论文书档案管理中存在的问题及对策

2015-10-22朱娥

科技视界 2015年30期

朱娥

（陕西省水利电力勘测设计研究院，陕西西安 710001）

文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，是领导决策的重要依据。科学技术，特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求。本文就文书档案管理中存在的问题及对策浅谈几点认识。

1 文书档案管理过程中存在的问题

1.1 领导对于文书档案管理工作重视不够

由于文书档案管理在我国起步较晚，许多单位对其工作的认识不够。在部分单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。调查显示，不少单位的领导认为文书档案管理工作极为简单，可有可无的工作，尽管投入大量人力物力，但是难以见到效果，只需要相关工作人员保存好文件，以备不时之需。由此可见，文书档案管理工作没有纳入单位的正规管理历程，也没有落实到位，从而影响到文书档案管理人员在内的人员积极性，最终降低文书档案工作人员的效率和工作质量。

1.2 文书档案工作者培训不足，素养不高

一部分单位的档案管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训，也没有拿到上岗证，没有掌握文书档案管理的精髓。因此，对档案分类、立卷技术等掌握不熟练，个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求，难以实现有效的文书档案管理。从而导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失及档案保管期限划分混乱等问题。随着互联网的到来，信息化已经是必然趋势，然而，员工培训不足，素质不高等现象，使得单位文书档案管理工作滞后，影响经济效益。

1.3 文书工作与档案工作在衔接方面存在问题

文书工作与档案管理工作是相互联系又有区别的。是统一又分工的，能够处理好文书工作与档案工作是做好文书档案管理的前提。因此，在文书档案管理过程中，必须将二者紧密结合，相互配合，建立一个分体式的管理体系。同时，文书与档案应实行一种分块式的管理制度，正确处理他们之间的衔接问题，这才是一种有效的、科学的管理、然而，目前这一体制拉开了文书工作与档案工作之间的距离，难以有效衔接，档案管理人员很少考虑文秘工作，这使得两者在衔接过程中容易脱节，也出现文书档案管理在公文格式和处理方法上存在着很多不规范、不标准的现象，从而降低了文书档案管理的质量。

1.4 文书档案工作的信息化管理比较薄弱

从文书档案的管理工作来看，信息化建设状况并不容乐观，依然存在很多问题，如档案管理信息化建设规范化、合理化、科学化程度不高，信息软件应用杂乱等，此类问题的存在都影响着文书档案管理信息化建设工作的进一步发展。造成这种现象的主要原因就是因为重视程度比较低，领导信息化建设意识较淡薄。其次，信息化建设软件缺乏必要的通用性和适应性；计算机与辅助设施型号等各方面匹配上缺乏统一性；文书资料归档缺乏统一和完善的分类编码和检索程序。最后，文书档案管理信息化建设主要是建立在计算机网络系统上，而网络环境存在很强的不安全性，再加上档案具有很强的保密性质，这就对环境的安全性要求更为严格。在文书档案管理信息化建设过程中，需要更为专业的计算机和档案管理人才，能够完成系统开发、服务咨询、信息导航以及程序维护等工作，保证档案可以在安全的环境内进行共享，发挥其具有的最大功能。

2 解决文书档案管理中存在问题的对策

2.1 争取领导对文书档案管理工作的重视及支持

领导层的决策很大程度上会影响文书档案管理工作者的工作积极性和创造性。因此，要想得到领导对文书档案管理工作的认可和支持，工作人员一定要努力做好文书档案管理工作，充分发挥管理作用，切实提高管理工作水平，从而为做好本单位工作提供有力地保障。此外，还应该加强档案管理部门与其他各部门之间的协调和沟通，主动地了解业务部门正在或即将就行的新工作，保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点，主次分明，促进单位未来发展的资料。

2.2 加大文书档案管理工作者培训力度，提高其综合素质

目前，我国文书档案管理队伍的专、兼职队伍不稳定，层次参差不齐，从而影响到文书档案管理工作者的整体水平。文书档案管理工作不仅要求管理者具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广。因此，这就要求文书档案工作者定期深入学习档案专业知识的课程。近年来，随着计算机科学技术的应用，文书档案管理模式也发生着巨大的变化，对文书档案管理者的要求也更高了，管理人员需要掌握运用计算机管理档案的能力，这样才能适应社会发展的需要。此外，还要努力提高文书档案管理队伍的业务水平，确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而为建设一支高质量的档案管理队伍打下坚实的基础。

2.3 做好文书工作与档案工作的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用文件。公文正式印制前要对审核签发手续是否完整，附件是否齐全、格式是否正确进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按照程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸。字体字号、排布规划、装订要求等技术指标上要严格按机关公文标准把握。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案一体化。文件处理要及时、准确，收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。

2.4 加强文书档案管理工作信息化建设

新时期，信息技术在档案管理工作中得到广泛的应用，对提高档案管理水平起着巨大的作用。文书档案管理工作者可以利用信息技术进行档案的归档、整理、编目，按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘或者光盘中，充分利用计算机的一次性输入，多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。根据档案用户的需要自行选择有关专题，利用计算机编制、打印档案的索引、专题资料、文摘等。通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。利用计算机网络实现档案信息资源共享，使信息资料资源更大地发挥作用。