制品的服务。在提供档案复制服务时，应对复制范围、审批权限做出明确规定，同时在复制品上加盖档案室的印章。

（二）档案外借服务。档案外借服务，是指为满足某些特殊需要将档案原件暂时借出档案室外使用的服务。外借档案不可控因素太多，因此要严格控制外借的数量，要健全外借制度，实行外借责任制，认真履行交接手续，做好登记和记录，登记记录应包括：借阅部门、借阅人（责任人）、案卷题名、档号、件数、页数、借阅日期、归还日期、归还签收人等。档案外借时间不宜太长，对到期不归还者，档案管理人员要及时催交。归还档案时，档案人员应认真清点，如发现损毁、遗失、抽换等，应及时向相关部门和领导汇报，对其进行处理。

（三）档案阅览服务。档案阅览服务，是指档案室在特定的场所，设置专供查寻、使用档案的阅览室，为其他部门提供档案信息的服务。将日常的被动服务变为主动服务，体现档案的存在价值。作为基层医院，档案管理人员一般都是兼职，不可能也无条件长期设专人在档案阅览室提供服务。可以借助医院开展的大型活动，配合活动主题，提供与主题相关的档案查寻、使用服务。借助医院OA办公系统，建立电子阅览室，将纸质档案扫描为电子形式，供全院职工查阅。

（四）档案陈列服务。档案陈列服务，是指档案室按照一定的主题，以展出档案原件的方式，系统地介绍室藏中有关档案的内容的服务。医院数量庞大的实物档案是各种奖状、奖牌、奖杯、锦旗等，以此设立荣誉陈列室，彰显医院光荣的发展历史，对弘扬正气，鼓舞人心具有重大的作用。

（五）制作现行文件汇编。现行文件汇编也称为档案文献编纂，按照一定的专题、时间或文种等特征，把档案文献选编成册，在一定范围内公开。根据《三级综合医院评审标准实施细则》中的要求，将工作制度、职责及应急预案汇编成册。档案管理人员应积极投身到等级医院创建活动中，运用室藏资料丰富的优势，主动配合相关部门承担任务，制作《规章制度汇编》、和《职责汇编》《应急预案汇编》，不做旁观者，让领导和其他部门看到档案室在医院重大活动中的价值。

（六）编辑档案简报。档案简报是以室藏档案为基础，通过档案管理人员对档案内容的研究，对档案文献进行的开发利用，可以将原件复印件、文摘、研究作品、口述史料、甚至回忆录等编入简报中。为增加可读性，简报内容可以灵活多样。医院档案室在目前医疗环境下，人员变动频繁，档案管理不规范是普遍存在的现象，档案在收集过程中，漏收时有发生，通过编辑档案简报的形式，征集档案资料，补充室藏。定期编辑档案简报，不但能促进档案室自身的发展，也是向领导和职工汇报工作成绩的较好方式，为争取领导支持档案打下良好的基础。

六、档案开发利用时注意的其他问题

（一）档案开发利用的选题。要依据室藏情况，结合医院的中心工作，深思熟虑、权衡利弊，选出既切合实际，又对医院整体工作有帮助的题目。

（二）努力查找大量的档案文献。除查找档案室的卷宗外，还可以在全院范围内征集与主题相关的文献资料，既充实了材料，又扩大了影响力，可谓一举两得。

（三）选材是关键。有高质量的选材，才有高效能的运用。在选材时，要注意把握政策尺度，注意保密要求，尽可能地选择原件。

医院档案管理存在诸多问题，究其原因，有领导不支持，人、财、物得不到保障的原因，但档案管理工作的不到位是更直接的原因，领导看不到档案与当前工作有何帮助，感觉不到档案的存在价值，要将大量的人、财、物投入到看不到经济效益和社会效益的地方，是不现实的，只有通过档案的开发利用，将档案的价值显现出来，基层医院档案工作的发展才能付诸实践。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版)[M].中国人民大学出版社,2006.

[2]刘耿生.档案开发与利用(第二版)[M].中国人民大学出版社,2010.

[3]陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学(第三版)[M].中国人民大学出版社,2008.