现代信息技术下的医院文书档案管理工作创新

庞杏才

摘 要：运用信息技术进行医院文书档案管理工作，对医院整体工作将是一种极大的创新与促进，对促进医疗事业的发展具有重要作用。在分析医院文书档案传统管理方式缺陷的基础上，对比分析了现代信息技术在医院温宿档案管理中的优势，并依此提出创新医院档案管理工作的可行措施.

关键词：现代信息技术；医院文书档案管理；创新

医院文书档案是医院医疗工作的重要过程记载，是医院进行科学研究、创新医疗技术、提高医疗水平的重要参考资料，对推动医院自身及整个医疗事业的发展具有重要意义。随着我国经济的进一步发展以及社会医疗保险体制的改革，医院文书档案管理工作也必须与时俱进、跟进发展。

当前，受传统档案管理模式的影响，在医院文书档案管理中尚存在许多问题亟待解决。首先，文书档案的建立手段与管理方式所需设施不足，装备技术落后，无法满足医院规模与技术发展的需求，从而导致医院文书档案管理始终处于低水平运作状态。其次，技术装备的落后还影响到档案管理理念的转变，抑制档案管理先进意识的增强，并直接束缚文书档案管理工作人员业务能力与综合素质的提高。第三，而从长远目标看，医院文书的存档与管理还应见效于医学利用，作用于医疗发展。医疗记录是医院进行科学研究、创新医疗技术、提高医疗水平的重要参考资料，有效利用医院文书档案对推动医院自身及整个医疗事业的发展具均具有重要作用。但很多人对档案管理工作的认识还不够明确，对档案进行利用的意识还很淡薄，甚至认为档案工作可有可无，从而影响到医院文书档案的管理利用工作，导致医院文书档案管理工作的整体价值意义被降低。因此，在现代信息技术普及化的今天，运用信息技术进行医院文书档案管理工作，对医院整体工作将是一种创新，这对促进医疗事业的发展具有重要的作用。

1 现代信息技术在医院文书档案管理工作中的作用

将现代信息技术应用于医院文书档案管理工作，不仅能够为原有管理带来技术创新，还能对管理理念的转变、管理水平的提高以及人员素质的提升起到助推作用，体现出相当的科学技术优势。

（一）有利于提高医院文书档案管理的效率

医院文书档案管理工作内容琐屑、庞杂，工作环节多，工作过程长，操作规程细，要求程度高，稍有疏忽就会出现问题，甚至会造成更大的差错。传统的管理方式多采用人工操作，所面对的是大量不同的纸质文件，收集、分类及上架工作均需手工完成，这样的工作方式不但费力而且耗时，加之工作量大，管理效率自然不高[1]。而随着现代信息技术的引入，各种数据信息从输入到归类再到检索等等，各个环节均采用智能化操作，不仅节省了大量的人力与体力，也使同一工作量的完成时间大为缩短，管理效率也就大大提高。

（二）有利于提高医院文书档案管理的质量

管理质量是衡量管理水平的重要指标，管理质量整体的高低涉及到诸多相关因素，针对文书档案管理中的收集、整编、目录、归档、查寻、利用、统计、鉴定等环节，数据化与智能化的操作方式不仅使管理工作的效率大大提高，也减少了人工操作中很容易出现的一些偏差与错误，使整个档案管理工作水平有一个质的提升。

（三）有利于提高档案管理人员的业务素质能力

在文书档案管理的传统模式中，档案管理工作通常被认为是一份技术含量较低的工作，由此造成了专业人才数量的严重不足及其和专业化管理差距的进一步拉大，最终还是导致文书档案管理工作的落后，并制约了该项工作的重要价值发挥。以现代信息技术作为医院文书档案管理的技术支，势必需要一批专业的文书档案管理人才，势必要以先进的档案管理理念、专业化的档案管理意识以及高效的档案管理模式来实现高效率、高质量、高水平的文书档案目标，也势必有利于档案管理人员的业务素质能力的提高。

2 现代信息技术下医院文书档案管理工作的创新与发展

医院文书档案的管理工作必须适应现代化发展的要求，必须以现代化信息技术的运用为基础，大胆创新档案管理工作，使档案管理工作的管理理念、管理体系及管理模式都有新的发展与提升，以更好服务医疗、科研及教学工作。

（一）管理理念的创新

医院文书档案管理工作的创新首先需要管理理念的创新，而管理理念的创新又与社会的变化与发展密切相关。

首先，随着科技的进步，现代信息技术被运用到各种领域，促使各行各业的工作方式与工作效率发生较大改变，势必要转变理念、更新观念、增强现代化档案管理意识。

其次，医院文书档案作为医疗过程技术运用的记载，必将为医院的教学、科研工作带来帮助，医疗档案的信息化管理无疑能够提供全新的检索、对比、归纳与交流方式，档案管理人员必须将工作理念由“看守式管理”转变为“服务式管理”。

再次，随着我国改革的深入及经济的进一步发展，尤其是医疗保险制度的改革与实施，使广大民众对医疗系统寄予了更高的期望，提出了更高的要求，同时，他们的知情权及维权意识也在增强，医院文书档案的存留不仅要为患者提供必须的咨询服务，也为避免不必要的医疗纠纷预留底案。这就要求档案管理人员必须增强现代观念，以适应新形势下的档案管理工作。

（二）管理体系的创新

医院文书档案管理是一个系统性的工作，医院应在建立现代信息技术网络平台的基础上，加强管理人员的配备与培训工作，建立新的档案管理体制。

首先，应把医院文书档案管理建设成为服务型的现代信息技术平台，这是创新管理体系的第一要素。其中，“服务”是档案管理的宗旨，“服务型”是档案管理的模式，“平台”是档案管理的服务窗口，“现代信息技术”则是实现档案管理目标的技术支撑与操作方法。

其次，应提高管理人员的专业能力素质，这是创新管理体系的第三要素。现代信息技术下的医院文书管理需要具有良好职业道德、具有深厚的专业理论知识以及较强的信息技术应用能力的专门人才，要创新管理体系，就要使管理者在这几个方面都达到新型管理的要求。

最后，应建立适宜现代化档案管理工作的制度机制，这是创新管理体系的第三要素。没有相关制度机制的跟进，没有和现代化信息技术相匹配的管理制度与运行机制，就谈不上真正的管理创新。

（三）管理模式的创新

管理模式涉及具体的管理方法，创新管理模式应在原有方式的基础上加以创新并逐步完善。首先，应在医院档案室引入IS09000 质量管理体系，并结合档案管理的有关文件、制度，编写质量体系文件，融合标准，实现管理程序文件化。其次，应有效利用网络及现代信息技术进行档案的收集、整编、鉴定、存档和统计工作，构建互联网档案查阅服务平台，把已存档案数据化，以便为更多的用户提供服务；同时应设置管理权限，在保证信息安全的前提下，提高档案管理的现代化和资料利用的高效化。再次，要将档案管理由以管理为主转型为以服务为主，变被动接受为主动收集，积极为档案利用做足准备、创设条件，以最大化发挥医院文书档案管理工作的价值。

3 结语

现代信息技术在医院文书档案管理中的运用使档案管理工作不再局限于档案部门本身，医院应调动全员共同配合、齐心协力，才能使医院档案管理工作充满活力，并发挥出应有的作用。

参考文献

[1]胡桂琴.刍议医院档案管理的信息化[J].科技视界2013，14：127—128

[2]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案.2011，01：26—27

[3]黄恩梅.创新医院档案管理，提高档案工作水平[J].科技档案.2009，02：20—21

[4]孙希文.谈现代医院档案管理的三要素[J].江苏卫生事业管理.2013，06：173—174