试析如何提高企业档案管理工作的效率

张玉华

【摘要】随着我国综合国力的不断提高，企业也在迅速发展的大环境下得以蓬勃发展，随着发展而来的就是业务量的增加，同时企业信息逐渐变得越来越复杂，因此，企业要想获得更好的发展，就应当注重提高企业档案管理工作的效率。鉴于此，本文立足于企业档案管理的现状，提出了提高企业档案管理工作效率的有效办法。

【关键词】企业；档案管理工作；效率

1、企业档案管理工作的内容

企业档案管理工作是企业工作中一项非常重要的工作内容，在企业的各个方面都发挥着重要的作用。企业档案管理工作的工作内容包括多个方面：科技文件材料管理。科技文件材料主要包括企业征地、基建设备、工艺装备等文件；管理性文件管理。管理性文件主要包括电子文件、产品开发方案、法律文件、企业发展规划等文件；人力资源档案管理。人力资源档案包括工作人员的详细信息、工作人员绩效考核的资料、工作人员竞岗上位的材料及工作人员的培训材料等材料；会计档案材料管理。会计档案材料主要包括会计报表、会计账簿、会计凭证等材料；特殊档案的管理。主要包括影视材料、语音材料、图片材料等。

2、企业档案管理工作的意义

企业档案管理工作涉及了企业各项材料、文件、档案的管理，几乎影响着企业的各个工作流程。企业档案管理工作对科技文件材料的管理，可以为企业留下相关设备的使用记录，还会针对该项工作进行工作总结，将工作中用到的方法与工艺记录下来，这样不仅有利于企业对设备的维护与管理，更使企业在进行类似工作时能够借鉴曾经的方法与工艺；企业档案管理工作对管理性文件的管理，会涉及到企业的机密信息，影响着企业高层管理人员的决策，继而影响到企业的前途与发展状况；企业档案管理工作对人力资源档案的管理可以记录企业人力资源管理的详细情况，这些内容可以反映出企业的人员流动，有利于企业人力资源管理人员的总体把握；企业档案管理工作对会计档案材料的管理可以记录企业资金流动的情况，这些内容可以反映出企业的运营情况，是企业决策者的重要参考。

3、目前我国企业档案管理工作中存在的问题

3.1未及时转变管理观念

目前我国企业档案管理工作中存在没有转变管理观念的問题。在传统的企业管理模式中，企业管理人员对企业档案管理工作缺乏较为明确的概念，一般不会对此项工作进行单独考虑，而是将档案管理工作与其它工作结合起来。然而，时代的脚步是不断向前的，在高速发展的当今社会，传统的企业管理观念已经不能适应现代企业的发展了，并且，企业档案管理工作对企业的影响越来越大，企业管理人员仍然秉承着传统的管理观念显然是极为不妥的。

3.2企业档案管理制度不健全

现如今，我国企业档案管理工作中存在企业档案管理制度不健全的问题。无规矩不成方圆，在企业档案管理工作中尤其如此，可以说企业档案管理制度是否健全，就决定了企业档案管理工作是否高效。然而，目前我国许多企业的档案管理制度还不健全，企业管理人员没有根据新时代的变化制定出足够规范的企业档案管理制度，导致企业档案管理工作不能得到井然有序进行，严重影响着企业档案管理工作的工作效率。

3.3企业档案管理模式较为落后

企业档案管理工作中存在企业档案管理模式较为落后的问题。在传统管理观念的影响下，我国许多企业还在使用较为传统的管理模式进行企业管理，而在传统的企业管理模式中对企业档案管理有所忽略，致使目前我国的企业档案管理模式无法满足现代企业工作的需求。在现代化信息技术、网络技术、计算机技术高速发展的现代，传统的企业档案管理模式显然是格格不入的，这样的管理模式不仅会使工作人员的工作量变大，还会使企业档案管理工作甚至是整个企业内部工作体系的工作效率都会变低。

3.4硬件设施配置不合理

企业档案管理工作中存在硬件设施配置不合理的问题。前文已经讲到我国许多企业还在沿用传统的企业档案管理模式，在这种工作模式下，许多企业档案管理人员仍然在使用传统的工作方式，即手工作业，这就使得企业在配置硬件设施时，忽略了对高科技设备的配置，从而使得企业档案管理工作的工作方式不能得到高科技设备的支持，得不到有效的改进，严重影响了企业档案管理工作的工作效率。

3.5企业档案管理人员素质较低

企业档案管理工作中存在企业档案管理人员素质较低的问题。企业档案管理人员素质较低的原因主要有两个：其一，专业知识不够扎实，目前我国许多企业都存在非专业企业档案管理人员，这些工作人员在求学期间并没有对企业档案管理进行系统的学习，导致这些工作人员在遇到工作盲区时无法做出妥善的处理；其二，实际应用能力较差，新进的企业档案管理工作人员中，有许多工作人员基本上均刚毕业便参加工作，在参加工作之前并没有参与相关的岗位实习，就职后也没有得到系统的培训，导致相关工作人员的实际应用能力远远不足。

4、提高企业档案管理工作效率的方法

4.1对企业档案管理工作提起重视

提高企业档案管理工作的效率，首先就需要企业管理人员对企业档案管理工作提起重视。前文已经讲到企业档案管理工作是企业内部工作的重要组成部分，工作内容涉及到了企业内部工作的各个方面，对企业的发展有着重要的意义。企业管理人员应认识到企业档案管理工作的重要性与意义，对企业档案管理进行系统的学习，以便制定出更加科学有效的工作计划与工作方法。

4.2完善企业档案管理制度

提高企业档案管理工作的效率，应完善企业档案管理制度。完善企业档案管理制度应从两大方面入手：制定科学的工作流程。企业管理人员应根据企业的特点与需求制定出适合本企业的工作流程，以使企业的各项档案能得到科学的分类与收纳，企业档案管理工作能井然有序地进行，以便提高企业档案管理工作的效率；制定严谨的工作规范。工作人员的工作态度较为敷衍，工作状态较为松散，会严重影响工作效率，因此，企业管理人员应注意制定严谨的工作规范，提高工作人员的工作警惕性，使工作人员能够自觉完成企业档案管理工作，继而使企业档案管理工作的效率得以大幅度提高。

4.3建立信息技术下的企业档案管理模式

提高企业档案管理工作的效率，应注意建立信息技术下的企业档案管理模式。时代是进步的，现代化信息技术、网络技术、计算机技术都在高速发展时期，并且与国民工作的联系越来越紧密，因此，企业管理人员应注意借助现代化信息技术、网络技术以及计算机技术，建立信息技术下的企业档案管理模式，发展室藏档案数字化与电子档案管理，以使企业档案管理工作的效率在现代化信息技术、网络技术以及计算机技术的支撑下得到显著提高。

4.4加强硬件设施配置

提高企业档案管理工作的效率，还应注意加强硬件设施配置。前文已经谈到企业管理人员应借助现代化信息技术、网络技术以及计算机技术建立现代化的企业档案管理模式，与此同时，企业管理人员也应注意配置相应的硬件设施，提供足够的硬件支持。

4.5提升工作人员的综合素质

工作人员是工作中的主体，因此，要想提高工作效率，就必须先提升工作人员的素质。提升工作人员的素质应从两个方面出发：一是企业应注意提供相关的培训机会，提高工作人员的专业技能，二是注意加强道德建设，培养工作人员的责任心。

5、结束语

总而言之，企业档案管理工作对企业的前途与命运有着尤为深远的影响，所以，企业管理人员应对企业档案管理工作提起高度重视，及时找出工作中所出现的诸多问题，进一步完善企业档案管理制度，并且建立信息技术下的企业档案管理模式，只有这样才能够促进档案管理工作的优化与完善。

参考文献

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