医院档案信息与数字化管理初探

彭彦权

[摘要]随着科学技术的不断进步，在档案管理方面人们已经不再满足手工整理的方法，因此医院的档案管理水平在不断提高，实现了从传统的人工管理档案到数字化管理的转变，笔者通过对目前我国档案管理水平的分析，提出数字化档案管理的优点，仅供参考。

[关键词]档案管理；公立医院；数字化模式

数字化的档案管理模式在档案管理事业当中很受欢迎，它改变了传统的人工整理档案效率低下的特点。在医院的档案管理事业中，随着近几年患者的增多，医院的业务往来也逐渐增多，这就给档案管理工作带来极大的挑战，针对这一现象，医院也采用了数字化的管理手段，通过信息技术设立专门的操作系统，实现了自动检索查找档案的目的，提高了档案工作的办事效率。

一、档案数字化管理概述

随着科学技术的不断进步数字化的概念越来越清晰，经济体制的改改使得社会的发展速度不断加快，企业要想在激烈的竞争中获得发展的空间，就要不断转变管理方法，因而数字化的管理方式就产生了。数字化的档案管理方法相比传统的管理方法，工作效率更高，整理起来更加准确，查找起来也更加方便，数字化管理方法的发明不但提高了办事效率，节省了人力物力，还改变了传统纸质档案的存储弊端，节省了存储的空间，为企业的发展提供了更多的便利。

二、医院档案管理工作的现状

1.整体档案管理意识不强

医院业务的正常进行离不开档案工作的支持。一个医院档案管理工作的有序进行，有助于医护人员总结工作经验调整工作方法，为其他工作的开展提供了保障，但是目前我国的很多医院都把主要任务放在救死扶伤上面，没有真正把档案管理工作重视起来，认为档案管理工作不是医院的主要业务，长此以往，就造成了医院的档案混乱，查找时十分不方便，给医院其它工作的开展带来极大的不便。

2.缺乏有专业技术的档案管理人员

随着社会的不断进步，医疗技术水平也不断提高，这其中很大一部分原因就是医院经常组织人员学习培训，可以在第一时间掌握先进的技术知识，可以学以致用，而医院确很少组织档案管理人员学习培训，学习不到先进的管理方法，使管理人员缺乏先进的管理技术，极大地阻碍了档案工作的开展。

3.档案管理制度不健全

在我国的医院现行制度中，没有明确对档案管理工作做出规范，使得在实际工作中管理人員没有明确的工作标准，在管理上也就没有依据可循，在绩效考核中也没有把档案管理工作纳入考核的范围内，是工作人员在实际工作中缺乏积极性，造成档案在整理的过程中出现纰漏，这些都是制度上的不健全造成的。

4.档案数字化的存储安全性较差

很多医院对于档案信息的存储缺乏安全预防措施，造成医院档案信息泄露、遗失或被篡改等，给医院的档案管理工作带来较大的损失。究其原因，一方面医院对档案管理的安全性缺乏足够的重视，没有制定相应的安全管理制度，档案管理工作中存在着一定的安全隐患，比如缺乏明确的责任机制、档案管理人员安全意识不强等。另一方面，一些医院的档案管理工作缺乏信息保密意识，在网络上发布病人的隐私信息，没有有效的安全措施，对计算机病毒或黑客攻击缺乏防备能力，导致信息被篡改或泄露。

三、提高医院档案管理工作的策略

1.强化档案意识 加强宣传组织工作

加强档案管理工作首先要从意识上加强对档案管理的认识，首先档案管理的领导部门要加强对档案的管理，通过一些宣传工作加强整个医院对档案的重视程度，引进先进的技术手段，优化档案的管理系统，实现档案管理与医护人员的业务同步，在业务上为医院提供保障，让医护人员了解档案管理工作的重要性。

2.树立正确的法制意识

医院的档案管理工作是一项复杂而责任重大的工作，档案管理工作的有序进行可以确保工作人员的利益和患者的合法权益，因此在档案管理的工作中，一定要按照国家的法律规定办事，按照医嘱实施对档案进行整理，工作人员不得对档案内容进行随意更改，必须按照规定进行整理归档，以免在日后的工作中查找。

3.形成档案管理的网络化建设

建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。

4.改善档案室硬件设施的配置

在传统的档案管理工作中，都是通过工作人员手工对一段时间的档案材料进行整理归档，这种方法不但工作效率低下，还浪费人力物力资源，在信息化的时代下，要学会利用科学技术来改变工作方法，医院要加大对档案管理工作的扶持力度，更新硬件设备，设备的先进程度决定着档案管理工作效率及精准度，也可以更好地促进医院其他业务的开展。

5.适应高科技发展 增添医院档案管理新内涵

医院档案管理中对于影像及其它数字资料尝试运用先进的管理手段，因为医院档案门类较多，对所有繁杂的医疗业务活动，必须保留足够完整的归档材料，如病案、影像资料等。高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样，如电子病历、电子档案等，它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，是当前最为方便快捷的档案储存与管理方法，因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。因此，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进医疗、教学和科研工作的整体发展，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

6.加强档案数字化存储安全预防

档案信息存储的安全保护工作对保障档案管理工作的有效进行具有极大的现实意义，需要加强对这方面的重视。第一，建立和完善相关安全保障制度，对内部档案管理人员的行为加以约束，并成立相应的责任机构，安排专门的责任人，将每项档案管理措施落实到实际工作中。第二，加强对系统网络安全的预防，包括IP地址安全、网关安全、服务器安全等内容，积极采用数字认证、数字签名等形式增强系统的安全等级，并对客户端权限加以明确，从而有效避免非法修改、拷贝以及打印等行为。第三，定期对档案信息资源进行全面的安全检查，并对安全维护工作加以记录，对相关数据及时备份，确保系统在任何时候都能满足工作需要。

四、结语

近几年随着我国现代化水平的不断加快，医院档案数字化管理水平不断提高，数字化的管理模式需要随着社会的发展不断丰富其内容，不是停滞不前的工作内容，因此在实际工作中，要根据实际工作的需要，设立自己的网络服务系统，实现档案管理与其他业务同步进行，通过数字化的系统可以自行检索查找档案，促进医院业务的平稳有序进行。

参考文献

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