论高校干部人事档案管理工作的弊病和新举措

文/钦州学院 吴珍 王玉玲

论高校干部人事档案管理工作的弊病和新举措

文/钦州学院 吴珍 王玉玲

【摘要】目前，传统的人事档案管理工作在保护和利用档案中存在许多不足之处，迫切要求档案专业人员采取新措施，这样才能确保每卷干部人事档案完整、真实、条理、精练、实用及其价值永存。

【关键词】高等学校；干部人事档案；材料整理；新措施

高校干部人事档案是高校档案管理工作的重要组成部分,是组织人事部等有关部门记载的关于高层次人才引进、招聘、人事调动等干部经历、业务能力、政治思想、品德作风、工作表现及实绩等各方面内容的历史的、全面的、详细的个人资料。干部人事档案工作的整理就是将收集起来的每个干部档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成册,并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。但目前干部人事档案管理工作呈现了许多不足,迫切需要我们采取新措施去解决。

一、高校干部人事档案材料整理工作的真正内涵

高校干部人事档案的整理工作，是以在职在编、国家事业单位编制内的干部个人为单位，将收集起来的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编号、登记目录、技术加工、装订成卷以及不断充实档案材料的工作。通过整理，使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷，即干部档案。同时，干部人事档案材料的整理工作又贯穿于干部档案立卷的全过程。因此，它是干部人事档案业务建设中一项很重要的基础工作。

二、目前高校干部人事档案整理工作存在的主要问题

高校干部人事档案不仅直接服务于干部人事工作,还为开发人力资源、智力资源和教育资源提供重要依据，是一所大学发展历史的可靠凭证。然而,传统档案管理方法在保护和利用档案中存在许多不足,主要表现在以下几方面。

（一）干部人事档案载体不规范、不统一。目前，归档文件材料普遍采用 21.OcmX29.7cm，即A4纸的规格。而干部人事档案所用纸张为19.5cmX26.5cm的尺寸。所用档案袋也是与其相配套的，这样在材料归档后，须将其整理剪裁成与干部人事档案所用纸张尺寸相同，才能装订归档。如果出现大于标准的档案材料,必须进行裁剪或折叠后才能装订归档、放入档案袋,在裁剪时稍有不慎切掉字迹的事故时有发生,造成无法弥补的损失,折叠过的材料在利用时由于经常翻动,造成折叠处字迹磨损；如果出现小于标准的档案材料则要在左边缝一条纸边,或要用衬纸托裱成鱼鳞形或梯形进行繁琐的修补整理,这样不仅大大增加了整理工作量，费时费力,同时也严重破坏档案原貌和完整性,而且又剪又折又糊,使整册档案厚薄不一,高低不平, 降低了档案材料的寿命，对档案利用价值及外观都产生不良影响，从外观来看，给人一种造假的感觉。

（二）高校干部人事档案材料收集不齐全、装订方法不规范。一是经过多年的档案管理工作，笔者检查发现，在每一卷（以人为单位）人事档案中，都会或多或少地缺少人事档案中必备的材料，比如：原始的履历表、党团材料、年度考核表、体检表、工资调整表，等等。由于干部人事档案是按人员组卷装订成册的。其内容一般是按时间顺序、材料自然生成先后顺序排列装订的，当查阅其中某一卷或某一类档案材料时，则须将其需要部分提供，而不能全册提供给查阅者，以免泄密、丢失等问题发生，造成干部人事档案材料的保密性难以得到保证。二是干部人事档案的形成是“与时俱进”的，需要不断地补充，因此不得不反复拆分和装订。由此产生了许多繁琐、重复的劳动，不仅大大降低了效率，同时也不利于档案材料的及时归档。三是成册装订还给档案原件的复制带来困难，造成所提供的档案材料质量难以得到保证，影响了利用效果。

（三）高校干部人事档案保密和保管形式不安全 、不科学。长期以来，许多高校干部人事档案一直采用纸夹或线装的方法，将所有材料固定成册，然后装入档案中。但是，干部人事档案是多变和静中有动的，不能固定下来,因为每年还要不断补充新的档案材料,比如：年度考核表、绩效考核材料、失职、晋职等材料。按现行干部人事档案整理办法规定,对收集的干部人事档案材料要在半个月的期限内存入档案盒（袋）内,每两年按序归档一次。材料归档时,必须把已装好的档案拆开,将补充的新材料与原案卷的相关材料归类,重新打孔装订为一册。这种包装形式在档案柜中不易立稳，须紧紧排在一起，当抽出多卷时，其它档案袋就会倒塌，调阅结束后，必须将倒塌的档案袋重新排列整齐，才能将调出的档案按编号归位。另外大量积压材料档案,在库房容易被灰尘腐蚀,很容易使有害昆虫和微生物传播,污染档案。还有，由于干部人事档案是按人员组卷装订成册的,当查阅其中某一份或某一类档案时, 则须将全册档案提供给查阅者, 至少要将整个案卷翻阅一遍以上,虽然干部人事档案有严格的借阅保密规定,但很可能利用者看了不该看的材料,不利于档案保密；在借阅利用时光线、灰尘、自然磨损或无意摩擦,对档案损坏程度加大, 减少档案寿命，不利于档案的保管和保护。另外,装订成册的档案也不利于复印。因为利用者复印档案时,如果将整个档案翻开放在复印机上复印,装订处就会凸起,容易造成复印的漏光,影响复印效果,

而拆开复印,反复拆装既增加劳动强度,又容易破坏档案材料，造成原始档案材料不安全。

（四）重复的整理工作使管档人员减弱了档案信息的深层开发。干部经历是不断变化的,因此干部人事档案工作也是一个动态过程。一个完整的干部人事档案的形成需要不断充实新内容,增加新材料。如进修学位材料、任免审批表、职称评审表、调整工资审批表、履历表、年度考核登记表，等等。年年都有大量的零散材料要归档,假使一个干部从22岁参加工作到60岁退休,按现行规定每两年装订一次,这个干部的档案在退休前就要装订20次。如果每卷人事档案要拆装几十次,如此重复性劳动,浪费大量的人力、物力、财力,不仅破坏了档案的原始面貌, 还使管档人员整天忙于体力劳动,无暇顾及人事档案信息资源的深层开发,降低管档人员的工作积极性,还使档案管理工作停留在浅层基础上,无法深入开发、取得突破性的发展。

三、探索高校干部人事档案材料整理工作的新措施

（一）积极探索高校干部人事档案按件整理，有利于提高档案管理工作效率，有利于提供服务利用，有利于档案信息的保密。长期以来，我国干部人事档案的整理一直采用按卷整理，打孔装订成册。大量源源不断的归档材料按照传统繁琐的整理方法装订成卷，不仅浪费了大量的人力、物力和财力，而且整理成册的档案利用起来十分不便，同时整卷提供档案容易造成档案信息泄漏。按件整理不再需要繁琐复杂的裁剪、裱糊、打孔等手工劳动，大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的工作效率，使其从繁重的档案整理工作中解脱出来，有更多的时间和精力去学习超前而精细的档案管理专业知识，学习和掌握档案管理的现代化技术，逐步实现高校干部人事档案管理的规范化、精细化、信息化和科学化。同时，按件整理大大方便了归档材料的插卷工作，不必再为插入一份材料而大动干戈地将整卷材料拆开，插入新的材料后再重新装订也不再那样费事、费力。查档利用复印材料也是单件比整卷更方便，而且复印效果更好。按件整理有利于档案材料的提供利用，利用者需要什么材料，只要按件提供即可，大大提高了工作效率和服务质量。另外，按件提供档案材料，既方便利用者查阅，又避免利用者因查找某一份材料而翻阅其他材料，从而最大限度地防止档案信息的泄漏，有利于档案的保密和保护。

（二）改变传统的打孔装订为不装订，不裁剪,不裱糊,不拆借,保持档案材料的原貌。按照我国干部人事档案工作目标管理的要求，人事档案每两年装订一次，程序复杂的整理装订工作量太大，档案管理人员常年忙于档案材料的收集、整理、拆、装、订等大量的重复劳动，不能集中精力做好档案信息的收集、开发和利用。另外，为了达到案卷的整齐，经整理装订的档案材料不可避免地破坏了原貌。因此，为了更好地做好干部人事档案管理工作，维护档案的原貌，可以借鉴现行的文书档案的管理方法，干部人事档案实行按件整理不装订。采用干部人事档案影集式档案夹，外观设计其长宽应稍大于A4纸,其大小为长320毫米、宽230毫米、厚度为5厘米,内有活页塑料袋15个左右,每袋可装约5毫米厚材料。前后封面用硬塑料制作,前封面设计有归档号、姓名、籍贯、编码、单位等活页卡插口,外形相似于影集或文件夹。如果是档案盒制作材料，也应以高品质的塑料为宜,长宽稍大于档案夹,可设计为长320毫米, 宽230毫米,厚度为5厘米,并且，档案盒封面和侧面设计有档案编号活页卡插口。将干部人事档案材料以件为单位进行装订（活页式）、分类、排序、编号、编目,每件档案材料前面要附有归档目录，然后按十大类材料 ( 履历表、自传性材料、鉴定考核考察材料、学历和职称材料、政治历史审查材料、团党材料、奖惩材料、年度绩效材料、体检信息材料、反映职务职称工资等方面的材料 ) 分类,按目录顺序放进档案夹内塑料袋中即可。每大类前放一张彩色分类纸,以便分类。归档材料在目录中包括材料条目名称、页码,但每份材料本身不编页码,便于插卷补充材料,需要补充材料时,只要更改目录页码即可,不必全卷材料变更页码,档案利用时,可借鉴文书档案的“代卷卡”的方法,印刷出代件卡,借阅档案材料中的哪部分材料,除了在借阅登记本上严格登记外,还要认真填写一份代件卡,插入在被借阅材料的位置上,以便归还材料时查询归档,一般人事档案材料的借阅都以复印件为主，加盖与原件相符的档案章。如借阅确需原件，那么借出的档案材料不论多少必须用档案专用袋封口,以防丢失,也有效解决了利用和保密的问题。这样就简化了档案整理工作程序，使档案材料归档变得非常简单有序，只需要将新收集的归档材料分类、编目、排序、插入，归档工作就完成了，档案管理人员就可以从繁重的整理工作中解脱出来，有更多的精力和时间去学习档案业务知识和从事科研工作，有利于做好档案信息资源的深层次开发和编研工作。

总之，高校干部人事档案整理工作采用新举措，实行按件整理和不装订、不裁剪，不裱糊，不拆借，其优势显而易见。但由于不装订，其材料相对较散，这就要求档案管理人员应具有遵守规范、承担责任和履行义务的自觉态度和使命感，爱岗敬业，加强档案管理制度建设，严格执行档案的管、查、借、阅制度和保密制度，认真负责做好档案管理工作，大大提高档案工作效率，为新时期、新形势下高校组织人事工作发展的需要，提供真实可靠的档案信息和优质服务，并确保干部人事档案的完整、真实和史料价值。

（本文受校级课题（项目编号：2014XJKY-50B；2013XJKY-45B）支持。）

参考文献：

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