如何做好新形势下的档案规范化建设

袁爽

摘要：近年来，各级档案行政管理部门把贯彻实施《档案法》落实在行动上，相继出台了一系列档案管理规范，这些档案管理规范的出台，不仅有效地推动了各类档案的规范化管理，而且为实现档案管理的现代化奠定了良好的基础。然而在实施这些规范的过程中，不尽人意的情况屡屡发生，因此各级档案行政管理部门要采取有效措施，加大档案执法力度，以保证档案事业的健康发展。

关键词：新形势下；档案；规范化建设

近年来，各级档案行政管理部门把贯彻实施《档案法》落实在行动上，相继出台了一系列档案管理规范，这些档案管理规范的出台，不仅有效地推动了各类档案的规范化管理，而且为实现档案管理的现代化奠定了良好的基础。然而在实施这些规范的过程中，不尽人意的情况屡屡发生，如不求质量片面追求升级率，档案升级一阵风，甚至弄虚作假骗取荣誉等等。这些问题是与开展档案规范化建设不相称的，必将影响档案事业的深入发展。因此各级档案行政管理部门要采取有效措施，加大档案执法力度，以保证档案事业的健康发展。

众所周知，档案工作是一项基础性很强的工作，制定档案工作规范和实施档案工作规范都是十分严肃的。因此在制定规范时，必须以科学的理论和实践为基础，对现实的档案工作进行认真地分析和研究，才能做到有的放矢，达到规范档案管理的目的。近年来，各级档案行政管理部门针对档案工作的实际，先后制定了国家综合档案馆、机关、企业、事业等部门的档案规范，并在全国各地相继实施。但是，在实施档案规范的过程中还存在着许多值得探讨的问题。

一是有的档案管理规范存在着包容范围广、上下级不统一的问题。在我们实施档案规范过程中发现，有的规范包容范围广，具体表现在同一类型的规范，既适用于省级机关，又适用于县级机关，甚至适用于更基层的单位。这样的规范在实施过程中就存在着许多现实问题，由于大机关和小机关的差异，势必在案卷数量、人员配备、档案管理设备等方面存在着许多不同之处，甚至差距太远，彼此之间缺乏可比性。同时有些档案管理规范存在着上级下级不统一。具体表现在，保管期限就有“两分法”和“三分法”之别，这样容易造成有规范不执行不行，执行又造成与原有档案的衔接问题，不知如何是好。

二是在贯彻执行档案管理规范过程中出现了“刮风式”的现象。贯彻档案管理规范是推动各行各业档案工作规范化建设的重要手段，是充分发挥档案作用的有效途径。但是，在实施档案管理规范过程中，有的单位偏离了档案规范化建设的方向，尤其是在开展档案工作升级过程中，有的单位先是积极开展，档案整理不规范突击整理，缺少档案管理设备投资购买，各种资料不健全按要求补齐，档案行政管理部门对此也积极给予指导。由此，他们从领导重视到档案基础管理，从档案管理制度到档案管理网络，从档案编研资料到档案的开发利用都达到了档案规范化管理的要求，档案工作升级了是顺理成章的事。然而档案工作升级之后，档案工作的热情急转直下，从单位领导到档案工作人员随之把档案工作放置脑后，甚至正常的档案工作也很难开展。对这种騙取荣誉的行为应当予以坚决杜绝。

三是档案专业队伍素质较低。自上世纪八十年代开始，全国各级各类院校虽相继培养了大批档案专业人才，但由于这部分档案专业人才转岗的多，从目前单位情况来看，基层档案队伍素质还普遍较低。其主要表现在档案人员缺乏理论知识。目前在职的档案人员多数没有经过档案专业理论的学习，又没有经过高级专业培训。没有丰富的专业理论作指导就不可能在工作中取得好的效果。因此，我们要按照《档案法》要求强化档案队伍建设，使每个档案工作者不仅具有良好的道德素质，而且具有丰富的档案理论知识和业务工作技能。

档案管理规范化建设是实现档案管理现代化的基础。在现阶段，制定档案管理规范应从有力于促进现代化管理入手。

一是上下级规范要统一。档案工作是一个系统工程，有其自身的形成和发展规律，制定档案工作规范，就必须把档案工作的发展规律和现代化管理手段有机地结合起来。按照《档案法》的要求，对全国的档案统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中，国家要统筹协调，制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点，档案工作就很难实现规范化。

二是档案工作规范要具有系统性、适应性和超前性。系统性就是档案管理要根据不同的行业制定适应本行业的档案管理规范。适应性就是所制定的档案管理规范要适应同行业不同规模的机构去贯彻执行。超前性就是制定档案管理规范要从长远的观点、发展的观点去分析问题和解决问题，要有对档案事业发展的预见性，特别是对档案的现代化管理，这项工作国家档案行政管理部门要拿出科学合理的实施方案，以统一全国的档案安全现代化管理。只有把档案管理规范制定的科学、规范、适用，才能促进档案事业的全面发展。

三是努力加强档案队伍建设，培养高素质的档案管理人才。无论是搞档案规范化，还是搞档案管理现代化都离不开高素质的档案管理人才。对此，基层档案行政管理部门应采取有效措施，全面提高档案队伍素质。这里首先要提高档案人员的政治素质。要培养档案工作者树立远大的理想，牢记全心全意为人民服务的宗旨，使其为档案事业的发展做出贡献。其次是加强在职档案人员培训。在职的档案人员由于具有一定专业知识，尤其是年轻同志，都有一定的文化水平，这样，再经过短时期高级业务培训，使他们系统地学习档案专业理论知识和现代化档案管理技术，以促进由传统型档案管理快速向现代化档案管理的转变。再次是实行档案工作岗位责任制和职位竞争上岗。在工作中要注重实绩，注重实效，既要看其理论水平，又要看其实际工作能力。

四是强化档案执法力度，保证档案规范的深入贯彻与实施。尤其是在开展档案规范化建设过程中，对那些无视档案法规，危及档案安全或造成档案损失的单位和个人，要依法追究当事者的责任，以保证档案规范化建设的顺利开展。

参考文献

1、 孟凡蕾 强化档案意识，提升学校档案管理水平[J].黑龙江科技信息，2009，31： 227。

2、肖三凤 民办高校档案管理规范化的探索与实践[J].时代教育（教育教学版）2009，（4）：132-133。