信息化条件下改进档案管理工作的途径

2015-11-26山西兴能发电有限责任公司王文莉

办公室业务 2015年23期

文/山西兴能发电有限责任公司王文莉

随着信息技术的迅猛发展，人类进入了信息时代，信息在经济社会和人民生活中发挥着巨大作用。信息资源已成为经济社会发展的首要资源，信息化、网络化建设工作是摆在档案部门和档案管理人员面前的一项重要的基础工作。电子档案的大量生成，给档案管理工作者提出了新课题，传统的档案管理模式已不适应数字化档案管理的需要，档案管理工作者们必须转变观念，认真学习信息技术知识和网格技术知识，与时俱进，不断改进档案管理工作的方式和方法。

一、保证经费投入，加强基础设施建设

“工欲善其事，必先利其器”。档案信息化建设，首先要加强基础设施建设。基础设施建设主要包含以下两方面：

（一）选用适合的档案管理软件。要实现档案信息化管理，就必须选用一款适合的档案管理软件。目前，市面上做档案管理软件的公司很多，品牌也很多，免不了鱼龙混杂，因此，档案工作者首先要梳理好各项档案工作流程，明确需要软件实现的功能，然后再根据需要去选择适合自己工作实际的软件产品。档案管理有专门的软件，并且功能齐全，帮助档案管理工作者对档案进行收集、筛选、分析整理等工作，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。在选择档案管理软件时，要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。一个好的档案管理软件能让档案管理工作有条不紊、省时省力、一次输入多次输出，帮助档案工作者成倍提高工作效率。

（二）配备必要的档案数字化设备。如计算机、高速扫描仪、数码相机、刻录机等，这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。数字化设备投入不足，直接影响档案数字化工作的质量和进度，档案信息化建设也会发展缓慢。

二、转变传统的档案管理模式

传统的档案管理模式多为人工操作，工作量较大，且费时费力。随着信息技术的发展和办公条件的不断改善，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的应用，加快了由传统档案管理模式向档案信息化建设的转变步伐，特别是信息网络技术的运用，极大的减少了档案管理工作中琐碎的事情，提高了工作效率。档案管理工作必须转移工作重心，做好以下两方面工作：

（一）对馆藏档案进行数字化加工，这是一项长期的工作。档案数字化工作要有计划、有选择地分步实施：从时间上来说，应当由近及远逐年进行，先把近期的档案数字化，再逐步按年代往前推进。从内容上来说，应当先把利用频繁的、濒危的档案数字化，然后再数字化其他的。先做目录数字化，再做全文数字化。按照“以我为主”原则，坚持先把本单位的文件数字化，然后再进行上级单位和其他单位利用频繁档案文件的数字化。根据企业近期档案利用统计情况和发展趋势确定数字化的先后顺序，突击完成急用档案数字化任务。

（二）做好电子文件的采集和接收。要制定科学的电子文件管理标准，严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全。

三、提高档案工作者的素质

社会是不断的发展的，档案管理工作也要与时俱进，随着网络信息技术的发展，已经在档案管理工作中得到了普遍的应用，极大的提高了档案管理工作效率，同时也提出了对档案管理工作更高的要求。为做好信息化条件下的档案管理工作，档案工作者就从以下几个方面做起：

（一）加强政治素质修养。档案管理工作者首先要具有职业道德，档案对每一位员工来说是至关重要的，因此档案管理工作者必须要对每一位员工负责，保证档案的准确无误，同时档案管理工作有很强的政治性，必须要以国家的利益为一致，加强工作者的责任感，要积极进取，加强自身的职业技能，推动创新，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利，在平凡中创造不平凡。信息化条件下，档案信息的安全问题更加要求档案工作者具有良好的政治素质和职业道德。档案工作者要不断增强自身的安全意识，在档案信息的管理过程中，自觉采取安全防范措施。

（二）保持严谨的工作作风。随着科学技术的快速发展，信息化技术在档案管理工作中得到了广泛的应用，但也对档案管理工作者提出更高的要求和标准，因此档案管理工作者必须要保持严谨的工作作风，注意细节，谨小慎微。从档案管理实现数字化管理的角度而言，档案管理也是一项繁琐、巨大的工程，因此这就要求档案管理工作者掌握各项的技能，并且档案管理工作需要投入大量的人力、物力、财力。在纸质档案实现数字化转换和处理过程中，档案工作者要付出更大的耐心和细心，

（三）掌握过硬的业务技能。档案工作者要适应现代化管理的需要，不仅要具备一定的科学文化知识，还应努力学习档案学理论知识以及一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。档案信息化条件下，档案工作者还必须熟悉计算机方面的基础知识，懂得规范准确地使用档案软件，能熟练操作各种信息化设备，最好能掌握一门外语，所以要树立终身学习的观念，加大继续教育的力度，坚持学以致用的原则，掌握过硬的业务知识和技能，以适应档案信息化管理的需要。