新时期民政档案信息化的管理与利用

文/吉林省四平市社会福利院 姚洋

档案管理的信息化是一种新型的档案管理形式，以信息化模式和社会化服务为重点，相对于传统的档案模式来说，这种档案更便捷、利于保存和修改，还可以通过网络进行快速查询和传递，从而增强档案管理的利用，使档案管理成本大大降低。在信息化建设的大背景下,民政部门为了全面推进民政系统档案工作,必须加大民政档案信息化建设的力度,以高新技术为支撑，更好地适应信息化社会对民政档案工作的需求。

近年来，由于国家的政策支持和科技的迅猛发展，民政档案信息化工作取得了一些进步。但我们也必须认识到，其中存在的一些问题：

一、思想认识不足，没有重视档案信息化的作用

虽然很多民政部门对提高了对档案工作的重视，加大了资金投入，但就档案信息化而言，管理意识仍然薄弱，部分领导对档案信息化建设认识不足，投入不够，对信息化业务知识和法律法规知之甚少。民政部门仍习惯运用手工操作来处理日常档案工作。很多基层单位即使已经安装了档案信息管理系统，也会因为无法操作或安装不便而放弃使用。在相关的信息化档案法律法规方面也不够重视，一些地方民政部门只有文件材料的归档制度，对于档案信息化管理也没有规范统一的办法和标准。

二、环境设施不完善，不具备信息化档案管理的条件

从档案信息化的设施环境来讲，由于硬件配备需要投入经费较大，后期维护成本偏高，所以档案信息化设备不够完善。民政系统各基层单位使用的电脑规格各异，难以统一，各地没有形成一个通用的档案信息管理软件系统，这些客观因素都在一定程度上制约了档案信息电子化的发展。从信息化人才建设环境来讲，部分档案工作人员不易接受新事物，对信息化管理的必要性认知不足，专业理论水平有限，缺乏计算机基础应用、数字化技术、网络技术、现代档案管理技术等业务新知识，致使档案信息化建设工作不够深入，影响了档案信息化建设工程总体进程。

三、信息化档案利用度低，难以突出民政工作特点

民政工作档案不仅数量较大、种类繁多、具有较强专业性，而且民政档案不同于其他档案，具有一定的社会功能属性，是民众办理各种业务的信息支撑。当前的民政档案信息化服务，只是按照普通档案标准来实现，没有强调档案利用中为民服务的特色。档案只面向内部查阅，对于一些可以公开的部分没有合理利用信息化平台向民众公开。在档案信息化工作中没能突出民政工作应具有的多元性、社会性和群众性的特点。

以上问题存在的原因是多方面的，因此，必须采取相应措施，加强民政档案的管理与利用。

（一）提高思想重视，健全档案信息化规章制度。各级民政部门应不断增强档案管理的信息化意识，在开展民政工作的同时，也要重视档案信息化的建设，把信息化作为档案工作目标考核的重要指标，逐步构建起各地档案信息平台，提升工作水平和工作效率。根据《档案法》的相关规定，结合民政系统工作实际，完善档案信息化管理的规章制度，使档案信息化工作朝着规范化、科学化、现代化方向发展。

（二）完善相关设施，加强档案信息化人才建设。加大资金支持，完善计算机、扫描仪、打印机等档案信息化硬件设施。加大档案信息化资源共享范围，配置与档案管理相适应的软、硬件设施。强化人才队伍建设，积极组织档案业务人员参加档案信息化等知识培训，把档案信息化建设加强相关信息技术学习，增强档案工作人员的信息化素质和技术能力。

（三）利用信息化特点，突出民政档案工作特色。积极探索民政档案信息化工作新模式，充分突出为民服务的特色。对各种档案按照服务类型进行扫描、转换和整合，逐步建立开放性与服务性有效结合的信息数据平台，随时随地可进入民政档案信息化系统进行查询和检索。在做好档案入档，归档的基础上，对一部分资料进行公开，让民众可以通过网络、手机等形式进行查询，充分突出民政档案特点，有效提高服务的质量和效率。

总之，民政档案工作应抓住新时期档案信息化建设和民政工作创新的有利契机，以为民服务、改善民生为民政档案工作的出发点，努力把档案信息化服务打造成为民政工作的新亮点。

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