探究高校档案管理工作中存在的问题与对策

2015-11-26湖北医药学院尚静

办公室业务 2015年15期

关键词：高校档案管理问题对策

文/湖北医药学院　尚静

探究高校档案管理工作中存在的问题与对策

文/湖北医药学院尚静

【摘要】随着信息技术的不断发展，我国高校档案管理工作在服务内容、服务手段以及管理形式等方面都面临着新要求。只有通过科学的手段，对档案管理工作进行合理、有效的创新，才能促使档案管理工作为高校实现自身职能提供信息保障。

【关键词】高校档案管理；问题；对策

高校的档案是高校发展历程的物质载体，高校的档案管理工作具有十分重要的意义。虽然档案管理工作在近年来受到了高校领导的广泛关注，其效益以及规模都得到了一定程度的发展，但在发展过程中，无可避免地出现了许多障碍性因素。要想高校的档案管理工作取得长足进步，就必须建设现代化档案管理工作，全面提升档案管理工作人员的专业素质与能力，促使高校档案管理工作服务于经济社会。

一、高校档案管理工作的重要意义

高校的管理、科研以及教学等活动，是高校档案的主要内容。因此，顺利开展档案管理工作，对高校的未来发展有着非常重要的意义。高校要想使其建设与管理工作具有连续性，就必须实施档案管理。档案管理能够为高校的教学评估工作、科学研究工作、教学改革、党政管理工作以及教育宣传、史志编修提供可靠的信息资源。

二、高校档案管理工作的存在问题

（一）管理模式。随着社会的进步及科学技术的不断发展，信息化已经成为当今社会的主要潮流，与人们的生活、工作密不可分。不过，很多高校在档案管理工作过程中，依然沿用传统的模式，对档案进行人工检索、整理、立卷以及归档。即使高校为档案管理工作配备了先进的计算机设备，它也只能发挥其输入输出的简单功能。高校并没有构建一个符合现代化需求的信息管理系统，这不仅导致高校的档案管理工作琐碎且繁重，档案管理工作人员工作效率较低，准确性不高，还很大程度地限制了档案的价值。

（二）服务功能。我国高校在对档案进行管理时，主要侧重于档案对机关部门工作以及校领导决策的服务，并没有注重档案管理工作的全面发展，无法满足管理、科研、教学等方面的服务要求，致使档案管理工作的服务功能比较单一化。并且，档案管理工作与高校师生并没有直接关联。因此，也没有实现高效全体人员参与档案管理工作的根本目标。

（三）档案内容。在高校档案管理内容中，学生档案特别容易出现内容较少的现象。这是高校并没有建立健全学生档案收集制度，也没有设定工作的标准规范，并且没有给予学生档案收集工作足够的重视等原因造成的。

（四）工作人员素质。很多高校对档案管理工作的重视度较低，导致并没有为档案管理工作配备具有专业知识与素养的工作人员，很多档案管理人员都不具备合格的专业技能以及信息网络技术。高校也没有对他们进行专业的系统培训与学习，这便导致档案管理工作人员只能对档案进行简单的整理与归档，无法从事档案管理的创新性工作，例如档案信息编研，对高校的档案管理水平有着较大的制约性。

三、高校档案管理工作的应对措施

（一）提高工作人员的素质。档案管理工作人员的专业能力水平对档案管理工作有着重要的影响。只有提升档案管理工作人员的业务素质水平，才能提升档案管理工作的质量。要想提升档案工作人员的素质，高校首先要对工作人员进行严格的选拔，工作人员必须是具备了专业知识、专业技术的人才；其次，高校还要对工作人员进行专业培训，增强他们的现代信息技术的操作能力。

（二）创新档案管理模式。高校要依据自身的实际情况，制定符合自身发展需求的档案管理体系。只有建立健全档案管理制度，才能保障档案管理工作的顺利开展。不仅如此，高校在制定档案管理体系的同时，还要设定相关的考核制度，并在档案管理工作中进行贯彻与落实。而且，传统的档案管理模式根本无法满足信息化时代对高校档案管理工作提出的要求，高校还应对档案管理模式进行有效创新。例如，推行部门立卷、缩减立卷的归档周期、改进工作手段以及将档案号改为条形码等。这样不仅可以提高档案归还效率、增强档案管理的可靠安全性，还能促使信息化管理模式的优势得以最大程度的发挥，提高高校档案管理工作的能力水平。

（三）促进档案管理的现代化。随着现代科学技术的不断发展，档案管理的手段也在不断改进，为了促使高校的档案工作，在社会经济新形势下，依然可以为高校变革提供可靠的参考信息，高校必须在档案管理过程中科学有效的应用新技术，改变传统的单一发展模式，加快高校档案管理的信息化进程。