关于档案信息化管理的实践与思考

文/新疆维吾尔自治区卫生和计划生育委员会 杨静

关于档案信息化管理的实践与思考

文/新疆维吾尔自治区卫生和计划生育委员会 杨静

【摘要】本文探讨和研究了档案信息化管理中现有的问题，对于提高信息化管理建设抛出了自己的意见和观点，目的在于加速和推动档案工作的信息化、数字化、智能化的发展。

【关键词】档案管理；措施；问题；信息化建设

随着现代科技的发展进步，整个社会在提高档案工作的信息化管理问题上都应做出努力，进而让管理工作能够沿着更大、更强的时代化方向前进。现在档案管理信息化建立过程中发现了诸多问题和一些缺陷，此文将对上述方面进行大致的剖析和总结，并且尝试提出一些对策，从而有效地完善档案管理的信息化，并且促进其不断发展壮大。

一、档案信息化管理中的问题

当今社会的档案管理信息化发展中存在着各种漏洞，绝大多数部门的缺点和问题表现为以下几个方面。

（一）缺乏完善的信息化管理制度机制。包含面广、信息量庞大、管理繁琐等是档案管理部门日常工作面对的主要问题，特别是涉及到规模大的部门时。这些工作涉及到对多种行政文书档案资料的统筹，对各种专业性工程在各方面的数据资料、合同、规划方案等进行管理，并且还涉及到基建、会计、科研、设备等有关方面信息的档案。在卫生档案管理领域，涉及到各级卫生行政管理部门和各医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、血站、妇幼保健及社区卫生服务等机构在机构设立、人员管理、经费和各类设施等方方面面。诸多方面的因素致使档案管理工作在实现信息化建设路途中缺少合适的管理制度及机制，进而致使相关人员在进行档案管理工作时常常会出现各种问题，最终使信息系统管理工作进行的不顺畅，导致建档的质量低下。

（二）缺乏先进的信息化管理理念。当今，传统的纸质管理和手工管理形式仍然在国家的档案管理方面占据多半江山，并且管理理念不能与时俱进，缺少对档案数字化信息管理的认识。同时，由于长期受到计划经济的影响，导致有些单位对档案管理工作的重视不足，缺乏对档案工作的正确认识，管理人员思想僵化、墨守成规，缺乏革新精神，对新知识、新技术、新模式的接受度不高，从而在思想上严重阻碍了档案信息化管理建设工作的开展。

（三）缺乏高素质的档案工作人员。当今，由于传统观念的束缚以及认识不到社会经济条件的改变，导致了相关管理人员业务能力差、能力低、管理水平低，尤其体现在某些企事业单位中，进而阻碍了档案信息化管理系统的建设和发展。

二、加强档案管理信息化建设的措施

考虑到当今阻碍档案信息化管理系统的建设和发展中出现的各种障碍，各行各业若想加强和提升自身档案管理方面的水平，可采纳以下几个措施，具体措施如下:

（一）建立健全档案信息化管理的制度体系。各行业应该制定并完善相关的信息化管理制度体系，进而达到科学、合理、实际、高效的目的。管理体制应进一步标准化，对有关的电子档案工作进行合理的细化，并且提高相关人员的业务流程的操作规范及熟悉度。与此同时，还要加强安全管理措施的制定，尤其是电子档案方面，更要加强来自网络方面的防范，从而更好地保障各类档案文件的完整性、安全性和有效性。

（二）积极转变传统观念，强化信息化管理意识。社会各界必须改变已往传统的档案管理方式和观念。同时，还应大胆提出新的管理模式，让现代化、数字化的档案管理概念深入相关人员的内心，并且提供相关管理模式信息化管理系统。在思想意识方面加大重视力度，为此应强化相关人员的思想观念，使他们认识到档案工作的重要性，加大对档案信息化管理工作的资金、技术和人员投人，促进相关管理内容的成功进行。

（三）加强综合型人才队伍的建设。综合性的人才在当今社会左右着档案信息化管理系统的制定与执行。为此，在相关的管理工作方面，一定要重视并且培养综合性人才。卫生行政部门可以通过定期、不定期的职业教育和业务培训，不断提高档案人员在管理信息化方面的知识和意识，完善人员的档案知识、计算机技术能力以及管理方面的相关知识。鉴于当今社会发展的瞬息万变，故而应不断提高这些人才的业务能力、技术水平、职业素养，打造出一支专业化、综合化的档案管理人才队伍，从而有利于实现档案管理的信息化建设。

（四）加大硬件设施的现代化建设。档案管理的信息化不仅应具备人才等软件，而且一定要配备现代化设备当做硬件，因此，在管理过程中应充分借助缩微技术、现代科技、网络技术等当代先进技术，更好地为档案管理提供服务，进而推进档案信息化建设的进程。有了各个软件和硬件的同时，社会各界应该做到：加强对相关工作的资金投入，重视对档案部门的管理。进而进一步实现档案管理的信息化建设。

参考文献：

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[2] 魏殿巍.浅谈关于档案信息化管理的若干意见[J]. 科技创新与应用，2012(21)

[3] 章邺.云计算平台的档案信息化管理[J]. 盐城师范学院学报(人文社会科学版)，2013(06)