现代档案整理理念、技术探析

郑东明

[摘要]随着科学技术的进步，我国的档案管理形式实现了电子档案管理，档案管理的对象也不仅仅局限于实体档案，档案管理的方法也发生了极大的变化。文件是实体档案管理和电子档案管理共同来源，而电子档案、实体档案和其他形式的档案的共性是文件与档案两者间的历史联系，现代档案整理的理念和原则也是文件与档案两者间存在的历史联系。电子档案整理形式在传统档案整理形式的基础上衍生出多种的档案整理技术，包括元数据档案整理、非元数据档案整理技术和虚拟档案整理技术等，极大的促进档案事业的繁荣。现本文就现代档案整理理念和档案整理的技术进行探究，仅供交流借鉴。

[关键词]现代档案；档案整理；整理理念；整理技术

在档案的形成过程中，对档案进行必要的整理是极为重要的，能够促进档案管理水平和质量的提高，方便档案的使用。在整理档案的过程中，要运科学和合理的档案管理理念来进行档案的整理实践工作，还要运用符合时代发展的档案整理技术，及时的发现现代档案整理工作中存在的问题，并采取有效的措施进行解决，使档案整理的技术不断的完善，继而得到更好的发展和使用。对档案形成过程起到优化作用的是档案整理技术的完善，同时也能够对保护档案有一定的保障作用。

一、现代档案整理理念

现代档案整理既包括实体档案整理，也包括电子档案整理，他们的共性是文件和档案的历史联系。而档案之间的历史联系指的是在产生以及处理档案文件时档案文件之间形成的内部联系，是档案文件互相间所具有的联系特征，并不是个体的，是档案具有的本质属性。档案的历史联系是主观和客观之间的统一，在客观方而，因为由文件转化成档案，因此档案产生和形成的特点也即文件产生、形成的特点，在社会实践中文件之间的历史联系会转化为档案之间的历史联系；在主观方而，档案之间的历史联系虽然是文件之间的历史联系转化而来，但是又高于它，因此是对文件之间的历史联系的主观反映和抽象。档案和文件管理者只有在不断的实践中将档案的生长特点和规律充分掌握，才能对档案和文件形成更好的管理，然后将档案之間的历史与社会实践之间的关系相对应，从而将社会实践的原始而貌还原，而将档案作为历史和社会记忆本质功能充分发挥。

二、现代档案整理技术探析

1、元数据档案整理技术

现代档案整理发展过程中，西方档案界对档案整理技术的突破和进步是在元数据档案整理技术的提出之后，档案整理技术中较为科学和先进的整理技术就是元数据档案整理技术，生命周期理论是元数据档案整理技术的前提和基础，而文档一体化使它的实践前提和基础，元数据档案整理技术在现代的网络环境下的核心是档案元数据集。用刚刚出现的文件中心理论好阐文件生命周期理论，当时一种比较新的文件保管机构是文件中心理论，其人为档案管理和文件管理是一个统一的系统，两者相互间存在较大的联系，两者间的衔接工作和共组顺序是通过相同的工作方法和工作制度来控制的。通过计算机网络技术将文件转化为电子档案是元数据档案整理技术的主要形式，但元数据档案整理技术还不是我国档案整理技术中的主要技术，因为受限于我国的档案管理事业的发展现状，科学技术的发展也对其有一定的束缚，加之元数据档案整理技术的实践背景和条件是较为特殊的，我国档案数据管理的同意和完整也没有实现。

2、非元数据档案整理技术

不管是元数据的整理技术也好，还是非元数据的整理技术也好，这两者都属于现代档案整理技术。受到一定的条件限制和特殊背景环境的限制，元数据整理技术并不在能成为主流的档案整理技术，起码短时间内是不能实现的，所以相应的非元数据整理技术就此产生，并应用；它主要的整理技术都涵盖了传统实体档案整理的技术、双套制档案整理的技术以及不同载体档案的整理技术。这项非元数据整理技术主要的优点就是能脱离网络，不需要通过元数据去集成文件资料，而且还不用与文档构成一体化，为整理工作带来了方便，而且还和我国档案整体的实际情况相符合，从理论上和实践上都比较适用档案整理工作。我国传统的档案整理技术和方法的延续是非元数据方档案整理技术的使用，使我们重新的认识了电子文件，以一个崭新的视角去进行文件和档案的整理工作，非元数据在我国现代档案整理技术中占有重要的地位。

3、虚拟档案整理技术

在现代档案整理技术体系中，针对历史联系的整理主要是虚拟整理技术，它是和实体整理技术互相对应的一种档案整理技术，是一种无关于实体文件排序、进行档案记录并将档案历史联系揭示的一种整理技术。虚拟整理技术不管档案实体之间的排列顺序，而仅通过一套符号以及这套符号所具有的语法逻辑来进行档案历史联系的记录和揭示。进行档案的历史联系的虚拟整理的结果是档案历史联系的记录的形成，即形成记录、固化和揭示档案历史联系整理的相关结果。相对于传统的实体整理技术，虚拟整理技术能够将档案历史联系进行多维整理，而且能达到档案整理技术在各种实践环境下的相互统一，这些实践环境包括了现代的电子档案实践环境、传统的纸质档案实践环境以及不同载体的档案互相混合的档案实践环境。在计算机技术的帮助下，档案虚拟整理技术能够在不对实体排序形成破坏的前提下，通过将不同原则下的历史特征以及文件档案的历史特征的记录进行多维化的排序，使得不能通过实体整理技术来完整体现的档案的历史联系通过虚拟整理技术来形成完整全而的记录。档案的虚拟整理技术克服了在档案整理中非历史因素的影响，并且对档案整理的相关原则做了完善，促进了档案管理实践的重心偏向于信息整理，加速了我国现代档案管理的发展进程。

三、结语

现代档案整理技术不在局限在实体整理技术的转变是由于电子档案的出现。文件和档案的历史联系是电子档案、实体档案和其他形式档案的共同之处，对于现代档案整理技术的探讨要立足于传统的档案整理方法分析电子档案、实体档案和其他形式档案三者间的共同点。本文先论述了现代档案整理的理念的整理原则，然后提出在现代档案整理过程中应该使用的主要技术，包括元数据档案整理技术、非元数据档案整理技术和虚拟档案整理技术。现代档案整理的核心和本质通过这三种技术的使用能够被深入的认识和理解，对于我国档案管理水平的提高也有重大的意义。

参考文献

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