探讨办公室电脑基础文件的管理策略

陆莲秀

摘 要：随着我国信息科技越来越发达，用电脑储存文件相比人工储存文件要方便的多。所以电脑在办公领域得到了广泛使用，但是随着电脑的普及，办公室电脑文件的处理方式也成了很大的问题。本文分析电脑文件的类型以及电脑文件管理体系，提出目前办公室基础文件的管理的存在的问题，以及合适的文件管理办法。

关键词：办公室；电脑基础文件；管理策略

随着电脑在办公司的领域的广泛运用，办公司电脑文件的管理方式也就成了很大的问题，各个企业单位等有关部门办公室的都具备齐全的文件管理体系和相关的文件管理软件，但是要如何做好办公司文件管理还是办公司工作人员所面临的问题之一。那么如何使自己的电脑干净整洁且方便文件文件查找，则就需要在实践中形成一个良好的文件保存习惯。以下是笔者结合自身的文件管理习惯总结出的一些意见。

1办公室基础文件类型

要想准确的保管好电脑文件，首先要明白电脑文件的类型以及基础概念。

1.1文件

计算机文件是以计算机硬盘作为文件的储存点。文件在计算机里面是一个广泛的概念，从广义上来讲：只要是电脑里的东西都叫文件；狭义上来看文件是以单个的形式储存在电脑里面的信息集合。文件可以是文本文档、媒体影视、图片、程序等。文件通常具有三/四个字母放在文件名的最后，最为文件的扩展名，说明文件的类型，比如一般程序的文件扩展名为exe。

1.2文件夹

文件夹是计算机硬盘里面为了将文件进行分类而设置的一个路径，“文件夹”就相当于一个目录，它提供了对应文件的路径地址，方便使用者将不同类型和同类型的文件进行分类储存，在需要用的时候方便文件查找。

2办公室基础文件存在的管理问题

2.1因为一些不良习惯导致文件混乱

在生活中，每个人都有自己的电脑操作习惯，然而不良的造作习惯就会导致电脑文件毫无序章的呈列出来。如果习惯性的将文件都保存在桌面上，那么很多的文件或者下载的软件也都保存在桌面上那么就会造成桌面上乱七八槽，什么样的文件都有，无法区分哪些是有用的，哪些是没有用的，在删除的时候很容易把一些需要的文件删除。虽然删除的文件可以在回收站找回，但是难免会有不少麻烦。

2.2计算机内存不足运行缓慢

对于办公室的办公人员不需要对计算机进行非常深入到了解，但是至少要掌握一些基础的办公知识。计算机基础知识不足就会导致在文件储存的时候将文件都存在C盘，这样一来电脑的运行速度就会越来越慢。由于电脑一般是分成4个区C、D、E、F。其中C盘是系统盘，假设硬盘是一个圆形金属盘，那么最外一层是C盘然后是D盘以此类推，由于C盘是最外的一层，其运行速度是最快的，所以在电脑系统安装的时候就会默认C盘是系统盘。由于办公人员的操作不当，将一些文件都习惯性的保存在桌面，或者“我的文档”里面，这都相当于把文件放在了C盘，直接导致计算机运行非常缓慢。

2.3工作没有条理性

虽然有些办公人员知道C盘是系统盘，将文件放在系统盘后存在的问题，而且办公人员做到了不将文件放在C盘而是放在其他的三个盘，但是工作上没有良好的习惯条理，办公人员只是将文件放在其他三个盘里面，不加以整理归类。那么这和放在桌面有什么区别呢？

3建立合适的办公室电脑文件管理方法

3.1加强电脑学习，提高岗位技能与操作水平

随着目前的就业方面越来越广，社会形势不断变化，办公室工作的操作内容也越来越多，任务也越来越重大。因此办公司对人员的综合技能和工作能力的要求越来越大，其中计算机就是一项基础的工作技能。那么要快速的学会计算机操作首先要通过自学或者学校里学习掌握一定的计算机知识，然后在单位上通过单位的具体操作要求与自身所掌握的知识结合起来，将实际应用和理论知识相结合，增加学习的实效性。还有，人的大脑不是电脑，对知识的掌握可能保持不变，所以在平时要增加计算机知识的练习，不断的给自己充电，才不会被时代给淘汰。从事过办公室工作的人都明白，在办公室的时间很忙几乎没有时间来学习计算机知识，所以面对有限的时间就要将有限的时间用在关键时刻。

3.2改變自身习惯

由于习惯是自身潜移默化出现的，所以在使用电脑的时候要时刻注意自己的行为方式，建立自己的电脑文件保管系统，除了基本的电脑文件储存之外，还要在需要的时候将其很快的找出来，所以在电脑文件管理的时候让自己能够深层次的了解自己电脑里面的一些文件放在什么地方。

3.2.1改变操作习惯

首先要改变自己用电脑的操作习惯，在软件安装的时候要注意安装路径。几乎所有的电脑安装路径都是C/：ProgramFiles，这说明是安装在C盘里的ProgramFiles文件夹里，所以每次在安装软件的时候要修改其安装路径，尽量放在其他的三个盘里面。除了要注意安装路径之外，还要注意安装目录，安装软件的时候不要总是习惯性地点下一步，而要看清楚每一步，很多软件都带有插件，在安装的时候如果不注意就会连同没有什么作用的插件一起安装了，所以要注意把不需要的插件去掉勾，为电脑节省空间。

3.2.2学会部署电脑

之前说了电脑的分区的作用，除了C盘比较特殊以外，其他的三个盘都可以用来储存文件。那么设想一下电脑是一颗大树，首先树上长出了三个枝干即三个硬盘，然后在三个枝干上又分为许多的小枝干和一些树叶，小枝干上还有小枝干和树叶……那么整个电脑部署就出来了枝干则是文件夹，而树叶则是文件。

3.3定期清理磁盘

由于电脑的长期运作，在硬盘里面肯定会出现一些细琐的垃圾文件，所以要及时对电脑进行磁盘清理，有效的释放电脑空间，加快电脑运行速度。

4结语

作为办公室的办公人员，对自身电脑里的文件处理要及时得当并掌握足够的计算机知识这是身为一个办公人员必须要做到的。除了要做好对办公室电脑基础文件的管理策略之外，还要注意文件的安全问题，以提高工作效率。

参考文献：

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[2]朱晓玲.医院办公室电子文件归档管理[J].中国健康月刊，2014，12（8）：145.

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