浅谈如何在新形势下开展人事档案工作

郭文芳

摘 要 人事档案已经到了改革的分水岭，再不改革，将最终沦为形式，被其他所取代，成为死档，消失在人们的视野当中，成为历史的烟尘。

关键词 新形势 人事档案 开展 改革

人事档案，是由一个人的主要经历构成的档案，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。然而随着社会的发展，人事档案逐渐的处于一个比较尴尬的境地，之所以这样，是由以下几点原因造成的：

首先，电子信息的冲击。在网络时代以前，用人要验证求职者手中的毕业证是否真实有效，则必须查看其个人档案或到对方毕业学校核实，而如今，只需要一台连接上网络的电脑和一个会基本操作计算机的人即可，登陆上教育部网站，输入毕业证编号，立即可知道结果，同样道理，要查看一个人的资信问题，也只需要将身份证号提供给银行相关部门即可，用人单位甚至可以不通过人事档案就可以决定是否要录用该求职者。这种情况在现如今的社会中非常常见，尤其是私企，由于不具备管档资质，所以档案几乎上全是寄存在当地的人才交流服务中心，即不需要查看，也不会往里面添加任何材料。

其次，延迟的人事档案管理制度的制约。人事档案由于其涉及到人的特殊性，从一开始，就制定了从收集到销毁的极为严格的管理利用制度，相信查阅过人事档案的人都遇到过这种情况，首先不能查阅自己及直系亲属的档案，其次，即使由于工作关系必须查阅档案，也需要经过层层审批，几乎上小到部门领导，大到该单位的最高领导都需要签字，而查档人也必须是党员。再次，经历了复杂的审批手续后，查到的档案也只能抄阅不能复印，不能拍照，这在手机随时拍照，复印件遍地是的今天来讲，对查档人确实有点苛刻，最后，千辛万苦摘抄回来的档案终于能用了，办事部门又不同意了，要求必须有原件或档案盖章的复印件，于是我们又开始重复之前的审批工作，常此以往，相信为了避免麻烦，能不查人事档案则不查，能自己解决则自己解决，人事档案就慢慢的被束之高阁，失去了它本应发挥的作用。

最后，部分管档人员的专业素养不高，造成人事档案管理的随意性，更加深了人事档案的尴尬性，由于种种原因，造成了管档人员的两极分化，一部分严格坚持原则，利用起来困难重重，一部分趋于形势，服务于领导或个别人员，随意更改或添加销毁档案资料，这点对于处于深闺中的人事档案管理人员来讲，非常容易做到，也极难被人发现，一是很少有人查档，二是由于不能查自己的档案，很多人并不知道自己档案中究竟有哪些材料，管档人员的职业道德问题直接加深了人事档案的地位弱化。

纵观以上问题，人事档案已经到了改革的分水岭，再不改革，将最终沦为形式，被其他所取代，成为死档，消失在人们的视野当中，成为历史的烟尘。作为一名档案专业毕业的人事档案管理人员来讲，这种结果是令人痛心的，而我们现在要做的就是改变，结合这么多年的人事档案工作经验，初步总结出以下几点改革意见：

首先，作为一名人事档案管理人员，必须正视自己的历史使命，提高自己的专业素养，并不断拓展自己的知识范畴。

打铁还需自身硬，这是千古不变的硬道理。无论哪行，要想做好，必须要有过硬的专业知识，档案也是，档案同其他行业一样，是一门系统的学位。我国已经有将近30所大学开设有档案学专业，并将档案学专业不断深化，最终定格在最高学历—博士，每一名档案人员都应该明白，如果一个完全没有价值的行业，国家是不可能开设那么高的学历课程的，同时我们也要明白，学无止境，我们只有提高自己的专业素养，才能让自己让档案在单位中立足。

档案人员在提高专业能力的前提下，也需要拓宽自己的知识面，人事档案是综合的档案，包含职称、工资等与每个人切身相关的材料，如果管档人员能通过学习，初步了解工资的构成，那样在整理档案的同时我们可以反查，并给工资部门提供可靠性建议，查漏补缺，同样，针对查档人员，也可以一站式解决所有问题，不必再跑其他部门，如果真做到了这一步，我相信，人事檔案首先在利用者心中的地位就会大大的提升

其次，加快人事档案的信息化进程，简化档案利用手续。

目前，已经有一些单位走在前沿，将人事档案经过技术手段，全部扫描到电脑里边，这样，利用的时候就不需要再翻看档案，这是很好的人事档案信息化过程，人们在实际利用过程中将更加方便，比如，评职称需要的年度考核表，不再需要翻历年文书档案，只需要在人事档案管理者的电脑里提出来（因为很完整）即可用，大大的简化利用手续。了解人事档案的人都清楚，档案里面的大部分材料，个人都有参与，这也是很多人奇怪的原因，明明是自己填写的东西，一进档案，则很难再用，所以，我们要对人事档案进行鉴别，将常规性的不违反原则的档案先进入电脑，方便提供快捷利用！

再次，扩展收集范围，提升人事档案附加价值。

人事档案管理人员不应该只看到规定的档案收集范围，应该加大档案收集力度，除了按规定装入人事档案的材料外，其他的我们可以作为副本参考用，人事档案有一个很重要的作用就是为单位用人方面提供有效建议，这点，光从现有的档案方面是很难看出来的，现有人事档案比较注重于凭证作用，所以我们就要从扩展收集到的资料中来提取数据，提供利用。

最后，人事档案工作要加强服务，宣传自己。

档案室不应该成为单位的死角，档案工作人员应该加强服务意识，了解到档案工作其实也是一项服务工作，抓住每一个机会，真诚对待每一位来查档的人，尽可能的为利用者提供最大的帮助，同时档案工作人员应积极主动参与到单位组织的各项活动中去，通过接触，让人们了解到档案，了解到档案的作用，加深对档案的印象，在今后的工作中遇到问题，首先想到利用档案！

总之，万变不离其宗，档案人员在新形势下，不但要做好档案本职工作，更要加强档案利用工作，在不违反原则的情况下最大力度的提供人事档案利用工作，发挥档案价值的最大化，最终提升人事档案和档案人员的社会地位。

（作者单位：遵义市第四中学）