创新基层档案管理工作

□ 杨 波

档案管理作为一种知识管理，在经济社会的发展中愈发重要。面对社会新形势的发展、新时期基层档案工作发展的需要，应当研究怎样将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作。

档案和档案管理的现状

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的档案管理，为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。随着档案管理受重视程度的提高以及科学技术的进步，档案管理的设施不断得到完善与更新。但在实际工作中，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在很大差距，具体表现为：档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定；领导重视不够，档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差，管理模式呆板以及宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。

基层档案管理中存在的问题

近年来，在少数基层单位由于收集、整理、归档、保管、利用不到位，将历史的真实材料没有归档或归档材料丢失，给领导决策带来重大难题和人民群众造成重大经济损失，严重影响工作开展和社会快速向前发展。究其原因是有的单位对档案工作不够重视，有的单位对档案管理意识相当淡薄。

一是重视程度不够。基层档案工作的发展很不平衡，少数单位对档案工作重视不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证；虽然有的单位把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各单位工作有效机制来抓还存在缺陷。比如，有的单位重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，尽管归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照相关档案管理规定，及时将重要档案归档入库非常必要。

二是档案室保管条件较差。多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的单位设置的综合档案室整体上也不规范，甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料像垃圾一样堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不到位。

三是业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。首先，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。其次，有个别领导和档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着畏难情绪。此外，有的单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，给档案工作发展造成了许多制约因素。上述问题在不同程度上影响了档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。

档案管理作为一种知识管理，在经济社会的发展中愈发重要。创新是档案事业发展的必然要求。新时期，移动互联网的快速发展，大数据时代对档案管理工作提出了新要求、新标准。

档案管理工作的发展关键在于创新

创新是档案事业发展的必然要求。新时期，移动互联网的快速发展，大数据时代对档案管理工作提出了新要求、新标准。为适应这个要求，档案管理人员必须解放思想，与时俱进，具备新思维，树立服务理念，在发展文化事业的大环境中发展自己。

思想观念上的创新。思想观念是各方面创新的基础。档案管理工作是一项民生工程，是历史的一面镜子，档案管理终究是人的工作。基层档案工作要创新发展，关键在于领导在思想观念上的创新。领导干部要提高认识，正确认识到基层档案工作的重要性，意识到基层档案工作是一项以人为本、服务为民的工作。一方面，领导干部要提高档案管理人员的待遇，对档案人员的思想、工作和生活上给予关心与支持；另一方面，要重视档案管理工作，建立健全档案管理制度建设，加大档案管理的建设投入。

档案管理方法上的创新。作为基层档案管理人员，除了具有一定的教育背景、较强的专业素质外，要有高度的责任心，要更新观念，具有开拓精神。在信息化时代，需要档案管理人员能运用互联网思维，在掌握传统纸质档案的管理方式的基础上，学会运用计算机技术、声像技术、网络技术进行现代电子档案、声像档案的管理，把单一的档案管理变为信息资源，成为地方经济服务的大数据库，更好地为地方社会经济发展服务。

档案管理手段上的创新。基层档案管理是档案管理工作的重中之重。信息化时代改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，过去被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。最近，一些单位，尤其是对于对外服务的档案管理单位，通过网络对档案进行归档，实现了档案信息的网上检索，通过档案在线服务，为用户提供更好的服务方式。

总之，基层档案工作是一项让人看不起眼，但工作繁琐而冗杂的工作，需要投入大量的人力、物力和财力。在实际工作当中，需要基层档案管理人员的不懈努力，创新发展最终让基层档案工作更好地服务于经济和社会建设、服务于民生。