浅析网络技术在档案信息化管理中的运用价值

文/山东省枣庄市妇幼保健院　商枣河；山东省枣庄市爱国卫生运动办公室　袁晓红

浅析网络技术在档案信息化管理中的运用价值

文/山东省枣庄市妇幼保健院商枣河；山东省枣庄市爱国卫生运动办公室袁晓红

行政事业单位的档案信息化管理过程中对网络技术的运用，不仅有助于实现单位各部门之间数字档案资源的共享，而且有益于在单位内部搭建起统一的数字档案管理平台。文章重点分析了档案信息化管理工作中的限制因素，以及网络技术的运用对档案信息化管理的重要价值。

网络技术；档案信息化管理；运用价值

一、档案信息化管理工作中的限制因素

（一）单位档案信息资源的利用存在严重的“孤岛效应”。行政事业单位的档案信息安全与整个单位的健康、正常运营息息相关。但是由于技术和经济条件的限制，传统数据库之间的连通性非常不理想，档案信息的使用不得不受到地区和部门的限制，导致单位各部门之间的数据交换根本无法实现。同时，档案部门也不具备充足的条件去将单位的信息资源进行有效的整合。这些因素无一不会对单位档案信息的安全产生严重的威胁，而且也直接造成了单位资源的不必要浪费。

（二）海量数字档案信息的处理耗时又增加单位经营成本。按照传统的档案管理方法，要想对单位内部大量的数字信息资源进行收集和处理，必须需要购买大批量的计算机设备，这样无疑会极大地增加单位的经营成本。而随着我国经济的攀升以及网络技术的发达，行政事业单位需要处理的档案信息资源量必然会越来越庞大。因此，加强档案管理工作中对网络技术的运用，是实现单位档案信息化管理的必然途径。如果采用传统的录入模式或对前期档案全部录入系统，这方面的工作量也是非常大的。

（三）单位的档案管理参考标准不规范。为了让单位的档案管理工作能够按照一定的秩序进行，必然要规范好档案管理工作的参考标准。但是，由于档案信息系统的差异和网络形式的不同，单位的档案管理工作在实践中往往很难实现规范化和标准化的操作。同时，也让行政事业单位档案管理的资源共享需求化为泡影。而且，由于单位不同年限和部门的档案著录标准与细节规范也存在很大的差异，因此不同部门之间使用的档案管理系统软件也很难实现共享。

二、网络技术在档案信息化管理中的运用价值

（一）档案信息化管理中应用网络技术，有助于实现单位数字档案信息的资源共享。网络技术的发展给单位档案的信息化管理带来了意想不到的福音。在单位档案的信息化管理过程中，通过对网络技术的运用能够全面、快速地实现数字档案信息的资源共享，让数字档案信息能够实现跨地区、跨部门和跨网的共享与利用，真正意义上消除单位不同部门之间信息资源利用的“孤岛效应”。与此同时，通过实现数字档案信息资源的共享，还促进了行政事业单位档案的现代化管理。此外，网络技术的运用还能够让数字档案信息实现跨设备的共享，更有益于单位档案的传递和存储；并且能够通过对虚拟网络技术的利用，对数字档案进行虚拟的存储，从而在很大程度上节省了档案的存储空间。

（二）档案信息化管理中应用网络技术，有利于快速实现海量数字信息的处理。单位档案信息化管理过程中，通过对网路技术的利用能够同时控制不同地区的计算机，一方面将信息数据处理的任务分摊到各个分区的计算机上，另一方面又能够将各个分区计算机中的数据处理结果及时进行汇总和统计。这样不仅加快了单位档案信息的处理速度，快速的实现了对海量数字信息的处理；而且网络技术的运用还在很大程度上提升了计算机的运算精确度，为单位档案的信息化管理增添了助力。此外，利用网络技术还能够让用户通过“一站式的检索”方式，轻松地从不同的数据库中搜索到自己需要的档案数据资源。在规模较大的单位，可以考虑通过因特网进行集中分布式的网络管理模式，使查询、整理档案都更加方便快捷。

（三）档案信息化管理中应用网络技术，促进档案管理系统的规范与安全保障。对于一个单位而言，档案管理部门是用于管理社会信息资源的重要服务性部门。所以必须要充分利用网络技术，开发出具有部门特色的数据库和档案管理系统，确保单位的档案工作正常、有序的开展。从而真正意义上满足单位各个部门之间的不同远程查询需求以及利用意向。另一方面，网络技术的利用还为单位档案信息的数字资源提供了非常安全的保障。网络技术不仅能对用户的访问进行控制，严格的限制用户对档案信息的访问，尽可能地杜绝了对档案信息的非授权使用；而且网络通信安全协议还有效的确保了档案信息书库的完整性和保密性，有效的杜绝了档案信息被肆意窃取或者泄露现象的发生。此外，通过对用户访问权限和防火墙的设置，也能够有效的防止黑客对网络道德攻击，为单位档案信息的安全保驾护航。

三、结论

现今，随着我国经济的快速发展，计算机网络技术在各行各业中的运用也越来越普遍。特别是随着网络技术的不断发展，给行政事业单位的档案信息化管理带来了极大的便利。网络技术的运用不仅有助于实现单位各部门之间数字档案资源的共享，而且有益于在单位内部搭建起统一的数字档案管理平台。同时也大大简化了档案的管理流程，让事业单位的档案管理取得更为显著的成效。