电子档案的管理应注意的几个环节

闫伟

随着信息社会化的发展，电子文件在日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。电子档案的管理与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因此，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，采取有效措施，确保电子档案的安全可靠，为利用者提供快捷、安全、完整、有效的信息和服务。如何提高电子档案的管理水平，笔者认为应从以下几个环节入手：

1.规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

2.解决好对所归档的电子文件材料进行技术处理问题

从科学技术发展的趋势来看，新型文件材料的电子归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件材料工作领域，对所产生的大量电子文件材料的接收、鉴别乃至归档、存储工作进行实践和指导，以便保护电子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新组合的来龙去脉，使纸质档案的形成、积累、鉴别、整理等方面的要求能够在电子文件档案之中全部反映出来。要通过采取技术处理，将已归档的电子文件档案更改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件档案的原始结构，保证电子文件档案的可靠性，使之与纸质文件档案一样发挥社会效用。

3.严格电子档案的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求：首先，从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。例如，一个工程要形成上千个文件，如果规章制度不健全，执行不严格，事必造成反复修改、反复归档的现象，轻者造成时间精力的浪费，导致归档管理混乱及输出的产品成为废品，重者造成工程质量事故和直接经济损失。所以，必须认真做好归档前的各项工作。以CAD电子文件归档为例，归档人首先要认真填写电子文件归档通知单，内容包括：案卷名称、卷内文件列表、出图比例、图幅尺寸、图纸张数，必须有工程负责人、室主任、设计人、审核人、经手人签字，之后在归档登记簿上签字。在提高归档质量的同时，紧紧围绕生产经营进一步完善规章制度，这样才能又快又好地完成电子文件归档前期的各项工作。

4.健全电子档案管理的检查审核制度

国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。

5.电子档案鉴定环节应明确

电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关参照信息证实电子文件的内容是否发生变化，人们便难以确认它的原始性。因此，电子文件的鉴定工作中便多了一项管理内容，即建立电子文件管理的记录系统。为每一份电子文件从收集开始就要建立必要的记录制度，记录其使用和管理情况，从而在其整个过程中，都有真实记录可供查询。鉴定在计算机网络系统上归档的电子文件时，可与记录系统所记载的形成、修改、批准时间等方面对照，依据电子计算机网络系统的功能来鉴别它的原始性、真实性。鉴定用存储载体传递方法归档的电子文件时，要用有无登记、记录等管理制度来确定它的原始性、真实性。

对电子档案的鉴定明确要把好“三关”。一是把好入口关，也就是档案室在接受（收到）电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与纸质文件内容相符。二是抓好定期检查关，即由档案部门负责对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否正常运行。三是把好利用关，即在平时由档案部门提供给各部门利用的電子文件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，应立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

6.加强对电子文件保护环节的重视

首先，依靠科技发展从根本上解决，采用数据加密、身份验证等高新技术手段，控制利用权限和文件利用范围，确保电子档案管理系统的信息安全。其次，加强管理，延长电子档案的使用寿命。电子档案与纸质档案在保管上都需有良好的保管条件，在防磁、防有害气体、防擦划伤、防尘、防变形以及温湿度环境等方面，都有较高要求，只有强化管理，才能够确保信息与载体的完整与安全，延长载体的使用寿命。第三，增加设备投入，保证电子档案的长期利用。电子档案在长期保管过程中，须紧跟发展的步伐，实现技术的兼容性和通用性，采用合适的保管格式，以保证电子档案信息的长期利用。第四，提高防范意识，增强防范能力。防止计算机病毒的入侵，是保证电子档案安全的关键。对文档需要控制的部分应有严格的加密措施并分清权限，防止电脑黑客的侵入和不法分子的剽窃。还应配备必要的杀毒软件，掌握正确的使用方法。同时还应该采取一些必要的补救措施，保护电子档案安全。

7.电子档案利用环节

电子档案的利用方式与传统档案有着明显不同，可通过网络等现代化技术手段满足利用需求。电子档案利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用管理的复杂化。电子文件利用管理应从建立与各个管理环节相对应的措施、方法、规程、规范入手，并在利用中严格执行，有效监督。