高校人事档案管理的历史沿革及发展研究

胡颖

摘 要：高校人事档案为人事管理工作的决策提供了客观可靠的依据，为合理分配人力资源提供必要的信息参考。随着时代的变迁，高校人事制度顺应时代的发展进行改革并逐步深化，人事档案管理工作在高校人事管理工作中愈发显现出其重要地位。为进一步做好高校人事档案管理工作，要理清高校人事档案在历史变迁中的发展和变化，总结发展路径，分析发展方向。

关键词：高校人事档案;历史沿革;发展

人事档案是国家机构、社会组织、企业单位在人事管理活动中形成的，叙述和反映个人经历、德才表现和工作实绩，以个人为单位集中保存起来以备查询、使用的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。它是由人事及相关部门在培养、选拔和使用工作人员的活动中形成的， 有着不可替代的重要作用。

人事档案的起源与沿革

我国的人事档案工作可谓历史悠久。历代王朝都有人事工作，对文武职官的任免、品级、爵禄、薪俸、考察、升贬、奖惩等，各朝各代都有自己的规定，并有着详略不等的记载及评议总结。从已知的史料看，早在西周时期，就出现了“诺谋档案”，即王室、官员的世系家诺。这些世系家诺虽然不完全具有人事档案的本质属性，但它记录和反映了人的历史和现实简况，可以说是人事档案的前身。

我国最早的专门的人事档案产生于西汉。在大规模农民起义之后建立的西汉王朝，根据政治经济的发展情形，建立和推行了一整套新的用人制度，以记载个人经历与德才能绩为主，服务于人事管理活动。隋唐时期确立科举考试制度，随之出现“甲历”。“甲历”是专门记载每年参加考试的官员的职名、履历、考绩等情况的文件。随着数量增加，“甲库”产生，有专门的库房和专人管理。到了明清，出现不少制发和填写官员的履历、征集考察情况的表格，近似于现代的一些干部表格。在民国时期，人事档案的产生渠道增加、内容丰富、用途更广。在新民主主义时期，中国共产党的干部人事档案形成。

新中国成立后，1956年召开了第一次全国干部档案工作座谈会，制定了我国第一部全国性的干部档案法规—《干部档案管理工作暂行规定》，此后确立了人事档案工作的管理体制和组织体系。1980年，中央组织部召开了第二次全国干部档案工作座谈会，将《干部档案工作条例》进行讨论和修改，维护了档案的真实性和制度的完整性。1990年，中央组织部召开了第三次全国干部档案工作座谈会，人事档案工作逐渐形成了一个特有的、较完整的体系。

我国人事档案源于古代的文书档案，现代的人事档案是在古代人事档案的基础上发展而来的，并逐步向规范化发展，种类日益增多、内容逐渐充实。高校人事档案是人事档案中的一类，是基于时代背景和政策要求下符合高校发展而形成的高校人事管理的一部分。

高校人事档案的概念及作用

高校人事档案是在高校人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、照片等形式的档案。它的作用具体来说有以下几点。

1.高校人事档案是开发和利用人才资源的重要工具

高校人事档案能为单位选拔、聘用和晋升等工作提供真实依据和凭证，是人才工作的重要工具。人事工作主要是全面考察教职工个人经历和不同时期的德勤表现，做到历史、全面地了解每一个人，做到知人善用、选贤举能。要想全面地掌握一个人的情况，主要是通过查阅人事档案来了解的。人事档案管理工作， 在人才引进与培养、人才政策制定等方面具有举足轻重的作用，是高校实施人才强校战略的必要条件。

2.高校人事档案是确定和澄清有关个人问题的最好证据

人事档案是一个人社会经历、实践活动的真实记录，由确凿的原始材料构成。它形成于不同的时期，记载着个人的出生年月、学习时间、毕业学校及专业、参加工作时间和地点、学习及工作简历、入团入党情况、职务升降、职称评聘、工资变动等， 而这些都与一个人的工作调配、使用、待遇等直接相关。年龄是退休离职的重要条件，学历、工龄、职务、职称又是调整工资的依据。由此可见，人事档案起着凭证作用，可以成为落实有关政策的重要依据。

3.高校人事档案是研究历史、撰写传记的宝贵资料

从某种意义上说，社会发展史是一部人的历史，由人们的各种各样的活动构成。要撰写一个国家、一个地区、一个系统乃至一个单位的历史， 当然离不开记载人的历史活动。人事档案中的许多材料情节具体、事由真实、时间准确、内容翔实， 在印证历史时有较大的权威性。高校是人才聚集重地，对人员的恰当管理能促进学校的成长，也能对社会的发展起到推动作用。

高校人事档案管理的历史沿革

高校人事档案真实地记载了高校工作人员各方面的信息，是能量巨大的人才信息库，是高校人事管理工作中必不可少的一项基础性工作，直接关系到高校组织决策和员工本人的切身利益。随着时代发展、政策变化和科技进步，为寻求高校人事档案管理更好发展，应以史为镜，分析高校人事档案管理在变化中走过的路。

1.历史进程之改革开放前

最早的商朝甲骨档案的贮存，是集中保管，并有专门的人员对其进行初步的整理，保管地点一般是库房，称为“龟府”，一般理解为“甲骨窖穴”。到了汉代，统治者对收集起来的档案十分注意保管，在宫殿内外设立了专门保管图书档案的库房。宋代档案工作逐步形成了一项专门的工作，这个时期档案工作发展的一个主要特点是全国各级政权机关的档案库房—架阁库的普遍设立，这是当时高度专制集权、统治空前强化的结果。随着中华人民共和国的建立，中国档案事业进入了新的时期。1954年11月8日，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议决定，国务院设立国家档案局。之后，对档案学的研究日趋增多，以这些研究为基础，对档案管理的研究也逐年增多。

2.历史进程之改革开放后

1978年，中国实行改革开放政策，由计划经济逐渐向市场经济转变。在市场经济体制下，工作重点向经济建设转移，大量的人才频繁流动，人事档案的收集、整理和保管，为市场经济体制下开发人才提供信息和数据， 成为经济建设必不可少的帮手。

侯丽丽所著的《高校人事档案管理改革探讨》中谈到：“改革开放以前，高校人事档案内容主要是个人政治档案，以反映个人出身、政治立场、政治观点等情况为主，是‘政治挂帅时期的历史产物，与其他档案联系甚少。改革开放以来，高校人事档案内容丰富、充实。主要反映两方面内容：第一是人事管理工作内容;第二是个人档案的全貌。”改革开放是意义深远的转折点，解放思想、实事求是、创新辩证的观点深入人心，不仅改变了高校人事档案管理的内容，也促进了高校人事制度的改革，使高校人事档案制度迅速发展。

3. 历史进程之人事制度改革

1995年12月，国家人事部提出人事代理，1999年高校开始试行人事代理制度。1998年，南京市出台《南京市人才租赁暂行办法》，率先在全国实行人才租赁即人才派遣业务。1998年8月，第九届全国人大常委会通过《中华人民共和国高等教育法》，第十七条规定“学校和其他教育机构应当逐步实行教师聘用制”，将教师聘用制的实施纳入了高校人事改革轨道。2002 年7 月，国家人事部出台了《关于在事业单位试行人员聘用制度的意见》后，各高校相继启动了教师聘用制。

第一， 人事代理的产生及其影响。人事代理是一种人事管理社会化的服务方式，人事代理机构受用人单位委托对用人单位的内部人员进行管理。其显著特征为“人”与“事”分离，即“人”留在用人单位，“事”脱离用人单位，由代理机构代为管理人事。用人单位把人事管理活动委托代理机构代为管理，减轻用人单位负担。从1995年开始，我国高校人事代理制度从计划性的人事管理制度到人事代理制度，是高校人事制度的一次跨越。将某些人事管理工作委托给代理机构来进行管理，减少高校从事人事管理工作的人员，降低人事工作成本。

第二， 人才派遣的产生及其影响。人才派遣也称为人才租赁，是指人才派遣机构根据用人单位的需要，把能满足不同期限和完成不同任务标准的人才派遣到用人单位，并负责管理这些人才，完成由派遣而产生的所有事务性工作。其特征为“人”与“才”相分离。人才派遣机构对“人”有所属权，但“才”为用人单位所用，形成用人不养人的情况。人才派遣在2000年以前已在企业和民营单位中实施，高校中出现人才派遣的用人制度是在2000年以后。虽然当时只对高校中一部分特定人员实行，但也说明高校在人事改革市场化的进程中结合了高校教职工的特点不断前进，努力紧跟时代步伐。

第三， 聘用制的产生及其影响。聘用制是指高校与职工按照国家有关法律、政策的要求，在平等自愿、协商一致的基础上，通过签订聘用合同，明确高校和受聘人员有关工作权利和义务的一种用人制度。高校为适应自身发展，必须破除封闭的传统人才观念，建立平等公正、择优竞争的人才竞争新格局，建立符合高校性质和工作特点的管理制度。人事制度改革的推进，给高校人事档案管理工作提出了更高的要求，使人事档案管理工作更加科学规范，为培养、使用教职工发挥了十分重要的作用。

第四，人事代理、人才派遣与聘用制相结合对人事管理的影响。高校的人事管理工作一般包括人事、师资、劳资和保险等，工作繁杂使得人事管理部门只能把主要精力放在人才队伍规划与建设、岗位设置与调整等重大事情上。但人事代理和人才派遣制度的实施，使高校从繁杂的人事管理事务中得到适当解脱，做到“有所为，有所不为”。人事代理、人才派遣与一般聘用制的不同特点，使高校教职工的分层、分类管理得以实施。对有高学历、高职称的教职工及专业技术人员、老职工， 实行一般的聘用制，由学校管理;对新进教辅、管理人员普遍实行人事代理制， 各高校对这两类人员掌控程度不一，委托代理的人事管理服务内容也不尽相同，总体来看，代理机构介入的程度并不深;对工勤、编制外人员实行人才派遣制，交由派遣公司管理，使高校能集中精力抓主流队伍。这三项制度的实施直接反映高校人事制度的发展，同时也反映了高校人事档案管理的发展。高校人事制度的现代化进程指明了高校人事档案管理的前进方向，档案管理的内容、范围、特点、作用、地位也都随着发展不断更新改变。

4. 历史进程之网络信息时代

高校人事档案资源是一种重要的信息资源，是高校领导作重大决策的重要信息依据。面对纷繁复杂的信息和瞬息万变的环境，只有实现人事档案的网络信息化，通过分析、比较、综合、整理等一系列程序，筛选出有价值的信息，才能及时准确地作出科学的决策。

随着我国经济的迅猛发展与科技的快速进步，信息化程度不断提高，电子档案在高校档案管理中的应用越来越广泛。电子档案的主要特点：第一，电子档案是数字化形式，信息与载体可以分离;第二，电子档案对计算机有依赖性;第三，电子档案信息存储具有快捷、高密度与共享性;第四，电子档案保管条件要求相对较低。电子档案比较纸质档案的优势有：电子档案利用计算机高效的处理能力，可以提高工作效率;可以通过电子文档方式存储，易于保存，实现信息的交流与共享;电子档案文件的传输速度与安全性高。

由上述历史进程可知，随着时代的发展，高校人事档案管理在不断前进，档案管理已由实体向虚拟转变。随着高校建设的迅速发展和科学技术的不断进步，高校人事档案管理适应时代要求，将计算机等先进的科学技术运用到人事档案管理工作中，以提高档案管理效率和延长档案寿命，实现人事档案信息价值。

高校人事档案管理存在的问题及今后的发展方向

随着高校人事档案管理的发展，其在自身工作领域上有着不同程度的发展和提高，但就目前状况来看，仍落后于高校人事管理工作发展的需要，仍存在一些不尽如人意的情形。

1.管理观念陈旧，应积极促进管理制度改革，增加教育宣传工作

人事档案管理是一项不引人注目但意义重大的工作。虽然档案工作者对这项工作重要性的认识比过去有所提高，但还是停留在一般工作的状态。在高校中，有的教职工忙于科研，对自身档案不够重视造成材料残缺;有的档案管理工作者没有做到及时核查档案信息的真实性和规范性;有的部门提供档案材料不规范或难以及时上交;有的领导认为档案只要简单保管，能应付调动和查档即可，并不把档案工作列入建设项目。观念的落后、重视程度不够会直接影响到人事档案工作前进的步伐。

对于管理观念陈旧、意识缺乏的问题，人事档案管理部门需要加强宣传力度，使更多人能深入了解到档案管理工作的严肃性和重要性，增强对人事档案工作的重视和支持。各级领导也要高度重视，加强领导和监督，制定相关制度，经常了解档案工作存在的问题，及时创建新时期人事档案管理机制。档案工作者必须严格遵守相关制度，并遵循具体情况具体分析原则，不断规范、完善人事档案管理。

2.档案信息资源的开发和利用滞后，应加强信息化系统建设

人事档案信息是一种很有利用价值的信息资源，信息社会要求人事档案中非保密的信息能够通过各种途径被人们开发和利用。但由于缺乏开发和利用意识，以至于归档的材料即成秘密，利用率极低。多数高校人事档案的收集、整理、储存、检索等业务环节仍停留在半手工操作阶段，工作效率低下，难以适应市场经济条件下高校建设快速发展对人才信息的迫切需求。因此，构建高校人事档案信息系统，利用计算机信息技术来辅助人事档案管理，最大限度发挥人事档案管理的作用是新时代的必然要求。

在信息化建设过程中，高校管理者要积极听取人事档案工作人员的意见，选用适合高校的管理软件;要把以前的纸质档案电子化，既节约空间又有利于档案资料的保存，但具有保存价值的纸质材料仍需要留存;要建立信息查询系统，设置访问权限，在一定范围内实现人事档案信息公开，方便对于档案的查询利用;要建立网络信息交换平台，方便人员流动时档案的更新和变化，减少时间、空间上的制约，也能避免个人信息的重复。高校人事档案信息化系统不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

3.档案管理工作人员技术水平不高，应提高管理人员的综合素质

高校档案管理部门普遍呈现出管理队伍素质总体水平不高的现象，大部分工作人员安排具有随意性和临时性，年龄较大、学历层次不高，缺乏专业知识和技能，培训机会又少，难免出现工作误差。人事档案工作具有长期、复杂、繁忙的特点，有些工作人员长期从事此项工作，习惯于默默无闻的保管员角色，积极性慢慢降低，导致人事档案管理发展缓慢。

针对这样的问题，必须加强管理人员的综合素质。首先，着重培养人事档案管理人员对人事档案管理的严肃意识，使其具备良好的政治素质，恪守职业道德;其次，应严格要求人事档案管理人员保持严谨的工作态度，按规定收集、分类、整理、建档并及时核对信息，保证档案材料的真实性和可靠性;再次，管理人员不仅要增强自身的专业知识，同时也要不断地学习人事档案管理系统等信息技术，以适应社会需求，做好人事档案管理的工作。

4.现阶段人事代理与人才派遣出现实施弊端，可建立有政策法规相应支持的、专业统一的高校人事档案代理机构

高校实行人事代理后，将聘用者的人事档案转由社会人才代理机构代为管理。在实际操作中，聘用者的工资、职称、调配、保险等业务仍由学校办理。在人才派遣方面，因应聘者属于人才派遣机构，人事档案由人才派遣机构委托人才服务机构负责管理，而工资、福利待遇、考核、职称评定等由派遣机构与用人单位签署合同，委托用人单位代管。一些人事代理机构往往只起保管档案作用，而对档案收集、鉴别、整理立卷等环节没有严格按照相关工作标准与规范要求进行科学管理。另外，员工在单位归属感上也出现了问题，使劳动关系变得不稳定，聘用者对用人单位的忠诚度大打折扣。

对于人员类别复杂多变、流动性大、归属感差等问题，由于高校属于教育类事业单位，国家可出台政策建立专业的高校人事档案代理机构，区别于普通人才代理机构，更加注重公共性、规范性、保密性。该专业机构可按高校需要，统一保存和管理各高校的人事档案，并建立各高校与机构之间交换和共享人事档案数据的网络信息系统。各高校将更新的资料以纸质版复印件或扫描件留存高校档案管理部门，将纸质版原件上交代理机构、电子版资料上传至与代理机构共享的网络信息系统。留存的纸质版复印件或扫描件是为了方便高校内部基本工作的使用，使高校管理人员无需奔波至代理机构查询，节省工作成本。

高校人事档案管理是一项不断发展的科学，经历了改革开放、人事制度改革和网络信息时代出现的新情况、新问题，虽然一直面对重重困难与挑战，但也不断迎来随着改革发展而创造的良好环境与机遇。要实现现代人事档案管理工作的规范化、现代化，档案管理工作者必须不断深入研究与探索，转变管理观念，遵守规章制度，增强综合素质，积极宣传档案的重要性，认真做好高校人事档案的完整收集、妥善保管工作，有效提供利用信息，进一步提升管理能力，切实发挥出高校人事档案管理的巨大作用。

参考文献：

[1]车立威. 人事档案工作历史简述[J].兰台世界，1997（8）.

[2]侯丽丽. 档案管理学概要[J].泉州师专学报，2000（3）.

[3]周耀林. 存档载体的历史变革与现实思考[J].城建档案，2003（2）.

[4]山鸣峰，李双. 从人事代理到人才派遣—高校人事制度改革的深化[J].教育发展研究，2005（21）.

[5]吴新丽，刘建勇. 电子档案在我国高校档案管理中的应用[J].人力资源管理，2012（12） .

[6]苏晓丽，吴红，张海波. 高校人事档案信息化管理的现状分析及相关策略[J]. 科技创新导报，2012（2）.

[7]陈莉. 论高校人事档案管理如何实现多媒体网络化[J]. 赤峰学院学报，2012（6）.

[8]房洁. 聘用制下高校人事档案管理研究[J]. 山东理工大学学报，2012（1）.

（作者单位：北京石油化工学院人事处）

[责任编辑：李艺英]