档案数字信息化管理问题研究

2015-10-16王俊霞

戏剧之家 2015年18期

关键词：档案管理数字化数字

王俊霞

（国网辽宁省电力有限公司检修分公司辽宁沈阳 110006）

档案数字信息化管理问题研究

王俊霞

（国网辽宁省电力有限公司检修分公司辽宁沈阳 110006）

本文从档案数字信息化在当今档案管理的应用来透视当今档案管理现状，指出档案管理的发展趋势——档案数字信息化，档案管理的关键——档案管理队伍建设以及加强培养档案工作者的自主创新能力的重要意义。

数字信息化建设；档案管理；自主创新

一、档案数字信息化建设现状

在当今这个数字时代，档案管理的电子信息化管理也顺应整个时代的要求，过去纸制文章堆积如山，查找困难的情况在现代科技的帮助下被彻底颠覆。档案的数字化是办公自动化和信息技术网络技术快速发展的必然结果。

档案数字信息化有效地提高了档案资源的利用率，方便了档案信息的利用和管理；提高档案信息的时效性，实现档案的快速检索的同时保证了检索的精确性；为档案信息共享和远程传输提供了极大的方便和快捷。

同时我们必须清醒地看到档案数字化工作仍然存在着缺陷。一方面，由于资金的匮乏，使得有些部门无法实施档案数字化建设的基础性工作，得不到应有的乃至最低限度的资金支持；另一方面，有些部门虽然得到了资金支持，但是缺乏规划，有钱乱花，投入不少，可惜产出不大。因此如何使有限的资金和人力产生最大化的效益，构建档案数字化低投入、高产出的优化模式，是现在档案数字化管理必须面对，亟待解决的重要问题。

二、加强档案数字信息化管理的措施

（一）加强档案数字信息化管理人才队伍建设

一个档案工作者最大的责任即管理好档案，为来自于社会各方面的用户提供服务，文件档案人员管理着大量关于社会的经济、政治、科技、文化等方面的信息。作为档案管理的直接参与者，管理档案队伍的建设对于档案管理事业的发展有着重要意义。特别是档案数字信息化管理更需要有专业的技术人才和懂得专业知识的管理团队，故需要招聘更多懂专业技术的人才参与到数字化档案管理中来，还要培训原有的档案管理人员，让他们更加熟悉档案数字信息化流程，成为一名合格的信息化档案管理人才。同时，文件档案人员应该以做好本职工作为前提，时刻以公众利益为上。作为一个公共信息资源的管理者，角色定位问题要调整到位。

（二）加强档案人员职业道德素质培养

最直接的要求就是档案人员要具备较高的业务素质，国务院颁发的《政府信息公开条例》明确规定，国家档案馆为政府信息公开查阅场所。因此档案管理工作者作为为政府和社会工作服务的一部分，必须要努力奉行为社会服务的宗旨，加强对行政规范性文件的收集工作，畅通联系渠道，健全交送机制，完善收集范围，确保行政规范性文件以及法律法规、政府规章、业务规范、史志年鉴等资料收集到位，著录编目到位，上网公布及时，做到现行文件收、管、用工作机制环环相扣，高效运行。

档案管理人员应该推行终身学习制，掌握扎实的档案管理知识和熟练的专业技能，同时要在外语、计算机网络和管理知识等多方面充实自己，提高自身的综合业务素质。提高档案工作队伍素质是一项系统工程，任重而道远，还需要人力、财力、物力等方方面面的协作配合。挑战与机遇并存，只要我们从主客观上加以努力，加强档案队伍建设，尤其是尽快建设一支高素质的档案专业技术队伍，那么档案工作的现代化就指日可待。

（三）培养档案工作人员的自主创新意识

任何工作领域都不可避免地面临着在成长过程中从学习别人，而失去自己的风格或者因循规守旧而停滞不前的尴尬局面，档案工作也是如此。在上文中提到的档案文件信息电子化的领域内，中国现阶段的水平只能说是像刚刚学习走步的小孩子一样，在电子档案的管理方面西方做的要比我们好得多。尽管如此，我们不能因为我们目前处于落后阶段，就自卑放弃，同时，也不能因为目前我们取得的一点进步和成绩就骄傲自满，更应该努力学习，不断充实自己的学识，果敢肩负起促进民族档案工作前进的责任，不断完善自身素质，培养自主创新的能力，只有努力学习知识并在不断的学习中认识到不足，才能更好地进步。

科学技术的高速发展，给档案工作带来了新的压力和挑战档案管理创新是发展档案事业的重要途径，档案管理创新是知识经济和信息时代的需要。21世纪，人类将步入知识经济占主导地位的时代，加强自主创新能力是整个民族必须面对的问题，在档案管理中，这种现状同样严重。档案管理人员也必须培养创新能力，应对档案工作的变迁。加强自身建设，业务素质，创新能力。