网络环境下房地产档案的管理创新

王姝

[摘要]文章从“物理件”与“电子件”两方面分析了房地产档案创新管理的重要意义，并对房地产档案管理现状做出总结。其次重点介绍基于网络环境下开展房地产档案管理的创新模式，对工作开展形式提出一些有效建议。帮助提升档案管理安全性。

[关键词]网络环境；房地产档案；档案管理

一、“物理件”与“电子件”之比

1、两种档案的工作目的、任务、服务对象相同

物理管理内容是直接针对档案原资料来进行的，其中包含最原始的数据信息，使用的方向也与电子档案不同。当房地产产权或者是使用面积发生纠纷时，原始资料可以作为法律证据进行使用。电子档案针对的用户群体是对房产基本信息进行查询，需要证明时也可以打印这部分信息。经过近年来数字化档案管理模式的普及，已经能够做到电子信息与传统的纸质档案同等使用，在嚴格的监督管理之下，电子档案中保存的资料与物理档案相同，因此使用期间也不会造成信息失真的问题。由此可见，两种信息管理模式在服务内容上都是相同的，并且有统一的工作目标，保障档案信息安全。

2、“电子件”档案的多面性和高风险性

网络环境中开展电子档案管理工作面临着很多新的挑战，例如在工作期间容易发生的系统瘫痪问题，或者出现病毒恶意攻击数据库等情况。这些危险性是电子形式档案管理过程中特有的，对工作人员技能水平要求也会增高，仅仅会简单的计算机操作技能，很难解决任务开展期间遇到的系统风险问题。在网络环境中，计算机设备中运行的软件多，发生风险问题的几率也会随之增大。

二、“物理件”与“电子件”现状

1、房地产档案管理的三个方式

房地产档案管理开展期间，是由传统管理方法不断向新型管理理念进步的。纸质资料长时间使用容易出现损坏，为解决这一问题，电子档案管理得到了落实。房地产档案在管理过程中会频繁的使用，直接传递原档案容易造成资料丢失，在网络环境中完成这一任务，可以很好的解决这些风险问题，档案无论是传递还是查找使用，都节省了大量的时间。

2、提高房产管理信息化水平刻不容缓

房地产交易逐渐增大，如果仍以传统的方法对档案进行管理，很难满足使用需求，因此要求信息化技术在短时间内落实使用。提升房地产档案管理效率。每日房产交易、变更和历史遗留过程中，产生的数以百万计的房产档案及其相关的各种信息，已经到了用人工已经无法管理和使用的地步。因此，提高房产管理信息化水平刻不容缓。

三、“物理件”与“电子件”共同发展

1、两种档案并存是“双保险”

实践证明，当前仅仅依靠传统的手工方法收集、处理纸质档案的工作方法繁琐而落后，显然跟不上时代发展的需求。但完全抛弃传统方法，一味追求电子信息化所带来的后果更不容忽视。最好的解决办法就要合理利用纸质档案，以纸质文件为据，信息的采集整理则以计算机系统为主，原件的有效保存以缩微技术实现，原件的异地调阅也以扫描复制技术实现。所以，当今的房地产档案管理以纸质档案与电子档案并存并共同发展实在是必由之路，这既符合社会发展规律，又可满足档案的安全属性，堪称为“双保险”的最佳选择。

2、档案电子化使工作效率和准确率显著提高

实践证明，房地产档案管理的电子化有三方面的优势：

一是高效。不必动用大量人力和时间寻找纸质档案，需要资料时，只要在计算机中查询或打印即可。二是准确。不会发生归档差错或页面受损等现象。三是透明。只需鼠标轻轻一点，一切便都一目了然。

四、网络环境下如何做好房地产档案管理工作

房地产档案管理创新，应该在以下几个方面抓好网络环境下的房地产档案管理工作：

1、制定档案数字化发展规划

档案数字化建设是一个工作量巨大、工作种类繁多、服务周期长和需要周密考虑未来发展的大型工程，同时还存在尽量减少差错率和需要样本设计科学性的精密工程，因此首要任务是做好科学规划，这可以从以下三方面考虑：

一是人才的培养。高质量的工作必须有高素质的人才，只有建立一支既懂房地产档案管理又具备相当的电脑知识的专业队伍，才能应对历史上形成的数量庞大的房地产库存档案，以及每年数量激增的房产档案工作，要具备这个能力不妨从现在开始培养。二是制定科学的实施计划。在数字化建设过程中，要制定科学合理切实可行的规划，制定实施路线图，分阶段、按步骤地加以实施。三是注重信息共享。互联网时代的一个重要特点是信息共享，数据的共享是提高工作效率的必然选择。要十分注重加强各种房地产档案信息化管理的网络环境融合和信息共享，构建房地产行业档案的数据大通道。

2、制定数字化档案标准

房地产档案管理事关民生，因此，要求数据详实、准确。有关部门要相应制定并出台行业数字化档案标准，使房地产档案信息化管理工作能够有法可依、有章可循，促使该项工作能够科学、健康、持续地发展。房地产档案管理的数字化标准，应当参照国家制定的相关规范，同时充分考虑本地的成熟做法和经验，尽量做到规范统一。

3、执行规范化的管理流程

对于“物理件”档案来说，要严格按照“交接档案、双方签字、分类整理、编写目录、整理检索目录、归纳书面封皮、装订、编号、归档、上架”的程序进行管理。对收缴后的文件、资料要妥善保管，分类整理。编写对应的检索目录表，分册装订、归档上架。上架后的档案要年代明确，归放整洁，便于查档。调档程序要严格档案纪律，对外、对内查档需要明确审批权限。应当注意分卷整理的文件要依次按年份、日期排定，认真编写目录，要求字迹工整、条理清晰。

在建立“电子件”时，应充分借鉴“物理件”的优势。一要确保真实反映“物理件”档案原貌。要健全和完善建立“电子件”档案的审查监督机制，在完成“物理件”向“电子件”转变过程中严格控制工作流程，防止遗漏、错位甚至弄虚作假、篡改数据。

4、建设高质量高安全性的数据库

房产档案主要包括档案数据和档案原件。档案数据的基础是档案原件。房产档案的数据管理可以通过房产档案原件来构建，待构建成网时即可形成为纽带和桥梁为公众服务。

小结

在“电子件”档案硬件环境建设中特别应该注意安全性，这种安全性包括设备的可靠运行和数据的安全级别。设备的可靠主要指硬件，如：单机、局域网和外部网，要采用可靠性高的数字存贮设备来组建硬盘塔、磁盘阵列等相对先进的存储设备，保证数据的存贮安全和可恢复性，可以建立异地备份档案，以防万一。在安全级别方面，必须进行相应的权限设置，确保不同数据的应用在规定的权限范围内操作，以保护数据的安全。在这方面，目前已经有很多成熟的操作规范，可以应与IT企业、高校和先进单位开展合作。

参考文献

[1]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].湖北函授大学学报，2013（03）.

[2]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].吉林农业科技学院学报，2013（09）.