电子文件对医院档案管理工作的影响探析

2015-11-26新疆克拉玛依市中心医院何丽

办公室业务 2015年23期

关键词：档案管理医院信息

文/新疆克拉玛依市中心医院　何丽

电子文件对医院档案管理工作的影响探析

文/新疆克拉玛依市中心医院何丽

随着社会的发展，经济水平、科技水平的不断提高，电子档案逐渐应用到人们的工作之中。电子文件作为信息时代的产物无疑对传统档案工作造成了不小的影响。文章就电子文件在医院档案管理中的影响进行了比较深层的探析。

电子文件；医院档案管理；影响

电子文件指的就是人们利用电脑来传输、处理、操作数据，按照一定的格式记录数据，最终把数据以代码的形式进行组合，形成数字的、文本的、图文的信息进行传递的方式。由于其操作具有一定的技术性，应用于医院的档案管理中有利也有弊，医院传统纸质档案管理也面临了挑战与机遇并存的境地。

一、电子文件的特点

电子文件与传统的纸质文件相比有以下几种特点：第一，电子文件显示的信息不够直观，必须要依靠现代化的办公手段的辅助才能获得信息。第二，医院可以安装统一的办公系统辅助电子文件进行信息查询，并对信息进行快速处理。第三，电子文件在信息的存储上具有一定的优势，它不同于纸质文件对环境的温度、湿度要求很高，电子文件存储时间长，没有特殊的环境要求，不易损坏。

二、电子文件对医院档案管理工作的影响

（一）电子文件给医院档案管理工作带来了机遇。电子文件的应用，无疑在很大程度的上提高了医院的工作效率，也加快了医院档案管理工作的现代化进程，传统形式的档案管理以病例本为单位，每个病人有自己的病例记录，内容类型混乱，整理繁琐，信息应用主要依靠手工操作，速度慢，效率也低。电子文件将医院的各类信息进行整合处理，形成一条条信息线索，在医院实际的应用中可以方便快捷的对信息进行检索。对于信息的存储，电子文件具备内容与载体分离的性质，文件数据以单元的形式进行分类存储，以便于以后的信息编辑、检索与传递。由于电子文件依靠的载体是计算机，所以其传播速度也相当快，传播过程中也不易损坏总体来讲电子文件的应用在很大程度上提高了医院档案管理工作的效率，同时也促进了医院档案管理工作的现代化进程。

（二）降低了医院档案管理工作的成本。与传统的纸质档案管理相比，电子文件管理很大程度上降低了医院档案管理的支出。电子档案主要依靠计算机进行操作，传播，存储的序列码，对于信息的管理主要是依靠文档一体化的框架，通过计算机的信息监控系统对信息进行自动化的一系列处理，最终对信息进行磁带、光盘、磁盘形式的存储，最后进行统一保管，这样的档案管理形式不仅避免了信息的重复整理，还省去了很多人力、物力等方面的资源。

（三）提高了档案的检索速度，实现了资源共享。随着网络技术在工作中的应用，办公的自动化进程也逐步实现，传统医院办公模式中的审核、签发等许多过程都可以通过计算机与互联网进行作业，使得医院的档案管理工作逐步走向无纸化。整个数字化的办公系统让医院工作者可以在任何时间任何地点以网络为依靠进行工作，这不仅方便了医院处理一些紧急情况，也使得医院的信息资源得到共享。

三、电子文件在医院档案管理工作中的发展对策

（一）与时俱进，使新手段更好的融入到实践中。电子文件作为当今社会现代化发展的必然产物，被应用到医院的档案管理中更是必然。在应用传统技术的同时不断融入新技术、新手段，创新医院档案管理模式，提高工作效率。

（二）谨慎工作，加强医院档案的安全管理。信息技术在方便大众的同时，对信息的私密性也造成了一定的影响，程序或者系统的突然故障会造成严重的损失，因此，医院要加强档案管理安全忧患意识，规范管理制度，设立专人管理，形成多方位、多角度的安全保障措施；文件保存也要进行数据的加密以及备份，首先要对文件进行事先的备份处理以及镜像处理防止文件的丢失，其次要对文件进行加密，以防止文件的篡改、非法利用或者蓄意破坏等，最后运用杀毒软件进行定期杀毒。这些措施都可以大大提高医院档案管理工作的安全性。

（三）提高医院档案管理工作者的素质。针对新时代信息化产物，必须要配备一些具有时代素质的技术型管理人才，对于经验值低的年轻工作者，医院应进行专业培训，形成医院电子档案管理的专项人才。对于年长的档案管理人员要充分利用业余时间进行专员专讯，工作手段更新的同时工作人员素质也要随之更新，这样才能更好的实现医院档案管理工作的现代化。