农业科研档案信息化构建与问题解析

黄钺

摘要：分析了现阶段农业科研档案信息化建设中存在的问题及其构成的原因，阐述了农业科研档案信息化建设的现实意义和紧迫性。提出了从农业科研档案软硬件系统标准化、复合人才培养、文档一体化管理、信息系统安全防护及信息资源共享平台建设等方面构建农业科研档案信息化管理模式。

关键词：农业科研；档案；信息化；构建

中图分类号：G271；S126 文献标识码：A 文章编号：0439-8114（2015）19-4921-04

DOI：10.14088/j.cnki.issn0439-8114.2015.19.067

Abstract：The problems and their causes in archive informatization construction of current agricultural scientific research were analysed， and the realistic importance and urgency were illustrated. Accordingly the archive informatization management mode of agricultural scientific research was proposed from aspects of standardization of the archive hardware and software system in agricultural scientific research， the compound talents cultivation， integrated archive management， information system security defense and information resources sharing platform.

Key words： agricultural scientific research；archive；informatization；construction

农业科研档案是农业科研人员在科研试验生产活动中自然形成的有保存利用价值的按归档制度集中统一管理起来的包括文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料的总称。它体现在科研准备、研究试验、结题鉴定、成果申报、推广应用等5个研究阶段，是一种重要的农业科研储备和信息资源，是农业科技创新以及成果转化的基础和依据。网络化的数字生活管理而深刻地影响并改变着科研工作几乎所有的领域，信息化时代的到来对农业科技档案管理既是机遇也是挑战。传统的科技档案管理方法在管理传统纸质载体档案方面是可行的、有效的，确保了传统档案的安全完整、真实可靠和有效利用。面对信息时代农业科研电子文档管理，用传统的科技档案管理方法不可能确保实现电子文件的安全可靠、真实完整、长期可读；也不可能将静态的科研档案信息通过多种渠道和方式加以开发并迅速传播出去。因此架构以现代信息技术为支撑、以档案信息资源数字化建设为核心、以实现档案信息资源共享为目的的农业科研档案信息资源框架，对农业科研档案信息资源的管理和实践都有重要的意义。

1 农业科研档案管理现状分析

现有农业科研档案管理大多数仍采用以纸质档案为管理对象、档案员手工整理的档案管理模式，间或也有少许电子文件归档，其后续的档案归档工作仍以手工为主完成。这种近似传统档案管理的模式存在着许多问题。

1.1 农业科研档案收集整理不及时、完整性欠缺

一套真实完整的科研档案的关键在于档案管理工作的第一环节——收集，只有真实完整的第一手科研档案才能体现科研档案的全部价值。目前大多数农业科研档案工作得不到应有的重视，农业科研单位档案管理人员往往由办公室工作人员兼任。众所周知不同项目组在农业科研项目实施过程中，必然会产生大量的科研数据、图片、影像等资料，这些科研资料在项目开题、研究试验及验收结题或成果申报之前，散见于相对独立的不同小分类中，具有相对分散性。加之档案管理人员由于其他事务性工作没有时间和精力随时跟踪科研进程，因而不能及时有序地收集、整理科研人员提供的科研材料，更无法利用有限的时间和精力来制作简单有效的查询检索工具和进行编研开发工作。同时科研人员的主要精力投入到科研工作，缺乏对档案收集工作的了解，部分科研人员对档案促进科研发展的认识依然不够，仍有很多成果鉴定和报奖的重要文件材料散落在个人手里，还有的人认为借阅麻烦，干脆就不归档，放在自己手里，使用起来方便。档案管理人员与科研人员缺乏密切配合，不能及时催收档案资料，使科研档案的形成缺乏一定的系统性、完整性。

1.2 农业科研档案管理无序的“双套制”、“双轨制”

科研档案“双轨制”是指在运转电子文件处理流程的同时，仍然需要完成相应的纸质文件处理流程；“双套制”是指在保存电子文件的同时，仍然保存对应的纸质文件[1]。随着农业科研手段信息化，农业科研过程中必将产生大量电子文档。农业科研档案收集、整理、归档、保存利用过程中面临纸质文档和电子文档相互混存的局面。由于科研人员对档案知识不够了解，档案管理人员精力时间有限，农业科研档案处理流程中要么只有纸质文档，要么只有电子文档，靠现有财力、人力很难实现两种文档同步处理，导致现有农业科研档案处理流程混乱无序。

随着信息化的推进，大多数国家和省部属的纵向科研项目采用在线申报、在线评审、在线填报进度、提交成果及结题、报奖等，大量的申报材料、专家评审意见、年度进展、结题总结等材料都依附相应的管理网站留存，而产生的电子文件一般只能依赖相应的管理操作系统存在，科研人员无法实现及时归档，项目结题后很难查找到当时的记录。就算将电子文档打印成纸质文档后，由于原来依附于计算机生成的元数据缺失造成的信息不完整，也使得电子文档的真实性、安全性和完整性很难得到保障。计算机硬件和软件平台不同步，没有及时做数据的转换迁移工作，造成很多“读不出来”的“丢失的”数字化文件和档案。因此，现有农业科研档案的收集处理处于无序的状态。

1.3 农业科研档案编研与资源化利用不够

农业科研档案是农业科研人员长期实践中智慧的结晶，也是各种科研经验、方法与成果的总结，其中蕴含着大量宝贵的科技知识和科研方法，不仅能为后续科研人员提供科研成果、研究方法和设计思路，避免重复研究，而且能促进科研人员从中开拓新的科研思路和创造力，提高科研工作效率、成功率和速度，有效推动科学研究的创新和技术推广工作的开展。目前，多数农业科研单位档案管理人员，无论是专职或兼职，农业科技知识欠缺，计算机等现代化办公设备应用掌握能力欠缺。加之档案管理人员更换频繁，不经专业培训，部分科研档案管理工作仍未能与时俱进，停留在为保管而保管、重保管轻利用的层面。

档案信息被存储在档案库房内，其价值只能是潜在的。不经过编研整理自然形成的原始文档不能直接公开，且查阅利用率低，只有整理编研开发后才能将潜在的价值加以开发利用。高效的科研档案编研不仅需要有专业知识和档案工作经验，而且还需要有先进的技术手段，才能使档案工作从保管型转向智能型，才能开发出大量科技档案信息，使静态的信息变为可循环利用的动态信息资源，满足不同层次科研人员的需求。如果没有档案管理人员及科研人员的共同努力，科研档案的潜在价值只能深藏在档案馆内而得不到有效编研开发，档案的使用价值得不到充分的发挥，这势必影响档案的利用效率。

2 农业科研档案信息化建设的现实意义

2.1 促进农业科研档案管理工作效率提高

农业科研档案信息化建设能让档案管理工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，档案管理工作人员就能投入大量精力和时间从事档案的收集、整理和编研工作，从而促进农业科研档案利用率及整个部门的工作效率的提高；通过信息网络技术就能共享农业科研档案信息，科技人员不仅可以在计算机上随时查阅所需的科研档案信息，开拓新的科研思路和创造力，避免重复劳动，而且便于科研档案信息的反复利用；对于在试验田间或野外地头形成的直接记录农业科研档案的原始资料，由于形成这些原始数据的外部条件差，其特点具有稀缺性和单一性，采用传统档案保存模式极易对这些资料造成损坏，不利于长期保存，而利用数字照相、电子扫描等技术将这些档案原件进行数字化处理，科技人员就可通过网络方便快捷地实现档案的检索与查询，不仅能起到保护档案原件的作用，而且能使档案信息资源得到开发利用，即使档案原件受到损坏，档案的电子信息也可起到替补的作用。因此，实现农业科研档案的信息化建设，不仅可以提高农业科研档案工作的管理水平，而且能促进农业科研档案资源的开发利用，为农业科研提供更大的社会效益和经济效益。

2.2 有利于农业科研档案管理由“双轨制”转向“单轨制”

目前，大多数农业科研单位仍然寄托于“双轨制”与“双套制”应对电子文件的挑战。“双轨制”与“双套制”既要收发、整理、保管电子文件，又要收发、整理、移交、保管纸质文件，非但没有实现信息化提高工作效益、降低工作成本的初衷，反而大大抵消了信息化的优势，降低了工作效率，增加了工作任务和投入，是人力、物力和财力的极大浪费，也违背了信息化建设提高效益、降低成本[2]的根本目的。农业科研档案信息化有力地提高了电子文件管理的质量和效率，确保了电子文件的完整性和真实性，从而使电子文件具有与纸质文档同等的证据效力。随着政府、企事业单位网络办公的逐渐推广普及，“双轨制”与“双套制”终将为更为简便高效的“单轨制”与“单套制”模式所取代，这是不可逆转的趋势。

2.3 促进农业科研信息资源化开发利用

科技档案的衰减数值表明：科技档案存在柜子里5年不用，其现行价值将衰减58%；10年不用，其现行价值将衰减83%；20年不用，其现行价值将衰减97%[3]。因此，在有效期内及时、充分地开发科研档案资源的潜在价值，是提高科研档案管理工作效益的有效途径。科研档案记录了科研工作者在科研工作中的成功经验及失败教训，蕴藏着极大的潜在信息资源价值。同时科研档案既可以作为科研人员业绩考核、职称评定、科研诚信等的主要凭据，也是农业科研统计、学科平台申报等的凭证材料。在信息化时代，科研项目已基本实现网络化管理，档案资源的筛选、传递更加便捷。因此，通过建立数字化、网络化的公共共享服务平台、科学设置检索工具，就可使科研档案在特定范围内实现充分交流共享，并提供信息查考、学术查新服务。农业科研单位档案管理部门在不涉及关键涉密技术的前提下，科研档案适度地开放利用既可以避免低水平的重复研究投入，也可以抑制抄袭等学术不端行为，促进科研档案中的研究成果得到进一步的开发利用，使之及时转化为现实生产力、实现巨大的社会经济价值。档案只有在其利用价值大于保管价值的前提下，档案管理工作才有意义。因此，深入开发利用科研档案中的潜在信息价值，是提升科研档案管理效益性的重要途径。

3 农业科研档案信息化构建

3.1 构建档案信息化硬件和软件系统

先进的基础设施是开展农业科研档案信息化工作的基础。运用先进的计算机技术进行科研档案工作，更是未来发展的趋势和要求。要实现农业科研档案信息化科学管理，就要有档案信息管理系统软件的支持以及相关硬件设备的投入。系统软件包括操作系统和数据库系统，操作系统的选择使用要与其硬件兼容，使用较为广泛的操作系统，所选数据库要考虑支持当前及可预见将来采用的软件。除了操作系统和数据库系统之外，还需要根据数据采集、管理、利用等需要配置一些格式转换、数据交换、全文检索等系统软件和工具软件。硬件设备配置主要包括服务器、终端、网络、存储及其他配套设备。农业科研院所可根据现有设备、财力、数据规模及其访问量等进行合理选择，构建科研档案管理信息化系统，完成信息化处理工作。同时要建立通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，保证政府部门、科研管理机构和研究院所的科研管理系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行，从而为档案服务工作的开展和进行奠定扎实的物质基础。

3.2 构建复合型管理人才

高素质的复合型管理人才是档案管理信息化建设的重要因素。要想提高档案信息化管理水平，就要有高素质的复合型管理人才。档案管理信息化建设给档案的管理和查询带来了方便，同时也要求档案工作人员相比纸质档案管理拥有更加专业的技能，还要掌握现代计算机的操作知识和网络技术。档案信息化建设使档案信息的收集、整合、检索、保存、统计和使用等工作逐步转化成为自动化的管理模式，不仅要建立电子文件形成、整理、归档、移交信息化管理方式，而且要掌握电子文档全生命周期运行规律，确保电子文件信息的真实性、有效性和完整性。为此各级农业科研部门需要根据自身情况，为工作人员提供更多在职培训和学习的机会，并且可以运用“走出去，请进来”的方式，学习先进档案管理技术和计算机知识，能够独立操作计算机，掌握网络应用技能以及档案管理系统操作技能。

3.3 构建文档一体化档案管理模式

传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性，但不断地重复劳动，造成了人力、物力、财力上的浪费。随着电子文件的大量产生，两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略[4]。在电子文件的全程管理中，需要从文件形成阶段开始统筹设计，包括计算机的软硬件配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等方面；在文件的形成阶段或运转阶段需要开展电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作，建立一个完整的管理体系。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式，充分利用网络资源共享的功能，将上级来文及单位形成的文件直接转换、进入档案馆数据库，减少档案工作人员的重复录入，保证档案信息的完整性，同时减轻档案管理人员的工作量。

3.4 构建农业科研档案信息安全措施

电子文档一体化管理过程中，电子文档信息安全风险比纸质文档安全风险大得多，传统档案管理没有建立一整套电子档案安全责任和管理制度，只是沿用纸质档案安全管理制度。因此根据电子档案信息安全要求，制定严格的管理法规是加强电子文件管理系统管理安全最有效的措施，可确保电子文件信息的安全性、完整性和可靠性。要以电子文件安全管理法规为主体，以电子文件安全管理规章制度为支撑，健全电子文件信息安全管理法规制度和机构，将信息安全法规结合科研单位电子文件管理状况加以充实、展开和细化，使其具有较强的针对性和可操作性，以便在实际工作中有法可依、有章可循，同时设立相应的管理机构负责保证电子文件的信息安全。更重要的是要构建电子文件安全保密技术体系，一是建立全面的电子文件安全监测系统；二是建立电子文件备份机制，包括软硬件系统备份；三是加强电子文件存储和传输的信息保密。

3.5 构建资源查阅信息共享平台

档案信息化建设的实现将为档案信息资源的开发利用提供前所未有的条件，可为科研人员提供丰富多样的数字化档案信息服务。通过科研院所局域网建立档案信息网站，不仅可以满足科研人员对传统服务中文本资料和数据信息的查询需求，而且还可为科研人员提供图像、音频、视频等信息在内的多元化一体服务，实现网上新信息发布、电子邮件服务。信息检索可以实现联机检索，运用互联网上的多种查询工具、搜索引擎，实现公共目录查询和光盘远程服务。档案信息服务方式发生的巨大变化，不仅能为特定相对集中的用户群，同时也可为任何上网利用数字档案资源的使用者提供档案信息服务，而且还可为特定用户提供定向、定题的交互式信息咨询，对档案信息进行加工、提炼和深度开发，充分发挥档案信息服务功能，提高农业科研档案服务质量[5]。同时要依据档案信息安全等级的不同，提供不同模式的查阅方式，非保密的、公开的档案信息，可在网站上自由查阅；日常办公所需的内部档案信息，可利用办公网络以个人授权方式在专用服务器的数据库中查阅；保密的档案信息则由档案专用服务器提供服务[6]，以确保信息资源共享平台的安全。

参考文献：

[1] 冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[2] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[3] 张珍辉，张瑞菊.高校科技档案在产学研中的利用效益研究[J].云南档案，2012（11）：39-41.

[4] 韩卓泉.试论文档一体化模式下电子档案管理[J].价值工程，2012（4）：129.

[5] 崔淑敏.加强农业科技档案信息化建设探讨[J].科技情报开发与经济，2013，23 （22）：137-139.

[6] 米士刚.加强档案信息的网络安全保护工作[J].中国档案， 2006（7）：59-60.