档案信息化建设中存在的问题和对策

2015-11-05李柏新

科技创新导报 2015年25期

李柏新

摘要：作者在探讨档案信息化必要性的基础上，提出了档案信息化建设中存在档案软件没有信息管理功能缺乏通用性、缺乏统一的档案信息系统和网络建设形式、基础工作标准化规范化程度有待提高、档案的技术组织工作程序标准问题和管理人员整体素质不适应档案信息化建设的需求等问题，针对存在的问题，应采取制定规划，突出重点，扎实推进档案信息化建设；加强基础设施建设，加强档案信息标准化和规范化建设，重组档案信息化业务流程，做好电子文件的归档技术处理和保存工作，实行档案系统同时保存电子与纸质文件，提高档案人员整体素质，确保档案信息的安全性和完整性，网络化传输档案信息，切实提高服务水平，发挥档案信息化的应有作用。

关键词：档案信息化存在问题应对措施

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）09（a）-0170-02

计算机和网络技术的迅猛发展，为档案信息化建设提供了有力的工具和平台，同时也赋予档案管理崭新的工作内容，有利于促进档案管理工作的改革和深化。为此，笔者在探讨档案信息化必要性的基础上，提出了档案信息化建设中存在的问题和应对措施。

1 档案信息化的必要性

对于需要长期保存的纸质档案，应有适宜的储存环境，为了避免纸张受潮、虫蛀和火灾等的发生，必须投入大量的经费来做为保证；如果档案没有得到备份，在反复查阅过程和保管中，不可避免地可能造成档案的损坏甚或丢失的发生，不利于档案及其信息的保管和利用。在采用低档平板扫描仪将文档电子化信息化的过程，要消耗大量的人力物力和财力，同时还涉及到如何解决电子化档案的管理、查阅和应用等问题。档案信息化在促进经济社会发展中具有重要的作用，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件，应加以充分利用。

医院管理的实质是对包括档案在内的信息管理。医院制定并遵循既定的目标，通过信息化的过程组织、指挥、协调和控制医院档案。医院档案管理信息系统按照既定的方法加工处理各部门运转过程中形成的信息及时反馈到相关部门，这些档案信息有利于医院管理者的决策，充分发挥医院组织功能，有利于形成良好的医院档案管理制度和体系，提高医院决策和控制能力。

档案管理的目的是为医院管理提供准确的综合信息务，构建医院档案信息化管理体系，有利于医院实现标准化、科学化、规范化管理档案。档案信息化管理就是能够整合和共享档案资源，在一定权限范围内能够方便快捷地检索和利用档案提供的丰富信息，实现了系统性、有效性和共享性的医院档案模式，提高了档案原件及其档案信息的利用率，为提高医院的服务水平和管理水平奠定了坚实的基础，促进医院经济效益和社会效益的双发展。

2 档案信息化建设存在问题

2.1 软件无信息管理功能，通用性不强

档案管理部门应用的计算机型号、操作系统等硬软件各不相同，应用的档案管理软件尚不统一，甚或档案管理软件只有档案检索功能，而无档案信息管理功能，通用性不强，这不能利用电脑完成档案信息管理，更不能充分利用软件快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程，阻碍了档案信息化建设的发展。

2.2 缺乏统一的档案信息系统和网络建设形式

目前我国尚未建立用于数据交换的机读目录档案系统，缺乏统一的档案信息系统和网络建设形式，难以做到档案信息的规范性、开发性、共享性和服务性，难以满足社会和单位发展需求。

2.3 基础工作标准化规范化程度有待提高

规范化和标准化的基础工作是实行电子化档案信息管理的前提条件。由于存在各种主客观因素，馆（室）藏档案业务基础和案卷质量相对较差，尤其是档案种类不同著录细则不尽相同；档案自动化管理往往仅限于某一个馆或某个专业系统，尚无全国的统一标准，无法全面实施和推广，即使使用统一管理软件也难以达到规范化标准化管理，制约了档案信息电子化工作的顺利开展。

2.4 档案的技术和组织工作程序标准问题

现行档案收集、整理、分类、著录标准及其有关规定与现行的档案信息化建设已不能完全适应。未从计算机信息处理技术特点和发展来考虑档案信息化建设问题，仅将磁盘、光盘等作为归档“文件资料”。

2.5 管理人员的素质不适应档案信息化建设的需求

许多档案部门缺乏现代高技术管理人才，由于难以引进人才，多数人没有掌握现代科技，尤其是缺乏档案和信息处理复合型人才。在这种情况下，即使有再先进的现代化设备，无人精通，无人能用，只能当成废物，难以实现档案信息化。

3 档案信息化建设的措施

3.1 制定规划，突出重点，扎实推进档案信息化建设

实际工作中，管理者要正确认识档案信息化建设在经济社会发展中的重要性，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。单位管理者要从具有的人财物基本条件出发，制定中远期档案信息化建设规划，以利用为本，讲求实效，追求投资效益，不能搞形式主义和“形象工程”。

3.2 加强基础设施建设

在档案信息化建设中，必不可缺少的基本条件是软硬件基础设施，是开发和利用档案信息资源以及应用信息技术的基础。计算机的优点众所周知，在文件管理方面，运用计算机可完成档案的归档利用和管理工作，包括查找、借阅、接收、归还和辨认到期应销毁的文件等；在档案管理方面，运用计算机可完成收集、整理档案过程，可用于编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可完成库房管理之工作任务。因此首先要配备电子计算机这一符合中远期发展的硬件设备，逐步提高各类档案馆（室）应用计算机和网络技术的程度，从而达到提高档案信息化水平之目的；另外，各单位要完善局域网络建设工作，以网络为基础做好档案信息化管理的各项工作，做到医院档案信息传输、交换和资源共享利用，提高工作效率。

3.3 加强档案信息标准化和规范化建设

档案信息化建设的必要条件是档案信息的标准化和规范化，可显著提高档案现代化管理水平。管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范是档案信息标准化和规范化的重要内容。其中，对电子文件档案信息进行管理的规范为管理性标准规范，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法化和确认标准等；对档案文件信息化处理的规范为业务性标准规范，包括电子文档的标准和管理规范；存储、压缩电子文档数据，数据的交换和加密，水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等称为技术性标准规范。对上述各方面工作应做到标准化和规范化，保证档案信息化的质量。

3.4 重组档案信息化业务流程

在网络环境下应用计算机技术进行档案信息化，这可避免繁重的手工作业管理模式，并使之转变为自动化集成管理模式，显著提高工作效率。在此转变过程中，应根据实际情况重组档案信息化业务流程。在收集档案信息时，在文件处理阶段就能完成数据处理，从而有机融合公文处理与档案管理于一体，自动完成档案资料统计和各类统计报表等工作任务。在检索和利用档案信息时，分类、标引、编目和检索等应在网络环境下自动完成，并通过计算机网络查阅和利用多数档案信息资源。在档案管理过程中，应将有形实体转变为虚拟网络，逐步加强信息技术建设，改善环境条件，发挥档案信息的社会作用。

3.5 做好电子文件的归档技术处理和保存工作

档案工作者要指导相关部门充分利用信息技术做好接收、处理和存储电子文件工作，要将归档的电子文件属性改为“只读”文件以保护其原始信息和基本结构。在介质层上存储的电子文件相对较为安全。但是，如何长久保存电子文件是值得深入研究和探讨的重要问题，必须保证电子文件的完整性和可读性，不得丢失其中的任何信息。

3.6 档案系统同时保存电子与纸质文件

要同时保存同一内容的纸质文件和电子文件，并使用不同的编目方法和存贮装具进行归档。为便于利用时参照互补，管理者应在同一内容的纸质文件和电子文件的备考表或卷内目录“备注”项中标示对应档案文件的档号和存地。保存电子档案后不得将纸质档案丢弃或疏于管理。

3.7 提高档案人员整体素质

档案信息化建设是一项关乎经济社会发展的战略任务，档案工作的政治性和服务性决定了档案管理者要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。在档案管理过程中充分利用信息和网络技术完成信息化建设，对档案管理人员提出了更高的要求。所以，档案管理部门必须重视专业技术人员队伍的建设和整体素质的提高问题。

人才是档案信息化建设的关键。在实际工作中，必须树立大人才观，秉持人人皆才、人人皆可才的观念，充分调动所有工作人员的积极性和能动性，真正做到人尽其才，才尽其用。这要求档案管理部门必须根据专业技术人员的实际，通过培训、继续再教育、学历提高等形式，掌握档案管理和信息化建设的前瞻性知识和技术，不断提高档案信息化业务能力，引进新鲜血液，较好地完成档案信息化工作。作为现代档案工作者应当有丰富广博的专业和与档案信息化建设有关的计算机、网络、缩微摄影等其他技术知识，提高其信息素养和信息技能，并充分利用这些知识和技术，适应新时期档案信息化工作的要求，切实为当地的经济社会发展贡献自己应有的力量。

3.8 确保档案信息的安全性和完整性

保证信息安全是档案信息化管理的核心要素，这是我国《档案法》中规定的重要内容。档案信息安全包括两方面内容：一是档案管理系统硬件自身的安全，即系统不为外人所侵入；二是档案信息传播的安全，即档案信息不为权限外的权利人所获取。为维护信息管理系统的物理安全，应从机房管理、软件管理、操作监督等方面加强安全管理；可通过技术手段解决硬件方面的安全管理，即在考虑系统安全性的前提下选择和设计档案管理系统。基层单位档案信息化管理应用仅供内部人员使用，封闭式网络，不得与因特网连接。为保证网络安全，建网时应实行物理隔离，合理确定安全等级和信息安全要求，并且据此来判断信息系统运行是否符合安全要求，防止授权违规操作，切实保证档案信息的安全性和完整性。

3.9 网络化传输档案信息

利用是档案信息化的真正价值，所以档案信息化建设必须为充分利用档案信息提供先决条件。这要求在单位内部要利用局域网络建立档案信息网站，实行网上发布档案新信息，为利用人员提供电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务；同时档案管理人员与用户之间要开展定向、定题的档案信息咨询服务；合理运用现代信息技术加工、提炼和深层次开发档案信息，为利用者提供更多二次、三次或以上加工的档案信息，拓宽和拓展医院档案的服务范围和服务功能，不断提高档案服务质量，促进医院发展。信息资源是档案数字化的基础，必须保证其数量和质量，这也是档案信息网络建设的核心之所在。

3.10 切实提高服务水平

树立全面服务理念，提供个性化服务。要在遵守保密制度和安全许可的范围，为不同档案信息利用者提供多层次、全方位、多样化的服务需求，开展有针对性的服务。档案管理人员必须利用现代信息网络技术，通过整理、分类、提取、分析和加工档案信息资源，通过局域网络实现资源共享，针对单位内部和其他利用者提出的具体需求，满足档案信息的需求。必要时，应用计算机和多媒体技术将文字、图像、视频、音频等不同载体的档案进行图、文、声、形的再次或多次合成加工，直到利用者满意为止。

要主动为利用者提供高质量的服务。管理者要树立主动服务意识，把握档案信息利用和服务的大方向，逐步提高档案信息化质量，加强职业道德教育，以良好的服务态度，讲求时效性和质量观，利用多种途径和形式为利用者及时提供档案信息服务。

信息化是档案事业发展的重要方向，档案信息是经济社会快速发展的重要保证。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，存储和处理档案信息的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在经济社会发展中发挥不可替代的作用。档案管理工作必须适应科学技术发展，重视和做好档案信息化工作，加快档案的现代化管理进程，逐步实现档案的信息化建设，为利用者提供优质的档案信息服务。

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