新形势下事业单位档案信息化建设的实践与思考

2015-11-26中国交通通信信息中心刘薇

办公室业务 2015年15期

文/中国交通通信信息中心　刘薇

文/中国交通通信信息中心刘薇

【摘要】在新时期，我国事业单位档案的数量和需求越来越大，传统的档案管理方法已经不能适应事业单位的进一步发展。与此同时，计算机网络技术也得到了飞速的发展和迅速的普及，这推动了档案管理的信息化建设。根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，档案信息化是事业单位信息化建设的一个重要组成部分，事业单位必须对人力、物力、财力进行统筹规划，推动档案存储数字化和利用网络化。

【关键词】事业单位；档案信息化；档案管理

在中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确的指出了现在档案管理工作中存在的一些不足，并且重点提出以下的整改方向，首先，必须对档案工作体制机制进行完善；其次，必须提高档案的利用率，扩大档案的服务范围。尤其提出了把档案信息化列入本单位信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，统一部署，同步实施，切实推进档案存储数字化和利用网络化。随着时代的发展，为了适应事业单位改革和发展的需求，事业单位的档案管理方式也必须得到相应的改变，逐渐向信息化的档案管理方式过渡。本文对事业单位档案信息化建设过程中的主要任务进行了分析，立足于当前我国事业单位档案信息化建设中暴露出的问题，提出了相应的解决措施。

一、我国事业单位档案信息化建设的必要性

我国事业单位档案信息化建设是事业单位发展的必然需求，通过档案信息化建设能够对事业单位的档案信息资源进行充分的开发，提高信息资源的利用率，从而实现政务公开化、档案信息传输的社会化和远程化、档案信息检索的便利化，使事业单位的工作效率得到有效的提高，推动事业单位的改革。

事业单位具有社会公益性质，推动档案信息化建设有利于实现档案的公开发布，从而能够向社会公开发布与百姓生活息息相关的档案文件，方便公众进行查询，并进行政务处理的透明化，推行阳光、透明、公开的政务处理模式，通过电子政务来实现信息的公开，树立良好的事业单位形象。

（二）挖掘和拓展事业单位档案信息的价值。在事业单位发展的过程中档案信息有着十分重要的作用。通过档案信息化建设能够在任意时间、任意地点对所需的档案信息进行检索和查询，有效地提高档案信息的利用率，对传统档案管理中出现的时空冲突进行解决。把档案“信息库”变成“思想库”，服务单位事业发展。

（三）对传统的档案信息管理模式进行改进。通过事业单位的档案信息化建设，能够对传统的档案信息管理模式进行改进。改变传统的人工录入、纸质媒介的档案管理模式，拓展档案管理的职能。传统的档案管理只能实现档案信息的运输和保存，通过档案信息化建设能够实现档案信息资源的管理、存储和采集。

二、事业单位档案信息化建设过程中的建设要点

（一）建设事业单位档案数据库。事业单位要提高管理部门的服务水平和工作水平，挖掘已有的档案信息，就必须着力完善数据库，使软件系统更加实用。

在事业单位档案信息化建设的前期阶段，首先要对已有的资源进行有效的管理，做好相应的入库和录入工作，使档案资源能够实现日入检验。与此同时，对于一些特殊的档案资源还要加强其信息化的步伐，例如使用频率较高的、容易受损的、重要性强的档案信息。具体分三步实现：第一步，完成当年入库和当年查询，使当年的工作档案能够进入相应的数据库。第二步，进一步延长入库档案的年限。第三步，全面实现事业单位档案的信息化建设，将全部档案资源录入数据库。

（二）做好电子档案的入档和管理工作。很多事业单位都已经实现了电子办公，产生了大量的电子文件。要对这些电子文件进行入档，保障电子文件的规范性、有效性和完整性，对电子文件进行规范的鉴定、录入、存储、入档等工作。

三、当前我国事业单位档案信息化建设中存在的问题及其原因

随着事业单位改革的不断深入，我国的事业单位普遍进行了档案信息化建设，然而信息化建设的过程中却暴露出了一些问题，各单位在档案信息化的建设质量与建设速度方面呈现出较大的差异。

（一）没有深刻的认识到档案管理工作的重要意义。事业单位上下从领导到员工都没有深刻的认识到大管档案管理工作对事业单位发展的重要性。特别是事业单位的领导没有深入的了解档案管理制度，对于档案信息化建设的热情不高，不愿意投入经费进行档案信息化建设，甚至造成了档案信息化建设的搁置，阻碍了事业单位的信息化建设的步伐。

物理学科是高中教学体系的重要组成部分，对于学生的学习、发展能够产生深远的影响。物理问题情境指的是在教学过程中，教师对教学环境进行设计，营造与课程相适应的教学氛围，帮助学生更好的融入到物理课堂教学中，通过教师教学学习更多的物理知识。教育改革对高中物理课堂教学提出了新的要求，因此，高中物理教师需要注重对问题情境的设计与应用，提高自身教学质量，保证学生的物理学习。

（二）缺乏持续的资金投入保障。要完成事业单位的档案信息化建设就必须配备良好的软件设施和硬件设施，并对这些软件和硬件设施进行定期的维护和保养，这就需要一定的资金投入。对于一些事业单位而言，由于各种原因，不能保障对档案信息化建设的资金投入，使档案信息化建设成了一纸空文。由于缺少设备支持，档案工作人员只能停留在手工阶段，阻碍了档案信息化的建设步伐，极大的影响了档案管理工作的效率。

（三）缺少高素质的档案信息化管理人才。由于涉及到网络计算机技术，档案信息化建设对于档案管理人员的各方面素质提出了更高的要求。当前一些事业单位的档案管理人员由于年龄偏大、学习能力不强，难以跟上档案信息化建设的步伐，缺乏相应的软件和计算机知识，难以接受信息化技术的信息，不能够专业的运用信息化管理的信息。这也造成了一些事业单位的信息化管理仍然停留在查找和录入等基础层面上，难以进行进一步的深入。

（四）配套应用软件良莠不齐，兼容性差。事业单位的档案信息化建设离不开一定的设备支持，然而当前我国还没有开发出操作简易、功能全面、能够适应事业单位档案信息管理工作需求的应用软件。当前很多事业单位使用的档案管理软件要么功能较少，要么操作烦难，从一定程度上对事业单位的档案信息化建设带来了不利的影响，成为了事业单位信息化建设过程中的软肋。档案管理系统应用软件厂商良莠不齐，国家档案局尚未出台统一的档案管理系统建设标准，导致配套的应用软件之间难以兼容。同行业的事业单位之间无法搭建起统一的档案信息化平台，难以做到互通有无，没有体现出信息化、网络化的优势。

四、推动我国事业单位的信息化建设的有效对策

（一）建立一支高素质的事业单位信息化管理队伍。事业单位要推动信息化的建设就必须打造一支懂信息技术、懂档案、懂管理的信息化管理队伍。事业单位要对档案管理人员进行集中培训，不断提高档案管理人员的信息化知识水平和电脑操作技术，使其能够有效地应用信息化档案管理设备，跟上时代发展的步伐。与此同时，还要注意提高档案管理人员的综合素质，包括思想道德水平、学习能力、工作责任心等等。必须保障管理人员的综合素质和工作技能能够满足档案信息化建设的要求。

（二）加快档案信息化进程，了解档案信息化建设的重要性。事业单位的领导要意识到档案信息化建设的重要性。事业单位在发展的过程中，基本已经普及了电子办公，工作范围不断扩展，档案的数量和类别都在不断增加。这也造成了档案管理的难度不断提高。要对数量繁多的电子文件进行检索、分类就必须提高档案管理的信息化。与此同时，在社会发展的过程中，事业单位与外界的交流更加活跃，必须打开窗口、面向群众，加强与群众的交流，而传统的档案管理方式已经不能适应事业单位的工作需要。因此必须加快档案信息化建设的进程。

事业单位的领导要组织相关人员，制定本单位的档案管理信息化近期目标和长远目标，有步骤、有计划地推动本单位的档案信息化建设。

（三）保障事业单位档案信息化建设的资金投入。事业单位要进行信息化建设就必须保障一定的资金投入，配置相应的软件和硬件设备，并进行人员的培训。事业单位领导要充分认识到档案信息化建设的必要性，加强确保对档案信息化建设的长期资金投入，对档案管理技术所需要的软件设备和硬件设备进行完善，保障事业单位档案信息化建设的有效实施。

（四）进一步开展档案管理应用软件的开发工作。事业单位要认真甄别当前市场上的档案管理应用软件，或者自行开发档案管理应用软件，也可以根据实际需要进行档案管理应用软件的引进，并对其进行改造，使之更加符合本单位的实际情况。同时行业管理部门要统筹规划本行业的档案系统平台，逐步实现档案信息互通有无，体现信息化优势。

（五）重视档案管理的硬件设施建设。要实现事业单位的档案信息化建设，就离不开相应的硬件设施的建设。简单的“三铁一柜”已经不能满足新形势的发展需要。事业单位要加大资金投入，配备完善的档案信息化硬件设施，打造高效、可靠、便捷的档案存储环境。良好的硬件设施要能够对档案资料进行有效的保存，将电子存储的优越性发挥出来，便于档案资料的管理。与此同时，为了防止电子文件丢失，在信息存储和录入的过程中还要选择储量足够大的备份硬件设备对所有档案信息进行备份。

（六）制定本单位的档案信息化建设规划。由于每个单位的经济基础和实际需要有所不同，事业单位要将本单位的档案信息化建设规划制定出来，按部就班的进行档案信息化建设。在档案信息化建设的过程中要重视系统的灵活性和可扩展性，满足长期发展的需要。为了满足事业单位进一步发展和改革的需要，应该将信息化管理的网络管理模式构建出来，有条件的事业单位可以建立一个档案信息网站。

档案信息网站主要是以网页的形式，将相应的档案信息服务提供给相关人员，从而实现电子文件的查找和咨询，相关人员可以通过档案信息网站对所需要的档案信息进行查找、浏览和下载，从而提高档案信息资源共享的程度，也可以使事业单位所有人员都享受到档案信息化管理的便利，加深其对档案信息化管理的认识和了解。

（七）有效的保证信息安全。如何保障档案信息化建设过程中的档案安全，是一个非常重要4的问题。在信息化的过程中，档案信息的风险性主要体现在两个方面。第一，来自网络的风险。由于网络的开放性的特点，如果档案信息系统遭受黑客或病毒的攻击，则会造成档案的丢失和泄露。第二，来自硬件方面的风险，主要是由于计算机、硬件等的故障而造成档案文件丢失和损坏。针对这种情况，首先必须对档案系统设置严密的防火墙，并加装其他防病毒软件，严格遵守涉密档案不上网的规定。与此同时还要对硬件设施进行严格的管理，做好相应的备份，防止由于硬件损坏而造成的档案损坏。